РБК Компании

Как крупная аптечная сеть сократила трудозатраты на HR в два раза

Благодаря переводу обходных листов и кадровых перестановок в цифру трудозатраты сократились вдвое, а у компании появился удобный инструмент для аналитики
Как крупная аптечная сеть сократила трудозатраты на HR в два раза
Задача и причина

Задача:

Автоматизировать процесс увольнения и кадровых перемещений сотрудников, а именно: — Перевести заполнение обходного листа из офлайна в онлайн-систему 1С:Документооборот. — Перевести в электронный документооборот процесс согласования кадровых перемещений. — Настроить систему аналитики по увольнениям.

Причина:

К нам обратилась одна из топ-10 аптечных сетей в стране с более 1000 точек, где работает почти 6 тысяч сотрудников. При таком масштабе процессы увольнения и кадровые перемещения занимали очень много времени, обходные листы заполнялись вручную, и для этого сотрудникам приходилось ехать в центральный офис. Аналитику по увольнениям собрать было сложно.

В сети уже были установлены системы 1С: Документооборот и 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП), поэтому мы автоматизировали процессы на их основе.

Ход проекта:

Обходные листы в компании в силу ее специфики очень объемны: они включают в себя около 15 задач в зависимости от должности сотрудника. Это значит, что для увольнения человеку нужно было обойти 15 ответственных, у каждого из которых была своя задача: например, HR-менеджеры должны провести беседу и узнать причину увольнения, ИТ-специалисты — отключить учетные записи, АХО — сделать ревизию рабочего места и так далее. Заполнить лист надо было вручную: то есть приехать в центральный офис, пройти по всем отделам с документом и собрать подписи.

Поскольку ежедневно в компании выходило 15-20 приказов на увольнение, у всех ответственных эти процессы отнимали много времени, не говоря уже о неудобстве для самих увольняющихся. Кроме того, бумажное согласование часто приводило к путанице. 

Процесс перевода сотрудника между подразделениями тоже был очень трудозатратен, так как требовал согласования нескольких руководителей, которые подписывали документы и отправляли их по электронной почте.

Что мы сделали:

Во-первых, доработали интеграцию 1С: Документооборот с базой 1С: ЗУП в части создания и обработки обходных листов. Разработали и настроили маршрутизацию задач.

Теперь, когда HR-менеджер формирует в базе ЗУП приказ на увольнение, он через интеграцию автоматически отправляется в 1С: Документооборот. Уже в этой системе так же автоматически создается обходной лист, и на его основе формируется перечень задач. Их число и ответственные: служба безопасности, руководитель ИТ-отдела и так далее — назначаются исходя из должности увольняющегося.

Каждый специалист, указанный в обходном листе, получает в системе задачу в разрезе его зоны ответственности. Выполнив ее, он отмечает это в системе — и это становится видно всем участникам процесса. Иначе говоря, эйчары в любой момент могут посмотреть, сколько пунктов согласования уже пройдено.

Во-вторых, по аналогии мы настроили процесс перемещения сотрудников. То есть в ЗУП точно так же выходит приказ о кадровом переводе, который отправляется в Документооборот. Там формируется соответствующая карточка и документы по переводу, и тоже стартует процесс согласования.

В-третьих, мы настроили аналитические отчеты для сотрудников отдела кадрового администрирования. Поскольку благодаря интеграции между ЗУП и Документооборотом все процессы увольнения теперь проводятся в одной системе, компания получила возможность собирать аналитику по увольнениям. Во время выходного интервью HR-менеджер заполняет все нужные данные, и они сохраняются в системе. Так что в любой момент можно посмотреть статистику по увольнениям, отфильтровав по регионам, месяцам, должностям, причинам увольнения и так далее. И уже на основе этой информации эффективно работать с текучкой кадров. 

Результат

Автоматизация позволила сократить трудозатраты HR-специалистов, сотрудников КРУ (контрольно-ревизионного управления), службы безопасности, бухгалтерии и руководителей подразделений в среднем в два раза. Процесс заполнения обходных листов и согласования перемещений стал намного удобнее, а время на него сократилось на 75%. На столько же, 75%, улучшился контроль исполнительской дисциплины. Компания получила удобный инструмент для анализа статистики по увольнениям.

Интересное:

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации26.11.2007
Уставной капитал10 000,00 ₽
Юридический адрес г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный округ Зюзино, ул. Одесская, д. 2
ОГРН 1077762932400
ИНН / КПП 7709767240 772701001
Среднесписочная численность19 сотрудников

Контакты

Адрес Россия, г. Москва, ул. Одесская, д. 2, БЦ «Лотос», Башня В
Телефон +74951347222

Социальные сети

ГлавноеЭкспертыДобавить
новость
КейсыМероприятия