Что происходит, если ИТ-специалист внезапно увольняется

Сегодня темп бизнеса требует постоянного доступа к данным и бесперебойной работы ключевых систем. CRM, 1С, корпоративный портал, телефония — без них невозможно поддерживать работу отделов и выполнять ежедневные задачи. Однако во многих компаниях управление всей инфраструктурой сосредоточено в руках одного человека — системного администратора.

Мы обсудили с экспертом группы компаний ITENTIS, лидера в области IT-аутсорсинга и облачных решений, что происходит, если этот человек внезапно уходит.

Давайте начнем с очевидного. Что обычно происходит в первые дни после увольнения администратора?

В большинстве случаев начинается паника. Коллеги не знают паролей, не имеют доступа к серверам и резервным копиям, не понимают, как восстановить работу системы или где находятся критически важные данные.

Иногда не удается даже определить, на чье имя зарегистрированы домены и оплачены ли облачные сервисы. Компания внезапно осознает, что ее ИТ-инфраструктура зависела от одного человека, и этот человек больше не выходит на связь.

Как можно избежать такой ситуации?

Ключ к устойчивости — документация и регламенты. Все доступы, пароли, схемы сетевых подключений и инструкции по восстановлению должны быть задокументированы и храниться централизованно.

Перед увольнением администратора необходимо проводить формальную передачу дел с проверкой учетных записей, актуальности резервных копий и исправности систем. Это не формальность, а обязательная мера защиты бизнеса, позволяющая исключить зависимость от человеческого фактора.

А если сотрудник ушел «некрасиво»?

В такой ситуации нужно действовать максимально оперативно. Первым шагом является смена всех паролей и пересоздание ключей доступа. Затем закрываются VPN-подключения и отключаются учетные записи в облачных сервисах.

Если компания использует централизованную систему управления доступом, например Active Directory или IAM, эти действия можно выполнить быстро и без сбоев. В противном случае, при хранении паролей в личных чатах или таблицах Excel, процесс усложняется, а риски утечки данных многократно возрастают.

Какие последствия встречаются чаще всего?

Основные проблемы связаны с потерей данных и простоем работы. Иногда единственная копия базы 1С или CRM оказывается на личном ноутбуке бывшего администратора, и компания теряет несколько месяцев учета.

Нередко учетные записи остаются активными, и уволенный сотрудник сохраняет доступ к облачным хранилищам или внутренним системам. В других случаях бизнес сталкивается с техническими ошибками, устаревшими ключами и открытыми сетевыми портами, что повышает риск утечек и нарушений безопасности.

Как построить систему так, чтобы увольнение не превращалось в катастрофу?

Основу надежности составляют процессы, а не отдельные люди. Необходимо внедрить централизованное управление доступом, автоматическое резервное копирование и формализованные процедуры передачи дел.

Кроме того, важно вести реестр всех ИТ-систем и назначать ответственных за каждый ключевой элемент инфраструктуры. При такой организации работы даже внезапный уход специалиста не приведет к остановке бизнеса, поскольку управление не зависит от одного человека.

Можно ли подготовиться заранее?

Да, и это вполне реалистично. Достаточно системно подойти к вопросу: оформить регламент передачи дел, создать актуальный список сервисов и доступов, назначить ответственных за ключевые системы и регулярно проверять резервное копирование.

Такие меры занимают немного времени, но позволяют избежать длительных простоев и финансовых потерь в будущем.

Итог

Уход администратора не должен становиться кризисом. Если ИТ-процессы задокументированы, доступы централизованы, а резервные копии выполняются автоматически, компания сохраняет управляемость и безопасность вне зависимости от кадровых изменений.