Как избавиться от дефицита и излишков на складе

Почему на складах возникают проблемы с ассортиментом

С дефицитом и профицитом рано или поздно сталкиваются компании различных отраслей в складской логистике, недостаток или излишки товаров могут привести к задержкам в поставках, недовольству клиентов и высоким финансовым потерям. Понимание причин возникновения неэффективного товарооборота является ключевым шагом для минимизации негативных последствий. Например, в случае дефицита, к ключевым причинам можно отнести:

1. Неточность прогнозирования спроса, если компания не проводит анализ на основе данных продаж и трендов, то может заказать неоптимальное количество единиц SKU, что приведет к дефициту при резком росте покупательской активности. Внезапный рост спроса может быть вызван сезонными факторами, рекламными кампаниями или появлением новых трендов, это важно учитывать;

2. Проблемы с поставками, задержки поставок от поставщиков, сбои в логистике или нехватка сырья также приводят к дефициту на складе, компании оказываются неспособными восполнить запасы своевременно, еще одна из причин — выбор ненадежных поставщиков;

3. Неэффективное управление запасами, отсутствие стандартизированной системы учета, контроля и оптимизации фактически всегда приводит к недостатку товарных позиций;

4. Низкая пропускная способность склада, если внутренняя инфраструктура не соответствует объему ожидаемых отгрузок, это вполне может стать причиной дефицита. Недостаточно места для хранения, устаревшее оборудование или неэффективная планировка склада могут ограничить возможности выполнения плана по заказам;

5. Неправильное хранение, повреждения товаров во время транспортировки и перемещений, истечение сроков годности в виду несоблюдения условий могут привести к потере и как следствие, к дефициту;

6. Влияние человеческого фактора, ошибки сотрудников при оформлении заказов, отгрузке товара или во время проведения инвентаризации еще одна существенная причина, большая часть потерь приходится именно на эту причину, поэтому так важно автоматизировать основные операции и максимально снижать количество бумажных документов.

Что касается профицита, то по сути причины те же: неточные прогнозы спроса, длинные сроки поставки, низкая оборачиваемость запасов, изменения в ассортименте, неверное планирование коммерческой деятельности, отсутствие эффективной системы обмена информацией внутри склада.

Последствия как недостатков, так и излишков товаров на складе могут быть очень серьезными:

• упущенная выгода или продажа, когда в наличии нет нужного товара, клиент не может его купить. Это приводит к потере выручки, прибыли, а также негативно влияет на лояльность потребителей;
• задержки производства, если склад обеспечивает производство, нехватка материалов или компонентов приведет к простою оборудования и рабочих, срыву сроков заказов и дополнительным затратам;
• потери репутации и доли рынка, неспособность удовлетворить спрос может негативно повлиять на имидж компании, ухудшить отношения с партнерами, если конкуренты могут предложить товар, которого систематически нет в наличии, компания потеряет часть рынка;
• снижение эффективности работы, непредвиденная нехватка товара может привести к хаосу в работе, перегрузке персонала, проблемам с планированием;
• штрафы и неустойки, например если склад не выполняет обязательства по контрактам в срок;
• замораживание капитала, закупка и хранение излишних запасов означает, что деньги компании «заморожены» в товаре, который может долго лежать на складе, вместо того, чтобы приносить прибыль;
• расходы на хранение, избыточные запасы занимают место, требуя больших площадей, что увеличивает расходы на аренду, коммунальные услуги, зарплату складскому персоналу, амортизацию оборудования, дополнительные затраты на поддержание условий (температура, влажность, освещение);
• риски порчи, устаревания и утраты, просроченная продукция, товары, вышедшие из моды, или поврежденные товары — все это приводит к прямым убыткам, длительное хранение может негативно сказаться на качестве некоторых товаров (например, продуктов питания, медикаментов и ветеринарных препаратов);
• снижение оборачиваемости запасов, медленное движение товаров приводит к снижению эффективности использования ресурсов, чтобы избавиться от излишков, компания будет вынуждена продавать товары со скидками, что снова отразится на прибыли в негативном аспекте.

Какие технологии используются для предотвращения потерь

В современных реалиях используются разнообразные технологии для минимизации рисков возникновения дефицита и профицита, их ключевая цель оптимизировать управление запасами, прогнозировать спрос и непрерывно повышать эффективность операционной деятельности склада.

1. Системы управления запасами WMS

Программное обеспечение, предназначенное для автоматизации всех этапов, от приемки и хранения товаров до отгрузки, позволяет:

• вести точный учет, регистрировать поступления и отгрузки, контролировать остатки запасов в режиме реального времени;
• оптимизировать размещение товаров, автоматически рассчитывать оптимальные места хранения для каждого товара, учитывая размер, вес, частоту продаж и другие факторы;
• управлять процессами комплектации заказов, автоматизировать формирование заказов, генерировать маршруты сборщиков, сокращать время выполнения задач.

Интеграция WMS с ERP позволяет получать единую картину состояния склада и оперативно отслеживать остатки товаров, формировать заявки на закупку ассортимента на основе прогноза спроса и данных о текущих запасах.

2. Прогнозирование спроса

Точное прогнозирование спроса это ключевой элемент предотвращения дефицита и излишков, для этой цели используются:

• статистические методы, такие как анализ исторических данных продаж, выявление сезонных тенденций, прогнозирование будущих объемов продаж на основе моделей;
• алгоритмы машинного обучения и нейронных сетей для анализа больших объемов данных и выявления скрытых закономерностей спроса.

3. Автоматизация процессов

Автоматизация складских операций с помощью роботов, AGV (автономные транспортные средства) и RFID-технологий позволяет сократить время обработки заказов, минимизирует влияние человеческого фактора, что приводит к высокой точности выполнения операций.

4. Анализ данных

Использование инструментов анализа данных позволяет:

• выявлять тенденции и закономерности в продажах, определять товары с высоким спросом, сезонные колебания, факторы, влияющие на продажи;
• оптимизировать стратегию коммерческой деятельности, планировать закупки товаров исходя из прогноза спроса, минимизировать риски возникновения дефицита и профицита;
• оценивать надежность поставщиков по критериям;
• внедрять эффективную систему управления для автоматизации учета;
• проводить регулярный мониторинг уровня запасов для корректировки заказов;
• модернизировать складскую инфраструктуру, зонировать площади склада;
• обучить и контролировать персонал, проводить систематические тренинги по эффективному управлению запасами, контролю качества и соблюдению правил безопасности на складе.

Компании, которые используют WMS, получают конкурентное преимущество, потому что повышается эффективность работы склада, растет лояльность потребителей в виду качественного сервиса, высокая скорость и точность доставки положительно сказываются на репутации.

Как WMS помогает избегать дефицита и профицита

Warehouse Management System обладает широкой функциональностью, например:

1. Улучшение планирования

Система собирает исторические данные продаж, аналитику по текущим заказам, включая сезонные пики. Это позволяет более точно прогнозировать будущие потребности в товарах. На основе аналитических данных определяются оптимальные объемы закупаемых товаров, что снижает риск списания просроченной продукции еще до отправки конечному потребителю. Система автоматически рассчитывает и контролирует минимальный уровень запасов для каждого товара, когда уровень опускается ниже заданного порога, генерирует предупреждения. WMS может использовать результаты ABC-анализа для оптимизации размещения товаров. К примеру, товары категории «A» будут храниться на наиболее доступных местах, а категории «C» — на отдаленных зонах. Товары категории «A» из заказов будут планироваться к комплектации в первую очередь. Будут учитываться не только стоимость грузов и коэффициенты оборачиваемости, но и другие параметры, например, «сроки хранения», «габариты», «номенклатуры» и т.д.

2. Повышение эффективности складских операций

WMS автоматизирует процесс приемки товаров, сокращая время обработки, фиксирует количество и качество принятых товаров, что обеспечивает точный учет. Благодаря адресному хранению для каждого поступающего на склад груза определяется оптимальное место, учитывая его характеристики и частоту запросов со стороны клиентов, это значительно упрощает отбор для комплектации. WMS интегрируется с системами учета и автоматически генерирует штрихкоды, этикетки и документы, создает оптимальные маршруты для персонала и погрузочно-разгрузочной техники. Отдельного внимания заслуживают инвентаризации, автоматизированная система управления складом гарантирует точный учет запасов в режиме реального времени, умеет выявлять расхождения и блокировать дальнейшие операции. Например, благодаря модулю AS WMS точность инвентаризации возрастает до 100%. Если склад работает с большим количеством номенклатур (например, когда у товара несколько комплектующих или запчастей), системой это будет учтено.

3. Быстрое реагирование на изменения

Программное обеспечение реагирует на изменения спроса и помогает определять приоритеты заказов. Например:

• розничная компания одежды, WMS позволяет компании отслеживать уровни запасов каждой модели на всех складах, прогнозировать спрос перед сезоном распродаж и оптимизировать нагрузку доставок от поставщиков. Ритейлер одежды может использовать прогнозирование спроса для определения объемов поставки зимних пальто или купальников, учитывая сезонность и рекламные акции, система будет инициировать заказы поставщикам на основании прогноза текущих запасов, помогать повышать показатели производительности. Например, после внедрения AS WMS количество обработанных строк (артикулов) в смену может увеличиваться в несколько раз;
• склад по хранению электроники производственной компании, WMS бесшовно интегрируется с системой планирования производства и автоматически генерирует заказы на комплектующие в соответствии с поставленными производственными планами. Благодаря программному обеспечению становится возможным отслеживание таких показателей, как «оборачиваемость запасов», «количество отсутствующих товаров», «стоимость хранения (в случае возникновения профицита)», «точность и скорость приемки/отгрузки», и их улучшение. Например, после внедрения AS WMS скорость приемки возрастает до 40%, пропускная способность склада может увеличиваться на 10 и более %, а автоматизации документооборота (снижается количество документов на бумажных носителях более чем в 2 раза) сводит риски появления пересортов и некомплектов к «0».
• логистическая компания, WMS позволяет отслеживать местоположение грузов в режиме реального времени благодаря адресному хранению, оптимизировать маршруты доставки и контролировать сроки выполнения заказов, эффективно управлять возвратами;
• дистрибьютор продуктов питания, система используется для автоматического размещения и контроля за скоропортящимися товарами в холодильниках, осуществляет мониторинг сроков годности, обеспечивает правильную ротацию. WMS помогает поддерживать систему прослеживаемости (идентификация партий, расчет времени выполнения операций и доставки, фиксирование точного объема отгруженных товаров).

В заключении отмечу, что внедрение обозначенных технологий для минимизации рисков возникновения дефицита и излишков на складе требует комплексной работы. Это позволит значительно улучшить управление ассортиментом, повысить эффективность складских операций и рентабельность бизнеса. Важно помнить, что каждый склад имеет свои особенности, и при выборе подходящей WMS необходимо исходить из реальных потребностей.