Передача функций HR внешним подрядчикам: плюсы и минусы для бизнеса

Каждая компания должна уделять достаточное внимание управлению своими человеческими ресурсами, чтобы обеспечить успешное развитие бизнеса. Однако не каждая организация имеет возможность инвестировать значительные ресурсы в создание и поддержание  полноценного внутреннего HR-отдела.

В таком случае оптимальным вариантом станет передача отдельных направлений или всего процесса управления персоналом специализированным внешним подрядчикам. Тем более, что современный рынок предоставляет широкий спектр профессиональных услуг в области подбора кадров, адаптации работников и мотивации персонала. 

Когда и зачем стоит отдать HR-менеджмент в руки аутсорсингового агентства и чем это может быть выгодно для вашей компании, рассмотрим в материале ниже. 

Рынок аутсорсинговых HR-услуг в России

Согласно исследованию MAGRAM Market Research, проведенному по заказу Российской Ассоциации Частных Агентств Занятости (АЧАЗ), еще в 2023 году совокупный объем российского рынка услуг по подбору, предоставлению персонала и аутсорсингу достиг отметки в 416,4 миллиарда рублей. При этом из указанной суммы услуги непосредственно по подбору персонала составили долю в размере 17,2 миллиарда рублей.

По прогнозам экспертов АЧАЗ, суммарно объем рынка аутсорсинга бизнес-процессов (в том числе и в сфере HR) по итогам 2024 года увеличится на +21% и сохранит аналогичный темп роста в 2025 году. Во многом эти ожидания оказались правдивыми и соответствующими реальности: аутсорсинг кадрового учета в России в 2024 году продемонстрировал уверенный рост — как в объемах выручки, так и в количестве аутсорсеров. По мнению экспертов, именно аутсорсинговые услуги по найму персонала показали наибольшую динамику роста, опередив сферу налогового учета в связке с бухгалтерским. 

Несмотря на очевидные преимущества аутсорсинга найма, значительная часть российских компаний продолжает полагаться исключительно на собственные HR-отделы или отдельных рекрутеров, тем самым упуская возможность ускорить рост своего бизнеса. Преимущественно это связано с тем, что в своей работе профессиональные аутсорсинговые агентства по кадровому найму используют самые современные технологии автоматизации подбора персонала. Во многом именно этот фактор позволяет нанять самых релевантных кандидатов и, таким образом, выводить  команды на лидирующие позиции, помогая им обойти конкурентов.

В ближайшие пять лет дефицит кадров в России может составить 4 млн человек (сейчас он находится на уровне 2 млн сотрудников): искать необходимых кандидатов с нужными квалификациями станет еще сложнее и дороже. Удорожание найма неизбежно повлияет на рост стоимости услуг HR-специалистов и их содержание в штате. А это значит, что собственникам придется искать и пробовать новые варианты привлечения персонала в свои бизнесы, в том числе за счет аутсорсинговых агентств.

Различия между HR-аутсорсингом и in-house командой

Кому же доверить подбор персонала — собственным HR-специалистам или внешним кадровым агентствам? Традиционно считается, что профильный и специализированный найм эффективнее осуществлять внутренними силами, поскольку HR-менеджеры гораздо лучше понимают особенности бизнеса, в котором работают. В противовес этому, для массового найма чаще всего обращаются к агентствам на аутсорсе. 

Однако такое противопоставление во многом ошибочно и основано скорее на стереотипах, чем объективных фактах. Предлагаем обсудить основные аспекты, влияющие на принятие верного решения относительно формата подбора персонала.

Специализация и экспертиза

Как правило, внутренние специалисты глубоко погружены в корпоративную культуру и специфику своего бизнеса. Они знают внутренние процессы и сотрудников, хорошо понимают, какие критерии должны быть первостепенны при отборе кандидатов именно в их организацию. Это позволяет им быстрее адаптироваться к изменениям и оперативно решать локальные проблемы.

Однако внешние HR-подрядчики часто обладают куда более широкими компетенциями в сфере подбора персонала за счет большого опыта работы с различными компаниями и индустриями. Их способность перенимать успешные практики из различных областей и внедрять инновационные подходы превращают такие агентства в лидеров по поиску и привлечению талантов. Кроме того, именно кадровые агентства являются первопроходцами в области использования актуальных технологий в своей работе, в том числе различных подходов к автоматизации рутинных процессов.

Стоимость услуг

Поддержание полноценной команды требует значительных затрат на зарплаты, обучение, профессиональное развитие, аренду офисных помещений и техническое оснащение. При этом каждое увольнение внутри HR-отдела также грозит собственнику дополнительными расходами на поиск замены. Несмотря на это, все эти издержки являются вполне прогнозируемыми и управляемыми.

Команда на аутсорсинге подразумевает иной принцип формирования расходов: заказывая услуги внешних рекрутеров, компания оплачивает лишь заранее оговоренные тарифы за оказанные услуги. Вопрос заключается в лишь продолжительности такого сотрудничества и его оплаты — иногда процесс поиска подходящего кандидата затягивается дольше ожидаемого срока. Кроме того, при таком подходе всегда есть риск понести неожиданные дополнительные расходы.

Гибкость и масштабируемость

Внутренняя команда легко адаптируется к изменениям внутри компании. Имея полный доступ ко всей необходимой информации и ресурсам, она способна быстро откликаться на экстренные запросы руководства и запускать новые проекты. Тем не менее, структура внутреннего HR-подразделения зачастую стабильна, и в ситуациях, когда срочно требуется привлечь большое количество новых сотрудников, работа внутренних специалистов может оказаться недостаточно эффективной и сильно затормозиться.

Аутсорсинговые кадровые агентства предлагают более гибкий подход к работе, позволяющий оперативно увеличивать объемы поиска кандидатов в зависимости от текущих нужд бизнеса. Он оказывается особенно востребованным в компаниях с ярко выраженной сезонностью либо при внезапном увеличении потребности в массовом наборе сотрудников.

Конфиденциальность и безопасность

Разумеется, внутренний персонал компании работает непосредственно внутри самой  организации. В этом случае риски утечки конфиденциальной информации являются минимальными.  

При передаче части процессов внешним исполнителям риск нарушения конфиденциальности кратно возрастает. Поэтому очень важно тщательно выбирать поставщиков и заключать договоры, обеспечивающие защиту данных.

В каких случаях стоит отдать предпочтение HR-аутсорсингу

Крупные холдинги и корпорации

Для крупных предприятий сотрудничество с кадровыми агентствами помогает снизить нагрузку на собственную службу персонала, а также обогатить привычные методики найма свежими идеями и современными практиками.

Небольшие компании и стартапы

Для малого бизнеса создание полноценной HR-команды может оказаться слишком дорогим удовольствием. Использование аутсорсинга позволяет получать профессиональные HR-услуги без больших финансовых вложений. 

Для растущих компаний использование услуг аутсорсинга позволяет снять с себя лишние расходы на штат и сосредоточиться на стратегических вопросах. Кроме того, передача внешним подрядчикам бухгалтерского учета, юридического сопровождения, обеспечения и поддержки ИТ-инфраструктуры помогают минимизировать риски ошибок, связанных с недостатком компетенций внутри команды. Переадресация рутинных операций профессионалам освобождает много ресурсов, позволяя сконцентрироваться на развитии бизнеса.

Сезонная загрузка 

Компании, занимающиеся сезонным бизнесом, могут получить от HR-аутсорсинга значительную выгоду.  Этот подход позволяет справляться с высокими пиковыми нагрузками без необходимости постоянного расширения штата сотрудников. В таком случае предприниматели могут оптимизировать затраты, привлекая дополнительные ресурсы только в периоды повышенной деловой активности. 

Отсутствие HR-отдела 

Настоящие эксперты, умеющие приносить реальную пользу компании, по управлению персоналом стоят дорого. Аутсорсинг позволяет воспользоваться услугами профессионалов без необходимости искать и нанимать новых сотрудников, особенно если бизнес только становится на ноги.

Начинающим предпринимателям порой кажется, что открытие собственного HR-отдела или наем нескольких рекрутеров автоматически обеспечит компанию качественным подбором персонала и эффективными процедурами найма. Но реальность доказывает обратное, особенно если речь идет о недавно созданных предприятиях.

Во-первых, численность HR-персонала должна строго коррелировать с бизнес-целями компании. Чрезмерно увеличенный штат приведет к неоправданному увеличению расходов, тогда как недостаток сотрудников снизит качество работы и создаст трудности в оперативности подбора. Во-вторых, крайне важно грамотно разработать должностные инструкции и профиль компетенций для каждого менеджера по персоналу. Без четкого понимания зон ответственности и круга обязанностей высок риск перерасхода бюджета и недостаточной загрузки сотрудников, что особенно критично для стартапов и начинающих компаний.

В каких случаях HR-аутсорсинг будет лишним для бизнеса  

Внештатный HR-подряд подходит далеко не каждой компании. Иногда бывают ситуации, когда собственнику будет выгоднее организовать внутренний HR-отдел или воспользоваться услугами штатного рекрутера. Вот основные случаи, когда аутсорсинг может оказаться неэффективным решением.

Бизнесу важно развивать собственный бренд и бренд его основателя 

Если компания активно развивает собственный имидж CEO, строит сильную корпоративную культуру и хочет контролировать процесс адаптации сотрудников внутри коллектива, аутсорсинговые агентства часто оказываются менее эффективны. Вряд ли внешняя команда сможет на 100% полноценно интегрироваться в ценности бренда и создать привлекательную атмосферу для новых сотрудников.

Очень узкие ниши 

Если компания нуждается в подборе узких специалистов, уникальных экспертов или редких профессионалов, бывает весьма сложно передать внешнему подрядчику всю специфику таких вакансий. Здесь более эффективно может сработать собственный опытный рекрутер, глубоко погруженный в специфику предприятия и понимающий все нюансы профессиональной деятельности соискателей.

Высокие риски утечки конфиденциальной информации

Передача внешних агентствам процессов оценки, собеседований и проверки рекомендаций влечет риск потери конфиденциальных данных о сотрудниках или бизнес-процессах компании. Если работа связана с высокими требованиями безопасности или наличием коммерческой тайны, предпочтительнее доверить кадровые процессы своим специалистам.

Бизнес с высокой скоростью изменений

В компаниях с динамичным развитием продукта или быстрым ростом штата число вакансий меняется практически ежедневно. Внутренний специалист быстрее адаптируется к таким изменениям и способен гибко реагировать на потребности команды, сохраняя высокую эффективность подбора кадров даже в условиях высокой нагрузки.

Заключение

Выбор между HR-аутсорсингом и in-house командой не выглядит простым. Он зависит от множества факторов: размера компании, ее стратегических целей, бюджета, количества кандидатов, которых необходимо нанять, и сроков этой работы.

Оба подхода имеют свои преимущества и недостатки, и правильный выбор должен основываться на ситуации конкретного бизнеса. При этом важно помнить, что оба варианта могут и сосуществовать: некоторые компании успешно комбинируют внешние и внутренние ресурсы, чтобы достичь оптимального баланса эффективности и контроля.

Практика команды «Воксис. Кадровые решения» показывает, что такой смешанный подход часто обеспечивает позитивные результаты и для нас, и для команды заказчика.