Адаптация как стратегия: почему она начинается до первого рабочего дня

Адаптация нового сотрудника сегодня — не формальность и не «первые три месяца на испытательном сроке», а важный бизнес-процесс, от которого зависят скорость включения человека в работу, качество результата и возврат инвестиций в найм. О том, почему адаптация начинается еще на этапе осознанного подбора, как технологии помогают новичкам и почему живое общение все равно остается главным, отвечает директор по персоналу горно-геологической и инжиниринговой компании «Рок Энд Милл» Дмитрий Зинько.

Почему в «Рок Энд Милл» адаптация рассматривается не как отдельный этап, а как часть осознанного найма?

Эти два процесса — и подбор, и адаптация — неразделимы. Я исхожу из логики осознанного найма. Адаптация начинается именно тогда, когда найм происходит осознанно. Заказчик заинтересован в поиске и выходе кандидата — это ключевое.

В противном случае происходит следующее: в бюджет компании включается какая-то вакансия. Этой вакансии не дали должного объяснения, зачем она нужна, — она просто была включена в бюджет. Дальше происходит хаотичный поиск, хаотичный набор персонала, и нет четкого понимания, зачем он нам нужен. И на всякий случай новый сотрудник помещается в «карантин». И за эти две недели, три месяца человек либо сам разберется и займет какую-то нишу, либо ему скажут, что он не справился с испытательным сроком. Чаще происходит так, что за время испытательного срока сотрудник действительно находит и доказывает работодателю свою полезность. В данном случае я считаю, что найм произошел неосознанно.

Адаптация является ключевым процессом для бизнеса, поскольку мы вкладываем инвестиции в человека. В период адаптации происходит освоение этих инвестиций, которые после прохождения испытательного срока дают свой процент на вложенный капитал. То есть человек начинает приносить прибыль. И чем органичнее происходит данный процесс, тем быстрее компания получает прибыль. Взять человека без задач и постараться дать ему время на осознание можно, но я не думаю, что эти инвестиции окупятся.

Сколько компании может стоить выход нового сотрудника и почему так важна эффективная адаптация?

Средняя оценка стоимости выхода сотрудника на работу — с учетом ожидания работодателя, пока сотрудник закончит свои проекты у текущего работодателя и перейдет к новому, обустройства его рабочего места, первого рабочего дня, когда он только знакомится с компанией, — оценивается в среднем около 700 тысяч рублей.

Сюда мы можем включить затраты на поиск, привлечение, зарплаты рекрутеров, переговоры и прочее. И потерять эти деньги в первые три месяца, то есть сказать о том, что сотрудник не прошел испытательный срок, — достаточно накладно для любой компании, какую бы нишу она ни занимала.

Как следствие, чем успешнее происходит адаптация, тем быстрее эти деньги возвращаются в компанию. То есть сотрудник начинает производить тот продукт, для производства которого он был нанят. Я думаю, что если сотрудник в первые три месяца начинает производить этот продукт — надлежащего качества и в установленный срок, — то это окупается в течение полугода.

Как «Рок Энд Милл» рассматривает возможности искусственного интеллекта в адаптации новых сотрудников?

«Рок Энд Милл» прорабатывает возможность использования бота для поддержки новых сотрудников по часто задаваемым вопросам. Мы на данный момент проходим исследование с одной из компаний, где искусственный интеллект в рамках HR-процессов может быть нам полезен.

Мы выявили, что наиболее оптимально с точки зрения временных затрат — это создание чат-бота, который бы отвечал на часто задаваемые вопросы сотрудников в режиме онлайн. «Где можно найти тот или иной регламент?» — «Пожалуйста, вот необходимая ссылка на документ, который вам требуется».

Иногда сотруднику проще написать и обратиться к кому-то, нежели прочитать инструкцию. К сожалению, мы чаще используем инструменты искусственного интеллекта, чем обращаемся к каким-то энциклопедиям, справочникам. Проще задать вопрос — и в считанные секунды получить готовый ответ.

А таких вопросов, которые возникают в первый рабочий день, огромное множество. «Куда мне обратиться за регламентом по заказу командировок? Мне необходимо понимать, какие документы и дальнейшие шаги от меня потребуются». В таких ситуациях можно либо сослаться на инструкцию, либо чат-бот детально покажет путь, где эта инструкция находится, и даст краткую выдержку из нее.

Могут ли чат-боты стать инструментом аналитики состояния новичка и формирования индивидуального плана развития?

Да, мы как раз обсуждали это с компанией, которая готова нам помогать в рамках внедрения искусственного интеллекта. Мы прорабатывали возможность, исходя из нашего трека по адаптации, первичной анкеты — своего рода опроса на середине испытательного срока. Это поможет формировать при помощи искусственного интеллекта ключевые моменты индивидуального плана развития: на что нам необходимо обратить внимание — исходя из интерпретации наших вопросов и тестовых заданий, которые мы выдаем в анкете.

Как экосистема адаптации помогает сотруднику быстрее пройти испытательный срок?

Я сторонник того, чтобы внедрять уже существующие процессы в комплексную адаптацию новых сотрудников, понимая ее важность и окупаемость для бизнеса.

Адаптация новичков в нашей компании начинается с первого дня их работы: формируются индивидуальные планы развития на период испытательного срока, осуществляется сопровождение и поддержка 24/7. Я думаю, что в качестве дополняющего инструмента искусственный интеллект эффективно бы встроился в нашу систему.

Но и сейчас, без использования ИИ, наша экосистема работает отлично. И все благодаря той колоссальной работе, которую проделали мои коллеги, объединив обучение, адаптацию и оценку развития с последующим сопровождением сотрудника. Уверен, это стало нашим достоинством и конкурентным преимуществом: сейчас наша система одна из лучших на рынке.

Может ли результатом адаптации стать не просто тест или аттестация, а совместный творческий проект с коллегами или руководителем?

На самом деле, это моя мечта. Зачастую работодатель, привлекая нового сотрудника, берет человека со схожим опытом на реализацию почти схожих задач. Но мы не обращаемся к конкретным наработкам, исходя из предыдущего опыта кандидата, в период испытательного срока. И вот то сотворчество, о котором вы говорите, мне бы и хотелось видеть.

То есть когда текущий проект реализовывается с оглядкой на реализацию предыдущего. Все то хорошее, те лучшие практики, наработки, которые были на предыдущем месте работы, фактически реализовываются в текущих проектах. То есть сотрудник не просто выполняет задачи, но и вносит улучшения, опираясь на свой успешный опыт от предыдущего работодателя.

Какие цифровые форматы могут усиливать адаптацию и бренд работодателя?

Мы на данный момент прорабатываем эту возможность. У меня уже был опыт внедрения подобных решений. Например, был кейс с VR-экскурсией по обогатительным фабрикам с изучением локации. То есть сотрудник на периоде своего оформления мог уже в режиме реального времени пройти VR-экскурсию, посмотреть, где находится на руднике общежитие, в котором он будет жить, где что расположено, каким образом из общежития можно пройти на фабрику и прочее. Это очень интересно.

Если мы говорим про проектирование и камеральную геологию, мы уже используем технологию, связанную с экскурсиями по нашему интерактивному музею, где потенциальные кандидаты могут ознакомиться с лучшими образцами, которые представлены на обозрение. На мой взгляд, это дополнительно формирует наш цифровой бренд как работодателя — то есть возможность использовать лучшие практики в деятельности HR.

Есть ли риск цифрового перегружения в адаптации сотрудников?

Риски, безусловно, есть. Но ничто — и это знает каждый из нас — не заменит живого общения. Иногда проще встретиться с человеком и поговорить по душам о том, что происходит у него здесь и сейчас, нежели отправлять его в долгую экскурсию по регламентам и общение с чат-ботами.

Напрашивается вывод: если мы можем оптимизировать какие-то рутинные задачи и перевести их в бот — что-то подписать, узнать, спросить, — то это нужно переводить в режим работы с ИИ-инструментами. Но большую часть в рамках адаптации мы уделяем именно обратной связи и живым контактам между людьми.

Ничто не заменит живого общения и обсуждения проблем. Никакой чат-бот не способен дать душевную теплоту, с которой компания встречает каждого нового сотрудника и которой он делится с уже работающими сотрудниками. Именно человечность — ключевая ценность нашей компании.

Какой формат наставничества эффективнее: один наставник или несколько сопровождающих?

А кто из этих сопровождающих несет ответственность за то, насколько успешно сотрудник пройдет испытательный срок? Кто решает, стал ли он частью команды? Мнения могут разниться у каждого из сопровождающих.

И все зависит от ценностей компании: какие качества и компетенции ценятся в сотруднике больше всего. В данном случае нужно отталкиваться от целей бизнеса и от осознанности найма. И в рамках этого выстраивать стратегию адаптации сотрудника. Я уверен, что в таком случае затраты окупятся сторицей.