Какую выбрать систему учета рабочего времени сотрудников: 13 вариантов

Сегодня предприятиям требуются более продвинутые электронные системы учета рабочего времени, которые помогают выявить уязвимые места в организации процессов и оптимизировать их. Это особенно важно в компаниях, где практикуется «удаленка» или предоставляется свободный график. В статье расскажу, какие решения помогают оценить эффективность сотрудников, и разберем их особенности.

Какие форматы учета рабочего времени используют в компаниях

Подход к фиксации занятости персонала зависит от специфики организации. Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников ведется с помощью различных типов ПО.

• Трекеры — инструменты для подсчета часов по задачам и проектам. Сотрудник запускает таймер или вносит данные вручную.
• Системы мониторинга автоматически собирают данные об активности: время за компьютером, используемые программы, периоды бездействия.
• CRM- и ERP-системы — инструменты контроля времени, встроенные в общую структуру управления. Помогают связать деятельность сотрудников с конкретными проектами, проанализировать результат, упрощают расчеты заработной платы.
• Системы контроля доступа (СКУД) фиксируют вход и выход на основе биометрии или карты-пропуска. Показывают присутствие на месте, но не дают детализации по задачам.

На практике компании редко ограничиваются одним инструментом. Например, данные из СКУД используют для контроля присутствия, а трекеры — для распределения задач и расчета себестоимости проектов. Также применяются комплексные решения, объединяющие тайминг, контроль выполнения задач и аналитические инструменты для оценки эффективности. 

Как выбрать софт для учета под задачи компании

На выбор системы учета рабочего времени сотрудников влияют несколько факторов.

• Специфика занятости. Для офиса и производства с фиксированным графиком требуются СКУД или тайм-трекеры. Для удаленщиков нужно ПО, фиксирующее выход в сеть и одновременно контролирующее активность. Выездным специалистам необходимо мобильное приложение с GPS-трекингом и фиксацией геометок.
• Масштаб организации. Малому бизнесу удобнее облачные решения (SaaS) с оплатой за пользователя — их можно внедрить без штатного ИТ-специалиста. Крупным компаниям важна интеграция с системами управления предприятием (1С, ERP) для автоматизации расчета зарплаты и построения сложных графиков (переработки, вахты).
• Юридическая чистота. ПО должно соответствовать закону о персональных данных (хранение на серверах внутри страны) и иметь гибкие настройки приватности.

Какие решения используют, и чем они отличаются

Для обзора выбрал наиболее популярные у компаний инструменты. Рассмотрим программы с разной функциональностью — от простых трекингов до комплексных систем контроля и учета рабочего времени сотрудников.

ОфисМЕТРИКА

Тип: система учета рабочего времени.

Способ развертывания: локальный ― основная программа на ПК руководителя и «модули слежения» на устройствах персонала.

Российская система контроля персонала фиксирует время работы на ПК и отслеживает посещенные сайты, запущенные программы. Для работников с почасовым графиком можно установить режим: начало и конец работы, время отдыха, число и длительность перерывов. ОфисМЕТРИКА автоматически заполняет табели и создает отчеты по выбранным периодам в виде линейных, столбчатых и круговых диаграмм.

Плюсы:

• гарантирует безопасность персональных сведений — данные сохраняются на ПК без передачи в облако;
• позволяет настраивать статус полезности веб-сайтов и программ;
• гибкая модель лицензирования: подписка на 3 месяца, 1 год и бессрочная лицензия, индивидуальные тарифы для крупных организаций.

Минусы:

• нет веб-версии и мобильных приложений;
• не поддерживает устройства на macOS и Linux.

Kickidler

Тип: система мониторинга рабочего времени.

Способ развертывания: локальный (сервер внутри сети) или облачный.

ПО автоматически фиксирует время с началом активности, разделяя работу и перерывы. Контроль реализован через онлайн-трансляцию экранов, видеозапись всех действий пользователей, нарушения фиксируются по «стоп-словам» в запросах или посещения запрещенных сайтов. Отчеты выдаются в виде линейных графиков и гистограмм. 

Плюсы:

• поддерживает ОС Linux, Windows и macOS;
• есть функция «Сетка» для наблюдения за всеми мониторами в реальном времени;
• предусмотрена рассылка автоматических уведомлений нарушителям регламента.

Минусы:

• хранение видеоархива требует больших объемов памяти на диске;
• для просмотра отчетов и наблюдения необходимо отдельное приложение (Viewer).

Time Doctor

Тип: тайм-трекер.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Программа для отслеживания времени работы за компьютером запускается при включении пользовательского ПК и контролирует посещение страницы и работу приложений, делает периодические скриншоты экрана. Руководителю представляются сводные отчеты по использованию времени и аналитика по проектам. 

Плюсы:

• интегрируется с 60+ сервисами для управления задачами;
• есть приложения для iOS и Android;
• работает в офлайн-режиме с последующей загрузкой данных на сервер.

Минусы:

• в мобильной версии нет контроля перемещений;
• нельзя учесть время на созвоны и встречи: фиксирует простой, если не использовать мышь и клавиатуру.

Hubstaff

Тип: тайм-трекер.

Способ развертывания: облачный (SaaS). 

Мониторинг рабочего времени строится на фиксации поведения в приложениях и браузере. В процессе создаются снимки экрана, а при отсутствии кликов мыши или работы на клавиатуре фиксируется простой. По этим данным создаются дорожные карты проектов, отчеты по бюджетным лимитам и количеству отработанных часов.

Плюсы:

• автоматический трекинг на внешних объектах по заранее отмеченной геолокации;
• можно устанавливать лимиты на количество часов и бюджет для каждого проекта и специалиста;
• создаются команды с разными уровнями доступа к отчетности.

Минусы:

• нет видеозаписи и сохранения снимков монитора;
• десктопный агент часто конфликтует с антивирусными программами.

Toggl Track

Тип: тайм-трекер.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Простая программа для контроля работы сотрудников ориентирована на добровольную фиксацию задач без отслеживания действий на экране. Руководитель получает отчеты в виде графиков и сводных таблиц.

Плюсы:

• сохраняет шаблоны настроек сайтов для новых задач;
• через расширение для браузера таймер встраивается в интерфейс 100+ сервисов (Google Документы, Календари, Notion и др.);
• отчеты экспортируются в PDF, CSV, Excel.

Минусы:

• точность данных зависит от дисциплины;
• не позволяет выявить источники утечки информации или использование стороннего ПО.

RescueTime

Тип: тайм-трекер. 

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Приложение для подсчета отработанных часов функционирует полностью в автоматическом режиме. Классифицирует активность сотрудников во вкладках браузера и программных окнах по категориям. По результатам формируются сводные индексы продуктивности команды и графики вовлеченности членов команды.

Плюсы:

• можно настроить блокировку развлекательных ресурсов в рабочие часы; 
• база данных содержит тысячи категорий софта и сайтов;
• позволяет рассылать уведомления о превышении лимитов на отдых.

Минусы:

• считает общее время, но не разделяет его между разными задачами;
• время, проведенное за бумажной работой или на звонках, требует сложных ручных корректировок.

DeskTime

Тип: тайм-трекер.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Программа фиксирует время с момента включения ПК, автоматически разделяя веб-страницы и приложения на три категории: продуктивные, непродуктивные и нейтральные. Руководитель видит наглядную карту рабочего дня с разбивкой по типам активности.

Плюсы:

• встроенный календарь позволяет составлять графики выходов и сравнивать их с фактически отработанным временем;
• при интеграции с календарем автоматически привязывает время к конкретному событию или встрече;
• можно внести данные о пропусках (отгулы, больничные) напрямую в систему.

Минусы:

• не анализирует фактическую активность — ориентируется только на открытые окна;
• нет автоматической блокировки непродуктивных ресурсов.

Insightful

Тип: система управления эффективностью персонала.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Сервис учета рабочего времени отслеживает действия сотрудников в десктопных программах и на веб-сайтах. Система делает скриншоты по расписанию или запросу. Руководитель может увидеть отчеты о вовлеченности, аналитику использования ресурсов и уведомления о риске выгорания.

Плюсы:

• позволяет настроить собственные категории для разных отделов (соцсети считаются продуктивными для маркетологов и непродуктивными для бухгалтерии);
• отслеживает подозрительную активность и фиксирует действия для аудита;
• совместим с 50+ внешними ресурсами, возможна пользовательская интеграция через API. 

Минусы:

• в режиме «живого» мониторинга замедляет работу слабых офисных ПК;
• мобильное приложение уступает десктопному по набору функций и глубине аналитики.

Face Timer

Тип: комплексное решение (СКУД + тайм-трекер).

Способ развертывания: облачный (SaaS).

ПО особенно подходит для использования в компаниях с дистанционным и гибридным форматом работы. В нем удобно осуществлять контроль удаленных сотрудников.  Приступая к работе или собираясь на перерыв, пользователь делает фото с помощью фронтальной камеры — это удостоверяет, что за ПК находится конкретный человек. Для руководства формируются автоматические табели, отчеты об опозданиях. 

Плюсы:

• можно тестировать программу учета рабочего времени бесплатно в течение 35 дней; 
• отслеживает геолокацию, чтобы подтвердить нахождение на объекте;
• можно создавать расписание и находить отклонения.

Минусы:

• фиксирует только факт присутствия, не отслеживает, чем именно занимается работник;
• сохраняет данные только за 3 месяца.

Bitcop

Тип: система мониторинга рабочего времени.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Программа ведет непрерывную фиксацию действий пользователей в браузере и на ПК, и осуществляет визуальный контроль через скриншоты рабочего стола. Представляет наглядные отчеты загруженности персонала с отражением отдельных задач и действий, включая созвоны, конференции.

Плюсы:

• интегрируется с внешними приложениями и системами (IP-телефония, 1С, САПР);
• позволяет в режиме реального времени блокировать нежелательные сайты;
• можно фиксировать время, затраченное на конкретные задачи.

Минусы:

• не всегда разделяет активные и фоновые приложения;
• нет функции контроля утечек данных и содержимого буфера обмена.

Crocotime

Тип: система автоматического учета рабочего времени.

Способ развертывания: локальный (свой сервер) или облачный.

Программа контролирует деятельность пользователей, разделяя ресурсы на полезные и непродуктивные. Формирует сводки по трудозатратам, составляет табели, анализирует загруженность различных структурных подразделений. 

Плюсы:

• подключается к платежным терминалам, системам телефонии и СКУД для создания единого отчета;
• автоматически фиксирует нарушения регламента;
• анализирует деятельность отдельных сотрудников и отделов.

Минусы: 

• ограничена настройка категорий (например, нельзя разделить контакты в мессенджере на рабочие и личные);
• фиксирует только открытые окна, не учитывая интенсивность (клики, нажатие клавиш).

Monitask

Тип: система мониторинга.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

Контроль осуществляется через связь облачного сервера с приложениями для подсчета рабочих часов на пользовательских ПК. Руководитель может наблюдать за действиями персонала на онлайн-панели, где сохраняются скриншоты и формируются подробные отчеты.

Плюсы:

• может использоваться как система управления проектами: позволяет создавать команды, назначать задачи;
• есть настройка  частоты снимков;
• позволяет переключаться между задачами.

Минусы:

• не интегрируется с российскими корпоративными платформами;
• слабая техподдержка — долго отвечают на вопросы.

TimeCamp

Тип: тайм-трекер.

Способ развертывания: облачный (SaaS).

ПО анализирует поведение сотрудников на основе заголовков открытых окон и сопоставления их с ключевыми словами в названиях проектов. Из полученных данных делается расчет эффективности, результат визуализируется в таблицах и на графике.

Плюсы:

• можно вручную включать задачу или настроить автоматическое распознавание по открытым файлам или адресам;
• можно устанавливать почасовые ставки и автоматически рассчитывать зарплату за период;
• для точного анализа используется ИИ.

Минусы:

• в авторежиме программа может путать задачи, если работа связана с одними и теми же приложениями или онлайн-сервисами;
• при нестабильном интернете пропадают данные из мобильных клиентов.

Подведем итоги 

Выбор софта зависит от сферы деятельности и масштаба компании. Для контроля офисных сотрудников, выполняющих стандартные задачи, полезны системы с автоматическим мониторингом активности. Однако творческие и проектные процессы требуют иного подхода: приоритетны инструменты добровольного трекинга, сохраняющие доверие в команде. В крупных компаниях рационально комбинировать разные типы ПО для отдельных подразделений.