Проверки по охране труда в 2026 году: как подготовиться работодателю

Проверки по охране труда не исчезли. Исчезла только удобная иллюзия, что если компанию давно не трогали, то и дальше пронесет. Пока в организации есть работники и признаки трудовых отношений, риск проверки остается. В 2026 году для большинства работодателей опаснее не плановая проверка, а внеплановая — та, что приходит по жалобе, несчастному случаю или кадровому конфликту.

Да, действует мораторий на плановые проверки. Да, часть контроля ушла в цифровой формат. Но это не отменяет главного: документы по охране труда, обучение, СОУТ, медосмотры и СИЗ по‑прежнему остаются зоной риска. Причем инспекция может прийти по одному вопросу, а найти нарушение совсем в другом месте.

Разберем, какие проверки по охране труда бывают, как они проходят в 2026 году, что инспекция труда смотрит в первую очередь и за какие нарушения работодатели платят больше всего.

Какие проверки по охране труда бывают

Для работодателя есть четыре базовых формата проверки.

• Плановые — включаются в общий план контрольных мероприятий.
• Внеплановые — приходят по конкретному основанию: жалобе, несчастному случаю, обращению в прокуратуру, информации о нарушениях.
• Документарные — инспектор запрашивает документы без выезда в организацию.
• Выездные — проверяющий приезжает на место и смотрит не только бумаги, но и реальные условия труда.

Дополнительно проверки могут быть комплексными и узконаправленными. В первом случае смотрят систему шире, во втором — конкретный участок, процесс или вопрос.

Практический вывод простой: плановая проверка неприятна, но предсказуема. Внеплановая почти всегда опаснее, потому что времени на подготовку там обычно нет.

С чего начинается проверка

Если вы узнали о проверке, первый вопрос должен быть не «где журнал?», а «на каком основании она проводится?». Это важно, потому что от основания зависит предмет проверки и перечень документов.

Плановые проверки можно отслеживать через единый реестр проверок на портале. Там же отображаются и другие контрольные мероприятия, не только по линии охраны труда.

С июля 2021 года контрольное мероприятие не должно проводиться, если его нет в едином реестре проверок. Сейчас результаты проверок и документы по ним синхронизируются с личным кабинетом на «Госуслугах», а на документах ставится QR-код с информацией о мероприятии.

То есть проверка в 2026 году — это уже не только инспектор и папка документов, а еще и цифровой след, который остается в системе.

Как устроены плановые проверки ГИТ

Плановые проверки Государственной инспекции труда ограничены проверочными листами, утвержденными приказом Роструда от 01.02.2022 20. Инспектор определяет, какие листы относятся к деятельности организации, и проверяет соблюдение требований именно по ним.

Это важный момент для бизнеса. Проверка идет не в формате «посмотрим все подряд», а по формализованной логике. Но это не делает ее мягче. Наоборот: если листы актуальны, а ваши документы — нет, несостыковка видна сразу.

Последние изменения в проверочные листы были внесены приказом Федеральной службы по труду и занятости от 16.02.2024 31. В основном корректировки касались нормативной базы, но были и изменения в отдельных листах, в том числе по кадровым вопросам, режимам труда и отдыха, льготам, мобилизованным работникам. В части охраны труда изменения затронули листы по медосмотрам, спецоценке и СИЗ.

Из этого следует неприятная, но полезная мысль: документы, которые «в целом нормальные, мы их делали пару лет назад», не являются страховкой.

Категория риска и как часто могут проверять

Периодичность плановых контрольных мероприятий зависит от категории риска организации.

Если компании нет ни в одном перечне Роструда, она относится к категории низкого риска. Для низкого риска плановые проверки не проводятся.

Дальше логика такая:

• умеренный риск — не менее одного контрольного мероприятия в 6 лет и не более одного в 3 года;
• средний риск — не менее одного в 6 лет и не более одного в 3 года;
• значительный риск — не менее одного в 4 года и не более одного в 2 года;
• высокий риск — не менее одного в 4 года и не более одного в 2 года;
• чрезвычайно высокий риск — не менее одного, но не более двух мероприятий в год.

Категория риска не постоянна. Если в организации нашли серьезные нарушения или произошел несчастный случай, ее могут перевести в более высокую группу.

Мораторий на плановые проверки: что он реально значит

Согласно постановлению Правительства РФ от 10.03.2023 372 мораторий на плановые проверки ГИТ для юридических лиц и ИП продлен до 2030 года.

Но это не означает, что контроль исчез.

Во-первых, мораторий не распространяется на отдельные категории объектов, в том числе на объекты высокого и чрезвычайно высокого риска.

Во-вторых, он касается именно плановых проверок. Внеплановые проверки продолжают проводиться.

В-третьих, с 2021 года ГИТ проводит профилактические визиты. Формально это не проверка и не повод для штрафа, но для работодателя это все равно сигнал: инспекция уже видит слабые места и показывает, где потом могут начаться проблемы.

Главный вывод здесь простой: мораторий — это не амнистия. Это лишь изменение формы контроля.

Почему внеплановая проверка опаснее плановой

Внеплановая проверка бьет по бизнесу сильнее всего, потому что приходит по событию, а не по календарю. Оснований для нее сейчас достаточно много:

• жалоба работника в ГИТ;
• обращение через онлайнинспекция.рф;
• жалоба в прокуратуру;
• информация о нарушениях;
• несчастный случай;
• обращения органов власти;
• резонанс в СМИ.

Именно поэтому документы по охране труда должны вестись не «на случай проверки», а как часть нормальной управленческой системы. За три дня можно собрать папку. Нельзя за три дня собрать работающую логику.

Как кадровый спор внезапно становится проблемой по охране труда

Один из самых показательных сценариев выглядит так: работник жалуется на увольнение, инспекция приходит проверять кадровый вопрос, а в ходе проверки находит нарушения по охране труда.

Такой кейс в исходных материалах есть. Сотрудник был принят по срочному трудовому договору и оспаривал его расторжение. По самому увольнению нарушений не нашли. Но в ходе проверки инспекция выявила, что на ряде рабочих мест не проведена специальная оценка условий труда, а в трудовые договоры не была включена информация об условиях труда.

Это важная для бизнеса история. Проверка редко живет только внутри той темы, по которой началась. Если инспектор законно вошел в систему, он будет смотреть шире.

Какие документы инспекция проверяет в первую очередь

Независимо от основания проверки есть перечень документов, к которым инспекция почти всегда возвращается.

• Трудовые договоры. Их смотрят в числе первых. Если договоров нет, если люди оформлены как исполнители по договорам услуг, хотя фактически работают как штатные сотрудники, инспекция начинает видеть не просто кадровую небрежность, а попытку скрыть трудовые отношения.
• Положение о системе управления охраной труда. Это базовый документ по охране труда. Вместе с ним обычно смотрят приказ об утверждении положения и политику работодателя в области охраны труда.
• Инструкции по охране труда. Они особенно интересуют инспектора, если проверка связана с жалобой или несчастным случаем.
• Документы по обучению по охране труда. Проверяющему важно понять, обучены ли руководитель, работники, лица, проводящие обучение, и члены комиссии по проверке знаний.

Именно на этом участке работодатели чаще всего попадают на крупные штрафы, потому что работник уже допущен к работе, а обязательные процедуры не закрыты.

За что назначают самые большие штрафы

Есть три группы нарушений, которые обычно обходятся работодателю дороже всего.

• Непроведение СОУТ. Если организация нарушила порядок проведения специальной оценки условий труда или не провела ее вовсе, действует часть 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф для организации может достигать 80 000 рублей.
• Допуск работника без обучения и обязательных процедур. Если сотрудник фактически работает без обучения, проверки знаний, а в необходимых случаях — без медосмотра и психиатрического освидетельствования, применяется часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф может составить до 130 000 рублей.
• Необеспечение работников СИЗ. За это применяется часть 4 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф может доходить до 150 000 рублей.
• Повторное нарушение. Если нарушение повторное, штраф может достигать 200 000 рублей, а в отдельных случаях возможно приостановление деятельности на 90 суток.

На этом месте обычно заканчивается идея «если что, просто заплатим».

А что с «мелкими» нарушениями

Есть и первая часть статьи 5.27.1 КоАП РФ — зона мелких нарушений. Например, когда не разработан отдельный документ, отсутствует единичный приказ или перечень.

Для должностных лиц здесь возможно предупреждение, для ИП штраф сравнительно небольшой — от 2 000 до 5 000 рублей.

Но считать такие нарушения безопасными — плохая стратегия.

Во-первых, штрафы суммируются. Во-вторых, нарушения все равно придется устранять. В-третьих, для организации суммы уже другие — от 50 000 до 80 000 рублей.

То есть «потом доделаем» часто оказывается просто дорогой формой самоуспокоения.

Что вообще проверяет инспектор в организации

Если смотреть шире, инспектора интересуют не только документы, но и сама связность системы. Обычно он проверяет:

• как оформлены трудовые отношения;
• как организована система охраны труда;
• проведена ли СОУТ;
• проходят ли работники обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования;
• ведутся ли журналы и графики инструктажей;
• прошли ли сотрудники обучение и аттестацию;
• выдаются ли работникам спецодежда, спецобувь и другие СИЗ;
• соответствуют ли рабочие места требованиям охраны труда;
• ведется ли учетная документация;
• застрахованы ли работники от несчастных случаев и профзаболеваний;
• нет ли на рабочих местах тех, кто не прошел обязательные процедуры.

Это полезный список не только для инспектора, но и для самого работодателя. По сути, это краткий тест на зрелость системы.

Какие документы придется предоставлять

При проверке обычно запрашивают:

• трудовые договоры или документы, подтверждающие оформление отношений;
• документы по системе охраны труда;
• документы по СОУТ;
• медицинские документы там, где они обязательны;
• журналы и графики инструктажей;
• документы об обучении и аттестации;
• приказы о назначении ответственных за охрану труда;
• акты внутренних проверок;
• документы по выдаче СИЗ;
• документы по пуско-наладочным и другим работам с новым оборудованием.

Инспекция может запросить и дополнительные бумаги, в том числе кадровые и бухгалтерские. Это еще раз показывает, что охрана труда не существует отдельно от кадрового контура и фактической жизни компании.

Как подготовиться к проверке по охране труда в 2026 году

Если убрать все лишнее, у работодателя есть четыре критических зоны, которые нужно проверить заранее.

1. СОУТ. Проведена ли специальная оценка условий труда там, где она обязательна. Если еще не проведена — хотя бы заключен ли договор на ее проведение.
2. Медосмотры и психиатрические освидетельствования. Есть ли у работников обязательные документы там, где они нужны.
3. Обучение по охране труда. Обучены ли руководители, ответственные лица, члены комиссии и работники. Есть ли подтверждающие документы.
4. СИЗ. Обеспечены ли сотрудники средствами индивидуальной защиты и подтверждено ли это документально.

Если система не собрана, базовый набор действий очевиден: заключить договор на СОУТ, направить сотрудников на медосмотры, выдать СИЗ, приказом назначить ответственного за охрану труда, проверить наличие удостоверений и протоколов, завести журналы инструктажей и закрыть обязательное обучение.

Какое обучение нужно сотрудникам

Одна из самых частых причин претензий со стороны проверяющих органов — недостаточная обученность персонала. Причем речь идет не только о рабочих, но и о руководителях, специалистах и ответственных лицах.

В исходных материалах в обязательный набор входят:

• обучение по охране труда для руководителей и специалистов;
• обучение для тех, кто входит в комиссию по охране труда;
• профпереподготовка ответственного за ОТ, если исходное образование недостаточно;
• пожарно-технический минимум для руководителей и специалистов;
• электробезопасность для технического персонала и ответственных лиц;
• обучение для высотных работ;
• профессиональная подготовка по выполняемым работам;
• другие направления, если они требуются по специфике деятельности.

Для бизнеса это означает простую вещь: обучение — это не галочка, а часть допуска людей к работе.

Что инспектор не имеет права делать

У работодателя тоже есть рамки защиты. Инспектор не вправе:

• проводить проверку без приказа или распоряжения главы ГИТ;
• проводить проверку, если не было уведомления или если она не отражена там, где должна быть отражена;
• требовать исполнения норм СССР или РСФСР как действующих оснований;
• запрашивать документы, не относящиеся к предмету проверки;
• если проверка идет по несчастному случаю, проверять все подряд без связи с этим случаем.

Это не значит, что с инспекцией нужно воевать. Но это значит, что работодателю полезно понимать рамки проверки, а не жить в режиме полного подчинения любой импровизации.

Можно ли обжаловать акт проверки или штраф

Да. Работодатель вправе обжаловать как акт проверки целиком, так и отдельные его части. Срок — 10 суток. Тот же срок действует и для обжалования протокола об административном правонарушении.

С 2021 года действует механизм досудебного обжалования, поэтому спор не обязательно сразу переводить в суд. Но на практике многие работодатели считают судебный путь более реалистичным, особенно если спор идет не о форме, а о сути нарушения.

Главное — не путать «обжаловать» и «надеяться, что само рассосется». Второе работает хуже.

Главный вывод для работодателя на 2026 год

Проверки по охране труда в 2026 году — это уже не редкое календарное событие, а постоянный риск, который живет рядом: в жалобе работника, в кадровом споре, в несчастном случае, в неподписанном журнале, в работнике, который давно трудится, а обучение у него все еще запланировано на потом.

Мораторий на плановые проверки не отменяет контроль. Цифровизация не делает инспекцию слабее. Профилактический визит не означает, что можно не шевелиться. А внеплановая проверка почти всегда приходит именно в тот момент, когда компания убеждена, что сейчас точно не до охраны труда.

Поэтому главный вопрос для работодателя в 2026 году звучит не так: придут или не придут?

Правильный вопрос другой: если придут завтра, вы покажете систему или только уровень своей импровизации.