Как оборудовать переговорную, чтобы видеовстречи проходили без сбоев

Какой должна быть переговорная комната и техника в ней, чтобы удаленные совещания проходили с эффектом присутствия? В статье разберем, что действительно влияет на качество встреч, как выбрать камеру, микрофон и не переплатить за лишнее.

Сначала — сценарии, потом оборудование

Переговорные бывают разными: на 4 человека для ежедневных планерок или на 12–15 — для стратегических сессий с удаленными коллегами. От сценария зависит все: сколько микрофонов нужно, хватит ли одной камеры, нужен ли второй экран.

Ответьте на три вопроса:

1. Сколько человек обычно в комнате и сколько подключаются удаленно?
2. Используете ли вы демонстрацию презентаций, документов, видео?
3. Нужна ли запись встреч и интеграция с календарем?

Без этого легко купить «универсальный комплект», который не подходит ни под одну задачу.

Требования к помещению переговорной

Даже хорошая техника не спасет, если сама комната не подходит для встреч. Для малой переговорной на 4–6 человек обычно достаточно 8–12 м², для средней на 8–10 человек — от 15–25м². Важно, чтобы участники могли свободно разместиться на данной площади, чтобы эргономика мебели позволяла им комфортно работать.

Обратите внимание на акустику. Голые стены, стеклянные перегородки и кафель дают эхо — звуку не за что «зацепиться», он становится гулким. Ковролин, шторы, мягкая мебель, акустические панели помогают снизить отражения. Окна допустимы, но лучше, чтобы они были сбоку, а не за спиной спикеров: контровой свет ухудшает картинку. Если в переговорной много стекла, стоит предусмотреть плотные шторы или специальные акустические решения — это напрямую влияет на разборчивость речи во время видеоконференций.

В 2024 году в Максофт обратилась финансовая организация, которая оборудовала себе переговорную в одной из башен «Москва-Сити». В помещении одна стена была стеклянной, вторая — панорамным окном без штор, третья служила экраном для проектора, куда транслировалось изображение с веб-камеры под потолком. Единственно правильным было напольное покрытия — мягкий ковролин. В результате при дневном свете невозможно было достичь четкого изображения, голос любого спикера искажало эхо, всем говорящим приходилось поднимать голову вверх, чтобы смотреть на камеру. Такая переговорная требовала модернизации — не только оборудования, но и изменения дизайна самой комнаты — стекла закрыли шторами, камеру заменили, поставили профессиональную технику.

Выбираем оборудование для переговорной: звук важнее картинки

Если участники плохо слышат друг друга, встреча теряет смысл. Поэтому начинать стоит не с камеры, а с акустики.

В небольшой комнате достаточно микрофонного массива на 360. Для средней переговорной лучше использовать отдельные микрофоны и акустическую систему, которые будут работать в синергии, создавать эффект шумо- и эхоподавления, и будут препятствовать образованию обратной акустической связи. В помещениях с длинным столом и высоким потолком стоит предусмотреть потолочные или направленные микрофоны и базовую акустическую обработку: ковролин, панели, шторы снижают эхо.

Хороший звук сокращает время встречи — участникам встречи не приходится переспрашивать и повторять мысли.

Камера и экран: все должны быть в кадре

Камера должна охватывать всех участников, а не только тех, кто сидит по центру. Для маленьких переговорных подойдет широкоугольная модель. В средних и больших комнатах удобны камеры с автоприближением к говорящему или с интеллектуальным кадрированием. Профессионалы используют камеры с пресетами, которые выставляются в зависимости от конкретных задач переговорной. Пресетами управляет оператор ВКС, либо они прописываются и работают автоматически после включения режима Speak одного из микрофонов. Некоторые профессиональные ВКС-камеры имеют функции автонаведения, автофрейминг, и захват спикера — камера показывает того, кто в этот момент говорит, даже если он перемещается по аудитории.

Экран выбирают по размеру комнаты: чем больше стена, на которой должен висеть экран, тем больше диагональ . Важно, чтобы текст презентации читался с любого места. А если один из участников открывает презентацию и делится экраном, то окно, в котором будет файл, будет на 30% меньше за счет интерфейса приложения ВКС. Если переговорная используется для гибридных встреч, удобно иметь два экрана: на одном — материалы, на другом — участники из ВКС. Так внимание не «скачет» между окнами.

Освещение тоже влияет на качество видео. Лица должны быть освещены спереди, а не подсвечены из окна за спиной. Для этого обязательно нужно предусмотреть затемнение — шторы, жалюзи и т.п.

Почему одна камера стоит 10 000 рублей, а другая — 200 000 тысяч?

Отвлечемся немного от ВКС и представим, что нам нужно купить дрель. Вы приходите в магазин и видите, что лежит дрель за 1 000 рублей и за 10 000 рублей. И та, и другая выполняют свою функцию. Однако, есть нюансы. Если вы покупаете дрель, чтобы раз в год просверлить пару отверстий в деревянной стене и повесить полку, то инструмент за 1 000 прекрасно справится с задачей и будет самым выгодным приобретением. Если же вы — руководитель бригады по отделке помещений, и ваша дрель трудится по 10 часов в день, а сверлить вам нужно бетонные стены, то дешевой модели вам хватит примерно на пару часов, да и вряд ли ее функционал позволит справиться с задачей.

Ресурс и функциональность оборудования напрямую сказываются на цене. Средства отображения с маркировкой 12/7 будут стоить дешевле, чем с маркировкой 24/7, но и ресурс они выработают вдвое быстрее. Тот же принцип работает при выборе микрофонов, камер и терминалов.

Если вы не хотите иметь проблемы с качеством изображения и не менять экран каждый год, лучше выбирать не телевизор, а профессиональную панель.

Подключение без лишних действий

Переговорная не должна превращаться в мини-IT-проект перед каждой встречей. Участник должен зайти в комнату и подключиться за минуту.

Практично, когда система:

• интегрирована с корпоративным календарем и корпоративной почтой — встреча запускается в одно касание;
• работает с выбранной ВКС-платформой без сложной настройки;
• позволяет подключиться с ноутбука или мобильного устройства в BYOD-режиме, если это нужно.

Чем меньше шагов до старта, тем чаще переговорную действительно используют.

Частые ошибки при оснащении

Оснащение переговорной комнаты кажется простой задачей: выбрать оборудование, подключить и начать пользоваться. Но на практике ошибки в планировании приводят к лишним расходам и слабому результату. Вот самые частые просчеты, с которыми сталкиваются компании:

1. Закупают оборудование поэтапно и слишком растягивают процесс. Переговорную оснащают частями в течение года или нескольких лет. В итоге устройства разных поколений и производителей работают нестабильно, совместимость страдает, а общий функционал комнаты снижается.
2. Берут оборудование «впритык», без запаса по мощности. Не закладывают резерв по производительности и масштабированию. Система быстро упирается в ограничения и не справляется с ростом нагрузки или новыми сценариями встреч.
3. Не делают полноценное проектирование переговорной. Без расчетов по акустике, размещению камер, микрофонов и экранов нет гарантии, что все компоненты будут работать слаженно. В результате качество звука и видео оставляет желать лучшего.
4. Экономят на программном обеспечении для ВКС. Используют бесплатные версии сервисов, из-за чего переговорная не раскрывает своих возможностей: ограничены функции, интеграции и инструменты совместной работы.