Почему закупочная цена не бьется с расходами в отчете

Почему купили по одной цене, а в расходах видим совсем другую

 На самом деле, купленные запасы — это не расход, а актив, который попадает в баланс и станет расходом в отчете о прибылях и убытках только в той части, которая была использована при производстве или продаже.​

Чтобы этот актив появился на складе и был готов к использованию, компания несет дополнительные затраты: доставка, разгрузка, хранение, посредники, заготовка, потери в пути и т.д.

Эти транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) могут быть как услугами подрядчиков, так и затратами собственного транспорта и склада. После всех этих операций фактическая стоимость единицы запаса увеличивается, и от того, насколько корректно вы включили ТЗР в цену запаса, зависит честность себестоимости готовой продукции и товаров — а значит, и все управленческие решения по ценам, скидкам и ассортименту.

В состав ТЗР, как правило, попадают:

• расходы по погрузке и транспортировке;
• содержание заготовительно‑складского аппарата и специальных заготовительных пунктов;
• вознаграждения посредникам и плата за хранение в местах приобретения;
• командировки по заготовке материалов;
• потери (недостача, порча) в пределах норм естественной убыли;
• другие расходы, непосредственно связанные с заготовкой и доставкой.

Если ТЗР можно прямо отнести к конкретной партии (например, отдельная машина под один вид сырья), их логично сразу капитализировать в стоимость этой партии. Если же ТЗР косвенные (общие складские расходы, часть автопарка, обслуживающая несколько номенклатур), нужна база распределения: доля по стоимости, количеству, весу, объему, рейсам и т. п. От выбранной базы будет зависеть, сколько ТЗР «сядет» на тонну каждого вида сырья, а значит, насколько корректно вы потом сравниваете маржу продуктов.

ФСБУ 5/2019 дает организациям право самостоятельно выбрать способ учета и распределения ТЗР и закрепить его в учетной политике. Для микропредприятий, которые вправе вести упрощенный бухгалтерский учет, есть возможность вообще не включать ТЗР в себестоимость запасов и списывать их прямо в расходы периода (доставка, упаковка, сортировка и т. д.). Это удобно бухгалтерски, но для управленческого учета часто означает потерю точности себестоимости и невозможность честно оценивать эффективность логистики.

Кейс про кормовые смеси: как логистика «съедает» маржу

Компания производит кормовые смеси. Закупает несколько видов сельхозсырья у разных поставщиков.

На бумаге все красиво:

• Поставщик 1 — зерно А, 15 000 ₽ за тонну.
• Поставщик 2 — зерно Б, 14 000 ₽ за тонну.
• Поставщик 3 — зерно В, 16 000 ₽ за тонну.

Если смотреть только на прайс, кажется, что Поставщик 2 — выгоднее всех.

Теперь добавим реальную жизнь:

• Поставщик 1 ближе всех, машины ходят полные, потерь почти нет.
• Поставщик 2 далеко, дорога плохая, машины часто идут недогруженными, рейсов больше, потери в пути выше.
• Поставщик 3 в среднем по расстоянию, но рядом с трассой, логистика относительно стабильная.

За месяц вы потратили на доставку, разгрузку, хранение и потери 1,5 млн ₽ ТЗР. Если их просто списать в «прочие расходы», картина такая:

• все три поставщика выглядят нормальными,
• себестоимость тонны по видам сырья мало отличается,
• маржа по видам кормов примерно одинаковая.

Если же вы правильно собираете и распределяете ТЗР, выясняется, что:

• зерно Б с учетом логистики стоит вам не 14 000 ₽, а условные 17 000 ₽ за тонну;
• зерно А — 15 500 ₽ с учетом логистики;
• зерно В — 16 200 ₽.

В результате:

• корма, где доля зерна Б высокая, фактически малорентабельны или убыточны;
• «дальний» поставщик, который казался дешевым, на самом деле съедает маржу;
• оптимизация маршрутов и загрузки машин дает вам не «копейки», а ощутимый рост прибыли.

Вот чем должен заниматься управленческий учет: сделать так, чтобы эти вещи были видны вам в отчете, а не прятались за «средней температурой».

Как к этому подойти без «боли» и споров с бухгалтерией

Закон действительно дает варианты:

• Малый бизнес и микропредприятия могут воспользоваться упрощениями и вообще не заморачиваться с подробным учетом ТЗР — списывать их сразу в расходы периода.
• Можно пойти «по‑умному для управления» и включать существенные ТЗР в себестоимость запасов, выбрав удобный и понятный способ распределения и закрепив его в учетной политике.

Ключевой момент:

• Бухгалтер по умолчанию выберет путь, где меньше ручной работы и проще закрывать период.
• Вам, как собственнику, важно, чтобы учет помогал управлять: видно «дорогих» поставщиков, убыточные маршруты, реальную маржу по продуктам, можно ставить KPI логистам.

Поэтому решение «как учитываем ТЗР» нужно принимать совместно:

• вы как собственник;
• финансист/финдиректор;
• главный бухгалтер;
• логисты и руководитель склада.

На выходе — понятные для всех правила: какие ТЗР собираем, как делим между видами сырья/товаров, какие отчеты вы получаете и какие показатели по логистике смотрите каждый месяц.

 Если вы понимаете, что логистика «что‑то съедает», но по отчетам это не видно — как раз здесь нужно:

• разобрать текущую схему закупок и логистики: где теряются деньги, какие данные уже есть в учете, а каких не хватает;
• использовать понятный для собственника способ учета ТЗР: без лишней «бухгалтерской магии», с простой логикой и связкой с вашими управленческими отчетами;
• прописать изменения в учетной политике и регламентах, чтобы бухгалтерии было реально возможно это вести, а логисты понимали, какие данные от них нужны;
• настроить управленческую отчетность: себестоимость с учетом ТЗР по видам сырья и продуктам, «дорогие» маршруты и поставщики, KPI по логистике.