CAF Group: аудит помог импортеру автомобилей выстроить работу с дилерами

Наталья Халаманова, основатель консалтингово-аутсорсинговой компании CAF Group, рассказывает о том, как ее специалисты помогли крупному европейскому импортеру автомобилей премиум-класса навести порядок в документации по сделкам. 

Этот кейс показывает, как комплексный подход к проверке документов и разработка четких алгоритмов могут изменить внутренние процессы и регламенты крупной компании, минимизировать риски и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Проблема: непрозрачность сделок и риски для бизнеса в масштабах страны

В современной России законодательство постоянно меняется. Объем деловых операций растет, любая ошибка в оформлении документов может повлечь за собой серьезные последствия: от штрафов до судебных разбирательств. Особенно остро эта проблема стоит в крупных компаниях с разветвленной дилерской сетью, где каждая сделка — это часть сложного процесса.

Статистика и исследования подтверждают актуальность проблемы. По информации ФНС за 2024 год, было проведено порядка пяти тысяч выездных проверок хозяйствующих субъектов.

Нарушения, выявляемые в ходе таких проверок, часто связаны именно с неправильным оформлением документации. Исследования в области внутреннего контроля показывают, что часть юридических рисков компаний связаны с ошибками в первичной документации и договорах.

Особую опасность представляют нарушения в сфере продажи автотранспорта, где требуется соблюдение множества правил: от оформления договоров купли-продажи до регистрации транспортных средств. Неправильное оформление паспорта транспортного средства (ПТС) или свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) может привести к серьезным проблемам как для продавца, так и для покупателя.

По данным Минпромторга, за период с января по август 2025 года в стране продали 877,6 тыс. новых транспортных средств (до трех лет). При таких масштабах даже незначительное количество ошибок в документации может привести к существенным финансовым и репутационным потерям.

Несоответствие внутренней политике компании также может стать источником проблем, например при проведении внутренних аудитов или подготовке к проверкам контролирующих органов.

В рамках корпоративной программы продаж в сети дилерских центров европейского импортера автомобилей премиум-класса возникла необходимость в комплексном аудите сделок для обеспечения соответствия требованиям внутренней документации компании, а также действующему законодательству. Работу выполнили специалисты CAF Group.

От онлайн-проверок до выездных ревизий

Цель аудита: подробный анализ документации, связанной с реализацией автомобилей, на предмет соответствия требованиям внутренней документации импортера и действующего законодательства.

Задача: обеспечить максимальную точность и полноту оформления документов дилерами сети, выявить несоответствия в регламентных процессах, свести к минимуму риски возникновения претензий со стороны государственных органов.

Алгоритм действий CAF Group

Разработка унифицированных инструкций и чек-листов. Для обеспечения единообразия и максимальной эффективности процесса сотрудники CAF Group разработали специализированные инструкции и чек-листы. Эти инструменты предназначены для проведения аудита как в онлайн-, так и в офлайн-режиме, что позволяет охватить все аспекты проверки.

Проверка правильности оформления документов. В рамках аудита была проведена тщательная проверка основных документов: договоров купли-продажи, актов приема-передачи транспортных средств, паспортов транспортных средств (ПТС), свидетельств о регистрации транспортных средств (СТС) и других обязательных сопроводительных документов.

Форматы проведения аудита. Онлайн-аудит проводился с использованием специализированного электронного ресурса аудитора, обеспечивающего безопасный обмен данными с дилерами сети. Сотрудники CAF Group оценивали представленную ими документацию, фиксировали несоответствия и отправляли уведомления с указанием конкретных нарушений. Затем проводилась повторная проверка исправленной документации и пояснений дилера.

А офлайн-аудит проводился путем выезда сотрудников CAF Group непосредственно на территорию дилерских центров для проверки оригиналов документов. Такой формат был необходим для выявления нарушений, которые могли быть скрыты при электронном обмене данными или требовали личного осмотра.

Подробная информация о нарушениях и рекомендации. По итогам каждой проверки составлялся итоговый отчет. Он содержал подробное описание каждого соответствия или выявленного несоответствия внутренним регламентам компании-импортера.

В случае выявления несоответствия импортер направлял требование о предоставлении письменных пояснений ответственным сотрудникам дилерских центров с приложением копий подтверждающих документов. На основании предоставленной информации принималось соответствующее решение.