Почему пример заполненного отчета по ГОЗ вам не поможет

Частая просьба в теме отчета об исполнении контракта по ГОЗ:

«Дайте, пожалуйста, заполненный пример. Мы по образцу сделаем».

И это логично. В нормальном мире пример — это экономия времени.
Но с отчетом о выполнении контракта ГОЗ пример работает ровно до первого поворота сюжета. А поворотов на извилистом пути исполнения ГОЗ много.

Пример — это фото. Сам отчет — это видео

Заполненный образец показывает картинку результата, но не показывает процесс, из которого эта картинка сложилась:

• какие документы привели в отчет эти цифры,
• как распределялись ОПР и ОХР,
• где проходила граница необходимого и не необходимого для исполнения конкретного контракта.

В отчете по ГОЗ проблема чаще не в том, куда вписать цифру. А в том, что цифре нечем доказать свое право стоять именно здесь.

«У нас все данные есть». Почему этого недостаточно

Цифры в любой компании действительно есть. Свои цифры и свою правду принесет вам и банк, и бухгалтерия, и производство, и снабжение, и плановый отдел. Вот только отчет не должен выглядеть как сборник рассказов. От вас ждут всего одну, но связную и логичную историю. 

Почему же иногда история не складывается, даже если цифры есть?

1) Цифры есть, но актуальные для разных участков
Одна и та же сумма может существовать в учете сразу в нескольких измерениях:

• по подразделению,
• по заказу/проекту в ERP,
• по бухгалтерским счетам,
• по договору (и еще по этапу внутри договора).

То есть, цифры сами по себе все правильные, но не сходятся в одном измерении, которое нужно для отчета.

2) У расходов нет однозначной привязки к контракту
Самая коварная зона — общие и косвенные расходы (накладные, общепроизводственные, часть зарплаты, аренды, транспорт и т.п.).

В обычной жизни можно сказать: «Да это все на производство, какая разница». Но в отчете по ГОЗ разница есть: вы должны показать, почему именно эта доля этих расходов относится к конкретному контракту.

Именно поэтому «заполненный пример отчета» бесполезен: в примере метод распределения уже действует. А у вас он может быть другим или вообще не оформленным.

3) Результат у всех в голове разный
В отчете важно еще и что получили: выполненный этап, поставка, изделие, часть работ.

Вот только:

• поставщики для разных отделов понимаются по-разному, 
• запасы — тоже, 
• заработная плата — для кого-то все, что выплачено, а для кого-то — только по рабочим,
• и т.д

И если вы заранее не договорились, что именно у вас считается «результатом по контракту», вам и данные дадут по тому результату, который кажется правильным конкретному человеку. 

Отчет собирается не из цифр, а из связей

Можно иметь идеальные выгрузки из 1С, реестр платежей и даже аккуратную калькуляцию, и все равно не собрать отчет, потому что не хватает связующих швов.

Если эти связи не настроены как процесс, то для отчета вы будете задним числом придумывать объяснения. Иногда честные, иногда — «чтобы сошлось». И это плохая игра.

Запрос «дайте пример» вполне понятен. Всем хочется простого решения.
Но реальная работа — в том, чтобы научиться собирать эти связи: какие данные откуда брать, какие места проверять в первую очередь и почему именно так, а не иначе. Для регулярного формирования отчета нужно уметь не поля заполнять, а выстроить сборку отчета из ваших реальных данных.

Настройте логику один раз, и дальше отчет будет собираться сам. Не это ли то волшебство, которое вы искали, прося пример отчета?