Как без знания психологии получать 100%-ное выполнение задач

Я думаю, я не единственный руководитель, который столкнулся с ситуацией, когда подчиненный не выполнил задачу вовремя или выполнил ее неправильно. Со стороны руководителей часто слышу такие истории. Хотя не только со стороны руководителей, но и со стороны подчиненных.

Как раз совсем недавно обсуждали со специалистом ИТ его ситуацию:

Он получил емейл по почте от технического директора, в которой была написана задача и сроки выполнения. Специалист — человек ответственный, принял задачу и выполнил точно, как было написано, в сроки тоже уложился.

Наступил момент, когда руководитель должен принять задачу, специалист не беспокоится, но все пошло не так, руководитель высказал подчиненному претензию, что задача выполнена неправильно. Специалист сильно удивился, поднял письмо от руководителя и показывает ему, вот задача, а вот выполнение точно по письму.

Руководитель выругался, сказал, чтобы все переделал и ушел обозленный.

Оба сотрудника получили порцию негатива.

Специалист мне говорит, что у него после этого «руки опускаются», делать ничего не хочется.

Думаю, что руководитель тоже унес несколько неприличных фраз в своей голове в отношении специалиста, типа:

 — Вот же идиот, что не мог догадаться, как правильно!

После инцидента мы видим, как два человека сидят на своих рабочих местах, на лицах недовольство, в душе каждый чувствует напряжение, злобу и обиду.

По статистике негативное, эмоциональное состояние снижает производительность труда на 70%.

Молодой человек очень эмоционально рассказывал мне эту историю, хотя прошло уже несколько дней. То есть он носит это состояние с собой достаточно долго, я думаю, не только он, но и его руководитель.

Такие истории приводят к увеличению нагрузки, потому что переделывать задачу требует сил и времени, приводят к выгоранию и стрессу, как у руководителя, так и у подчиненного.

У меня в подчинении были разные люди, последнее время я работала с возрастными экспертами, каждый из которых имел свой взгляд на происходящее и был профессионалом высокого класса в своей сфере. Поверьте мне, очень непростые ребята. Но и к ним я смогла найти подход, причем для этого не надо быть гуру психологии, все дело в структурном подходе в работе с задачами.

Большинство людей хорошо выполняют поставленные задачи, когда они хорошо поставлены.

Что это значит?

Это значит, что у человека нет вопросов, как ее выполнять, он понимает ее ровно так, как и вы.

Это первое правило.

Помните, молодой человек выполнил задачу по написанному, но оказалось, что все равно неправильно, потому что руководитель написал задачу совсем не так, как сам ее понимал. 

Второе правило — у сотрудника должны быть все ресурсы для выполнения, такие как: время, информация, оборудование, финансы, знания и навыки, помощники. Если не будет хоть одной детали, то выполнение задачи будет под угрозой.

Например, стоит задача провести семинар, для этого требуется флип-чат, а его нет. Сотрудник бегает, выбивает оборудование, на подготовку у него времени не осталось и семинар прошел плохо.

Третье правило — проверьте каким образом он планирует выполнять задачу, это позволит вам определить минимально короткий путь, а значит сократит сроки и сэкономит силы подчиненного.

Как это выглядит на практике:

Моя история.

Мне необходимо, чтобы очень высоко квалифицированный специалист делился своим опытом, проводил обучения с персоналом.

Я назначила встречу с сотрудником, на встрече рассказываю ему про задачи, но человек не хочет принимать задачи, отмахивается, мол «я не умею». Я зацепилась за «не умею», и мы начали обсуждать, как проводить обучение, в какой форме, офлайн или онлайн, надо ли готовить презентацию.

Во время обсуждения мы выяснили, что презентацию готовить не надо, и человек расслабился, можно провести онлайн — уже легче выступать, чем перед публикой, готовится не надо, просто рассказывать ситуации из практики. Сотрудник вздохнул с облегчением и согласился. Мы договорились, что темы обучения будем скидывать в начале месяца на текущий месяц, а дату они будут согласовывать сами с отделом.

Следующим шагом: в начале месяца я отправила сотруднику таблицу, где указала все темы, по которым необходимо провести обучение, а также назначила бонус за каждое обучение.

Дальше я уже не проверяла, обучения проходили, как часы, все остались довольны — я, специалист, сотрудники.

Я не искала, где мотивация у этого человека, я использовала структуру постановки задач.

Такую структуру можно использовать в каждом случае, с любым подчиненным, хоть с начинающим, хоть с профессионалом, хоть с линейным сотрудником, хоть с нижестоящим руководителем. Всегда будет работать безотказно.