Подписки в B2B: 12 полезных функций для биллинга юрлиц по подписке

Подписочная модель стремительно набирает популярность в разных отраслях бизнеса — от аренды облачных сервисов до закупки канцелярских товаров. Одно из ключевых преимуществ подписочной модели — перевод расходов из капитальных (CAPEX) в операционные (OPEX): это позволяет компаниям более гибко управлять бюджетом, оптимизировать затраты и платить только за актуальные потребности.

Если ваш продукт или услуга востребованы регулярно, подписка может стать мощным драйвером роста: вместо разовых сделок клиенты переходят на предсказуемые платежи, формируя стабильный доход для вашего бизнеса.

Однако работа с юрлицами имеет особенности, среди которых:

• автоматизация выставления счетов;
• контроль сроков оплаты;
• гибкое управление статусами подписок.

Подписочная модель  — это не просто регулярные платежи, а стратегия роста для B2B-бизнеса. Но как сделать биллинг удобным для клиентов и выгодным для вас? Ирина Кузнецова, руководитель продукта BillogicPlatform («Инферит Биллинг»), рассказала о 12 полезных функциях — от автоматизированных счетов до тарифов «под клиента».

1. Целевые счета на оплату подписок

Многие компании, особенно небольшие, предпочитают получать счета с четким назначением платежа — это упрощает работу бухгалтерии. Если оплата подписок предполагает использование баланса, важно дать клиенту возможность управлять назначением платежа при его пополнении. Но в идеале — выставлять целевые счета с указанием номенклатуры и периода использования.

2. Консолидация платежей

Подписка часто включает дополнительные модули и аддоны. Чтобы упростить клиенту жизнь, объединяйте оплачиваемые позиции в один счет, особенно если они совпадают по отчетным периодам. Чем меньше счетов — тем удобнее клиенту.

3. Автоматизированное выставление счетов

Автоматизированное выставление счетов становится актуальным не только из-за роста клиентской базы. Пока за выставление счета отвечает менеджер, есть риски человеческого фактора (забыл, болел, был в отпуске и так далее). 

Есть еще один не самый очевидный момент — клиенты привыкают к автоматизированной рассылке счетов и относятся к ней как к конкретному требованию. Отсутствие человека в этом процессе снижает возможность дополнительных коммуникаций, просьб о предоставлении скидок и отсрочек, и стабилизирует процесс. По нашему опыту, автоматизация выставления счетов повышает маржинальность бизнеса. Лайфхак: ответственный менеджер может быть в копии письма — это повышает доверие к системе.

4. Управление стоимостью продления подписки

Чтобы автоматически направлять клиентам счета на продление подписок, нужно реализовать логику определения стоимости продления. 

Система должна учитывать:

1. Изменения в прайс-листе (новые цены при продлении).
2. Индивидуальные условия клиента (скидки, сроки их действия).

Это позволит автоматически определять стоимость продления без ручного вмешательства.

5. Конкретизация срока оплаты счета и последствий его нарушения

Счет должен иметь настраиваемый срок оплаты, а клиент — понимать риск остановки подписки при просрочке. Это способствует улучшению платежной дисциплины и работает как в случае авансовых платежей, так и при работе по постоплате.

6. Настройка сроков отправки счетов при работе по предоплате

Процесс согласования оплаты счетов у разных компаний может отличаться, но всегда на это требуется время. Поэтому счет на оплату продления подписки должен отправляться заблаговременно. Чем дороже услуга, тем больше времени должно быть у клиента на оплату. Для подписок в SMB-бизнесе оптимальные сроки:

• 10 дней — для ежемесячных подписок;
• 20 дней — для годовых.

Важно: слишком ранняя отправка счета может привести к неактуальной цене, слишком поздняя — к задержкам оплаты.

7. Автоматические напоминания об оплате

Необходимо напоминать клиентам о приближении срока продления подписки. Такие уведомления должны уходить только тем клиентам, которые еще не произвели оплату. Напоминания об оплате должны быть сбалансированными, чтобы клиенты не чувствовали давления, но при этом осознавали риски, связанные с просрочкой платежа, ведь всегда возможна ситуация, что оплаченные клиентом деньги еще не отражены в системе продавца.

8. Грейс-периоды и обещанные платежи

Оплата подписки банковским переводом не всегда происходит мгновенно. Иногда требуется 1-2 рабочих дня, чтобы выставленный счет получил статус оплачен. При этом подписки могут продлеваться в рабочие, праздничные или выходные дни. Стоит предусмотреть дополнительный срок для таких случаев, в течение которого платеж уже просрочен, но подписки еще не останавливаются. Это полезная внутренняя настройка, о существовании которой клиентам знать не нужно.

Еще один полезный инструмент — гарантийные или обещанные платежи. У вас обязательно будут лояльные и ответственные клиенты, которые не успевают вовремя оплатить счет и попросят об отсрочке оплаты. Обещанные платежи позволяют пополнить баланс клиента на определенную сумму и срок, а по окончанию срока автоматически произвести обратное списание с баланса. Для предоставления такого платежа и контроля финансовых рисков должен быть разработан внутренний регламент.

9. Учет частичных оплат и переплат, разбор неопознанных платежей

Практика работы с юридическими лицами показывает — иногда счета оплачиваются произвольно: может иметь место частичная оплата или переплата, а в каких-то случаях бухгалтеры неверно указывают номер счета, например, оставляя номер от платежа с прошлого отчетного периода. Ваша система биллинга должна уметь обрабатывать такие кейсы. Например, сумма переплаты по счету на продление подписки может автоматически зачисляться на баланс аккаунта. Отсутствие автоматизации нужно закрывать ручными процессами с четкими регламентами.

10. Связь биллинга со статусом подписок

Если клиент не оплатил продление подписки вовремя, доступ к сервису должен быть приостановлен. Для крупных клиентов и критичных для бизнеса сервисов (например, инфраструктура) необходимо иметь вариант ручного подтверждения остановки подписки. Но этот подход может привести к росту дебиторки: пока менеджер ведет переговоры с клиентом об оплате, долг растет. При массовой работе с некрупными клиентами ручное управление блокировками неэффективно — оно создает хаос в процессах. Реальная остановка сервиса из-за просрочки приводит клиента к пониманию того, что последующие платежи нужно проводить вовремя.

Корпоративные клиенты могут задерживать платежи по разным обстоятельствам, и часто это не зависит от контактного лица. Поэтому перед тем как начать отключать сервис автоматически, убедитесь, что ваши клиенты всегда своевременно получают счета и у них достаточно времени для проведения оплат: им направляются напоминания и учитываются дополнительные дни на отражение платежей в системе.

Если клиент оплатил подписку с опозданием, сервис должен мгновенно возобновить работу. Так вы покажете клиенту, что его действия напрямую влияют на статус подписки и в его силах обеспечивать непрерывность его работы.

11. Формирование закрывающих документов

Для юридических лиц получение корректных закрывающих документов вовремя — критически важный момент. В подписочных моделях с гибкими условиями потребления формирование бухгалтерских документов имеет свои особенности.

Например, когда клиент оплачивает подписку с посуточной тарификацией на месяц, но затем уменьшает объем потребления или останавливает подписку досрочно. В таких случаях реализацию обычно проводят только по окончании отчетного периода, когда объем потребления окончательно фиксируется. При этом сумма предоплаты может не совпадать с суммой отгрузки.

Важно, чтобы:

• договор четко определял сроки предоставления документов;
• реализация всегда отражала фактическое потребление клиента.

Такой подход помогает избежать несоответствий в учете.

12. Гибкая тарификация подписок, настройка подписки под нужды клиента

Прочитав предыдущий абзац, вы, наверное, подумали, что в вашем бизнесе таких кейсов нет или что не нужно давать клиентам возможность гибко управлять подписками или останавливать их, ведь это уменьшит ваш доход. Ваш клиент — компания, а не физическое лицо. Я как Иван Иванов могу купить подписку на музыкальный сервис и платить за нее 100 рублей в месяц, ведь каждый месяц в моей жизни не происходит каких-то серьезных изменений. При необходимости я подписку остановлю. А если я не Иван Иванов, а компания «Ромашка» и у меня 150 или 1 500 сотрудников, то каждый месяц мои потребности меняются. Именно в B2B-подписочном бизнесе важно помогать клиенту адаптировать подписку под свои задачи, настраивать ее с учетом актуальных требований и управлять потреблением в течение срока действия.

Процессы выставления счетов и проведения реализаций по подписочным сервисам должны учитывать сценарии управления подписками со стороны клиента.

Подписочная модель может значительно улучшить финансовую устойчивость вашего бизнеса и создать более крепкие отношения с клиентами. Применяя эти рекомендации, вы сможете сделать процесс выставления счетов более удобным и эффективным как для себя, так и для клиентов.