Один проект вместо пяти чатов: как мы работали с юридической фирмой
Сотрудничество с юристами — без проволочек, путаницы и лишних согласований. Опыт Руллы и O2 Consulting: оформили все через один проект и сэкономили недели
Задача
Мы (Рулла — российский корпоративный мессенджер, таск-трекер и AI-ассистент с гибкими настройками) обратились в юридическую фирму O2 Consulting, чтобы проработать критически важные для стартапа вопросы: оформить юрлицо, разработать схему опционов для менеджмента и инвесторов, разобрать вопросы авторских прав для внешних подрядчиков и выстроить безопасную схему передачи интеллектуальной собственности.
Причина
Обе стороны хотели не просто решить юридические вопросы, а сделать этот процесс прогнозируемым и прозрачным. Особенно важно это было для O2 Consulting: юристы работают точно и системно, ценят эффективность и стараются избегать бесконечных уточнений и повторных объяснений — ради экономии времени всех участников процесса.
Обычные инструменты — мессенджеры, почта, файлы — не справлялись с объемом задач и числом участников. Мы обменивались десятками документов, черновиков и уточнений. Коммуникация шла сразу по нескольким каналам, и вскоре процесс стал слишком раздробленным, а согласования стали занимать больше времени, чем хотелось. Нужно было решение, которое соберет все в одном месте, упростит навигацию и синхронизирует команды без постоянного ручного контроля.
Чтобы организовать взаимодействие, мы предложили использовать Руллу, а именно одну из ключевых функций решения — мультикомандную работу в проекте. Эта функция позволяет добавить в проект не отдельных специалистов, а сразу всю внешнюю команду — сохранив контроль над доступами и видимостью задач.
Шаг 1. Сформировали единую команду проекта в Рулле
Итак, руководитель команды юристов создал проект и добавил в него своих коллег — профильных специалистов. С нашей стороны в рабочую группу вошли фаундеры, разработчики, директор по продукту. Удобно, что руководитель каждой команды может добавить участников самостоятельно.
В результате получилась мультикомандная доска, на которой сразу было видно, кто за что отвечает, какие задачи в работе и кто к ним подключен. Так родился единый проект «O2 — Рулла» — с прозрачной структурой и понятными ролями. Это стало основой для прозрачного и спокойного взаимодействия в дальнейшем.
Шаг 2. Настроили роли и права доступа
Одна из сложностей совместной работы — обеспечить приватность при необходимости. В проекте были задачи, которые касались только нашей команды, только юристов, а также совместные. Мы сразу договорились, как разграничить доступ.
Использовали Access Management: для каждой задачи на доске можно было задать, какие команды ее видят и кто может работать внутри. Так мы скрывали избыточную информацию: если задача касалась, например, внутренних корпоративных документов, она была доступна только нам. Если речь шла о передаче прав внешнему подрядчику — ее видели обе стороны. Это помогло не перегружать участников ненужной информацией и сделать доску чистой и понятной.
Шаг 3. Структурировали совместную работу
Мы разбили весь объем работы на несколько тематических блоков: оформление опционов, передача авторских прав, корпоративные документы. Под каждый блок завели отдельные колонки и задачи. Фаундеры с нашей стороны сформулировали первичный пул — юристы его дополнили своими задачами и уточнениями. Получилась доска, которая охватывала весь процесс: от черновиков до финальных версий документов.
Каждая задача включала описание, исполнителя, дедлайн, историю обсуждений и прикрепленные файлы. Все коммуникации шли внутри карточки — не в личных сообщениях и не в мессенджерах. Если нужно было что-то обсудить голосом, созванивались, но итоги фиксировали тут же, в задаче. Это позволяло всем держать в голове — и на доске — полную картину проекта.
Совместная доска показала себя живым и гибким инструментом. Мы добавляли новые задачи по мере появления новых вопросов, обновляли статусы, отмечали завершенные блоки. Юристы работали в том же ритме, что и мы — быстро, слаженно, без пауз на «найти нужный чат», «переслать документ» или «повторно объяснить контекст».
Шаг 4. Внедрили коммуникацию внутри задач
До начала проекта почти все общение шло в мессенджерах: групповые чаты, лички, пересылки. В какой-то момент стало невозможно отследить, где что обсуждалось.
После того, как перевели всю коммуникацию в Руллу, процессы изменились. Все общение велось прямо в карточках задач — у каждой задачи был свой контекст, своя история обсуждений. Это помогло избежать дублирующих вопросов, повторов и потерянной информации. Все, что касалось работы, обсуждалось только внутри проекта.
Позже, когда в Рулле появился встроенный чат, мы практически отказались от Telegram и WhatsApp (принадлежит корпорации Meta, деятельность которой признана экстремистской на территории РФ и запрещена). Количество сообщений в сторонних мессенджерах резко сократилось — чаты стали использоваться только для общих организационных вопросов, например, чтобы договориться о встрече или созвоне.
Шаг 5. На повторной задаче убедились, что проект работает
После завершения основного проекта возник новый юридический вопрос — нужно было уточнить детали по опционам. Наш фаундер написал об этом в общем чате проекта. Руководитель команды юристов тут же отреагировал: тегнул нужного специалиста, подключил его к задаче, открыл новую карточку — и работа пошла.
Этот живой рабочий эпизод подтвердил: система действительно работает. Не нужно создавать новый чат, объяснять все с нуля, собирать адреса и контакты. Проект уже есть. Люди в нем уже есть. Достаточно просто завести задачу — и нужные специалисты подключаются автоматически.
Результат
За счет работы в одном проекте удалось вдвое сократить количество итераций на решение задач. Вместо шести-восьми раундов согласований мы укладывались в три-четыре. Коммуникация стала непрерывной и контекстной — все участники видели одно и то же пространство задач.
Количество сообщений в сторонних мессенджерах снизилось более чем в пять раз: с сотен рабочих сообщений в неделю до нескольких организационных. Вместо новых чатов под каждую задачу — новые задачи в существующем проекте.
Юристам не приходилось тратить время на повторные объяснения и статус-апдейты — все было уже в задачах. Мы, в свою очередь, быстрее находили нужную информацию и могли сразу включаться в процесс. Вследствие экономии времени снизились и затраты на юристов.
Сегодня мы используем этот подход и с другими партнерами. А кейс с юридической компанией стал для нас подтверждением, что мультикомандная работа — это не просто фича, а реальный инструмент для снижения хаоса в проектах.
Источники изображений:
Архив Руллы
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
