Анализируй это: как меньше ошибаться в данных и не запутаться в выборе BI

Китайский банк перестал принимать платежи, ключевая ставка побила исторический максимум, пираты напали на судно, везущее контейнеры с вашими товарами. Как часто вы пытаетесь просчитать риски для бизнеса, увидев в ленте новостей подобного «черного лебедя»? Сколько времени у вас уходит на сбор данных и принятие решения? Если ваш ответ «менее получаса», то либо ваш главный помощник — интуиция, либо вы умеете работать с данными и извлекать из них максимум пользы.

Сегодня руководители российских компаний ежедневно сталкиваются с проблемами выживания, учатся быстро оценивать ситуацию, строить прогнозы и действовать взвешенно. Поэтому особенно важны скорость анализа, качество данных, доступность и наглядность отчетности, влияющей на принятие решений. С этими и другими задачами справляются BI-системы (Business Intelligence, бизнес-аналитика). Дмитрий Сысоев, директор департамента управленческого консалтинга НОРБИТ, расскажет об их возможностях и преимуществах и разберется — стоит ли бизнесу вкладываться во внедрение и развитие BI-систем в 2025 году.

Что такое BI и как она работает

BI предназначены для обработки, анализа и наглядного представления данных. Бизнес-аналитика позволяет компаниям находить неочевидные закономерности в накопленной информации и цифрах, выявлять тенденции и строить прогнозы. Системы работают таким образом, чтобы отчеты формировались быстро, показатели рассчитывались на лету в зависимости от выбранных критериев. Все это обеспечивается за счет следующих функций.

• Сбор данных из различных источников: ERP-, CRM-системы, базы данных, файлы Excel и др.
• Организация хранилища данных, из которого можно быстро извлекать необходимые сведения.
• Очистка и стандартизация разрозненной информации, ее подготовка к дальнейшему анализу с помощью ETL-процессов (Extract, Transform, Load — извлечение, преобразование, загрузка).
• Визуальное отображение информации в виде интерактивных панелей (дашбордов), содержащих диаграммы, графики, таблицы.

Все цифровизовано, точно

За последние пять лет тренды цифровизации менялись с гиперзвуковой скоростью: бигдата, предиктивная аналитика, машинное обучение, нейросети для прогнозов и решений. Если ваша компания не из ИТ-индустрии, то подобные новшества вызывают немало вопросов и беспокойства. Только начинаете выяснять, что это за технология и как ее применить с пользой, а у продвинутых компаний уже совсем другая повестка, и кажется, что весь мир уже оцифрован. В реальности, по данным исследований международного маркетингового агентства Straits Research, доля компаний, внедривших и использующих бизнес-аналитику, составляет лишь 26%. Выходит, в наш цифровой век 74% по-прежнему собирают данные для принятия решений долго и сложно, а главным инструментом аналитики все еще остается всемогущий Excel.

BI только для крупного бизнеса

Однако, если углубиться в материалы, открывается важный нюанс. В организациях с численностью сотрудников свыше 5000 человек уровень внедрения BI составляет более 80%. Крупный бизнес давно работает с инструментом, иначе сложно оставаться конкурентоспособными и продолжать масштабироваться.

Поэтому потребность внедрения BI острее стоит перед растущими предприятиями среднего и небольшого размера. А особенно актуальна для тех, кто значительно укрупнился и конкурировать с компаниями меньше становится уже бессмысленно, а чтобы оставаться на плаву среди остальных, надо быть быстрее и дальновиднее.

Бизнес без BI пропадет

По прогнозам Straits Research, охват бизнеса BI-решениями к 2030 году увеличится почти вдвое. Речь идет о глобальном тренде, характерном для всех стран и отраслей, а не только для обитателей Кремниевой долины. Если сейчас скорость принятия решений на основе данных дает конкурентное преимущество одной из четырех компаний, то через пять лет оно будет доступно уже каждой второй. Пора решить, в числе каких 50% окажется ваша.

Условия для ведения бизнеса в России имеют свою специфику, многим сегодня приходится фокусироваться на насущных операционных вопросах и откладывать цифровизацию на второй план. Однако давайте представим, что будет, если отложить внедрение BI еще на 2-3 года.

• Цифровизация на паузе. В это время конкуренты используют новые управленческие инструменты, снижают трудоемкость за счет технологий, опираются на стратегии на основе данных и своевременно реагируют на рыночную ситуацию.
• Оперативность и качество информации для принятия решений на минимальном уровне. Надежды на интуицию и опыт не всегда применимы в условиях нестабильности и неопределенности.
• HR-бренд компании воспринимается как «те, кто работает по старинке». Сотрудников с высокими компетенциями набирать все труднее: нечем заинтересовать тех, кому важно развиваться, работать с современными технологиями, и кто мог бы двигать все вперед.

Таким образом, бизнес попадает в «ловушку бедности»: не самые квалифицированные кадры занимаются трудоемкими задачами и не имеют ни стимулов, ни возможностей для развития. Конкуренты уходят далеко вперед. Попытки руководителей вытянуть компанию из порочного круга на новый виток требуют сверхусилий, при этом нет надежных инструментов для анализа результатов и рисков.

Какие у BI суперсилы

Проанализируем самые популярные трудности и риски, которые легко минимизирует BI.

• Исключение ошибок в данных, ведущих к неверным решениям.

  В каждой компании есть свои легенды о том, как неверная формула в Excel привела к платежам с миллионными просчетами. Недоверие к отчетам «ручной сборки» — проблема, с которой сталкиваются многие руководители.

  На базе BI создаются дашборды для самых популярных в компании форм и аналитики. В процессе разработки и внедрения все расчеты проходят необходимые проверки, исключается возможность ошибок. Далее руководители могут получать все документы без привлечения профильных специалистов. Если нужно сделать другие выборки по срокам, контрагентам, товарам и другим разрезам, результаты мгновенно пересчитываются.

• Объединение разрозненных данных.

  Как правило, разные бизнес-функции используют отдельные учетные системы: для операционной деятельности, финансов, кадров и т.д. Для понимания целостной картины требуется объединять информацию из них. Выгрузка отчетов занимает время, сопоставление данных трудоемко и не всегда реализуемо. На это уходят драгоценные часы и дни, а тем временем ситуация меняется и требуются уже новые цифры.

  В ходе внедрения BI эта проблема решается за счет создания хранилища, настраиваются интеграции с другими системами, проводится выверка и унификация справочной информации, разрабатываются процедуры трансформации. В результате данные из разных источников автоматически, с необходимой частотой поступают и обрабатываются в BI. Анализ многочисленных функций возможен оперативно на одном экране.

• Распространение аналитики на «серые» зоны в бизнесе. 

  Исторически сложилось, что одни процессы автоматизированы давно, там есть прозрачность и возможность все подробно анализировать. Например, финансы, склад, кадровый учет. И есть области, до которых цифровизация доходит постепенно, нет стандартизации и информация доступна ограниченно. Например, маркетинг, развитие персонала, правовой блок. Это создает риски утраты контроля, избыточных расходов, нереалистичности планов и прогнозов.

  Появление в компании BI-решений формирует определенную культуру работы с данными. Появляется опыт и ресурсы, чтобы подойти системно к тем сферам, куда прежде не доходили руки. Постепенно все функции бизнеса, которые существовали без цифровизации и учета, вливаются в общую аналитику, исключаются «серые» зоны и связанные с ними экономические потери.

В результате в целом возрастает скорость и обоснованность принятия решений. Анализ глобального рынка BI, проведенный в 2024 году DataProt, показал, что компании, использующие бизнес-аналитику, оказываются в пять раз быстрее, чем те, кто еще не воспользовался этим преимуществом.

Исследование российской практики позволяет дополнить эти выводы: BI помогает ускорить не только принятие управленческих решений, но и все процессы компании, включенные в контур бизнес-аналитики. Так, по данным анализа рынка BI, проведенного в 2024 году с участием НОРБИТ, 64% компаний предоставляют доступ к операционной аналитике всем сотрудникам, благодаря которому получается отслеживать показатели и улучшать текущие процессы.

BI только при неограниченных ресурсах

Есть мнение, что BI — это долго и дорого. Давайте разберемся. Разработка и внедрение подобных систем обычно занимает от нескольких месяцев до года. Продолжительность проектов обусловлена количеством анализируемых показателей, сложностью ИТ-инфраструктуры, множеством источников данных и корпоративными требованиями к безопасности.

Однако процесс внедрения можно ускорить: для этого достаточно выбрать приоритетные подразделения или бизнес-функции, где уже есть выверенные данные, и сделать для них пилотный проект. На следующих этапах уже можно подключать другие источники, создавать новые дашборды, делать более сложные интерфейсы и функции. Таким образом, работать с пилотными дашбордами возможно уже через полтора-два месяца, и далее последовательно развивать систему. 

Стоимость внедрения BI может существенно различаться в зависимости от выбранного решения: у вендоров есть разные варианты лицензионной политики, можно подобрать продукт практически под любой бюджет. Кроме того, есть открытое ПО, которое будет для компании бесплатным, необходимо будет заложить только оплату услуг по разработке.

Отечественное лучше

К сожалению, не все глобальные вендоры сейчас доступны российским компаниям. Однако локальный рынок развивается уверенно, прирастая ежегодно двузначными темпами и предлагая новое ПО. Может ли оно полноценно заместить ушедшие с рынка? Стоит ли пробовать российское ПО или лучше остановиться на доступных зарубежных продуктах вроде китайского Fine BI? Как в 2025 году выбрать BI и не ошибиться?

На эти вопросы хотелось бы иметь четкие ответы, но их нет, и я с осторожностью отношусь к тем, кто заявляет, что знает, как правильно. Команда НОРБИТ занимается внедрением BI уже более 15 лет, мы работаем как с зарубежными вендорами, так и с российскими: Norbit BI, Luxms BI, Goodt Insight, Pix BI, Visiology, Polymatica, Форсайт. Все они проверены на практике. Однако, чтобы рекомендовать то или иное решение, важно подробно изучить ситуацию и потребности конкретной компании. Оптимально — проконсультироваться с системными интеграторами, которые накопили мультивендорный опыт и в курсе всех возможностей и ограничений. Упростить выбор и сделать его более осознанным, определить функциональные и технические требования поможет анкета самообследования для внедрения BI, созданная экспертами НОРБИТ.