Оборудование из Китая: как избежать ошибок при покупке

Что нужно знать и уточнять у поставщика до заключения сделки

Прежде всего важно составить четкое техническое задание — для каких целей оборудование будет использоваться, какие технические характеристики должны быть и какие особые требования к нему предъявляются.  От этого зависит подбор модели, условия поставки, стоимость доставки и какой  комплект сопроводительных документов должен быть.

1. Назначение и параметры оборудования

• характеристики: мощность, производительность, габариты, напряжение, интерфейсы;
• требования к размещению: габариты, вес, условия эксплуатации;
• необходимость дополнительного ПО или управления;
• интеграция с уже существующим оборудованием.

Без конкретного описания китайский поставщик может прислать «типовую» конфигурацию, которая в итоге не подойдет.

2. Какие услуги по сопровождению оказывает поставщик

Есть в КНР заводы, которые ограничиваются только производством, не оказывая дополнительного сопровождения. Поэтому, если вам важно:

• оформление паспорта оборудования;
• сборка и проверка оборудования перед отгрузкой;
• пусконаладка в России;
• обучение персонала;
• гарантия на компоненты и т.п.

обсудите все эти нюансы с поставщиком заранее и зафиксируйте в договоре.

3. Как и где будет использоваться оборудование

Определитесь, кто будет работать с техникой и в каком режиме. Если планируется круглосуточная эксплуатация — уточните мощность и ресурс оборудования. Если планируете поставить на работу с оборудованием сотрудника без инженерного образования — важна простота управления и наличие инструкции на русском. Если техника поедет в другой регион — проверьте, сможет ли сервисный инженер туда добраться.

В случае, если вы покупаете новое, нестандартное или дорогостоящее оборудование, рекомендую провести аудит производства — организовать выезд команды на место или делегировать функцию доверенным партнерам в Китае. Это может быть ваш представитель, логист или агентство, которое проинспектирует производство, сделает видео, сверит параметры оборудования и проверит отгрузку.

У нас есть собственная компания в Китае, сотрудники которой берут на себя данный функционал: выезжают на завод, составляют отчеты, фиксируют все отклонения и ведут переговоры на месте.

Заключение контракта

На контракт с китайским поставщиком вы будете опираться при возникновении споров. Поэтому важно правильно его оформить и зафиксировать все ключевые условия. К составлению и согласованию документа рекомендую подключать юриста по международному праву.

Что необходимо включить в контракт:

• наименования сторон с реквизитами;
• общее описание товара;
• сумма сделки, валюта расчетов;
• условия оплаты: предоплата, остаток, сроки перевода;
• условия поставки по Инкотермс;
• сроки отгрузки и поставки;
• ответственность сторон, порядок урегулирования споров;
• подписи и печати сторон.

Контракт подписывается в двух экземплярах, в большинстве случаев на английском языке. Перевод на русский не обязателен, но если вам нужен на двух языках, позаботьтесь об этом заранее.

Что приложить к контракту:

• инвойс с точным перечнем, количеством, ценами;
• спецификация, если оборудование сложное, с техническими параметрами;
• гарантийные условия как отдельный пункт или приложение.

Гарантийные обязательства

Зачастую китайцы прописывают в контракте «гарантия — 12 месяцев». Но такая формулировка некорректна, и несет большие риски. Поэтому сразу уточните и зафиксируйте в документе:

• Когда начинается отсчет: с даты отгрузки или с момента получения?
• Что входит в гарантию: детали, ремонт, замена?
• Кто из сторон оплачивает обратную пересылку и повторную доставку?
• Как оформляется претензия и в какие сроки?

Для дорогостоящего оборудования желательно прописать отдельную схему — с контактным лицом, сроками ответов и возможностью привлечения независимой оценки.

Контроль качества и инспекция груза

Один из главных рисков при поставках из Китая — получить не то, что вы заказывали, или оборудование с браком. Если не организовать контроль качества заранее, вы рискуете обнаружить проблему только на складе в РФ — когда уже поздно.

Инспекция груза до отправки — это обязательный этап, особенно если поставка крупная или с нестандартными параметрами.

Рекомендую проводить контроль качества в два этапа: 

1. На производстве, до того, как оборудование упакуют. Проверить на соответствие спецификации, комплектацию и сборку.
2. После упаковки, перед отгрузкой — чтобы убедиться, что оборудование правильно зафиксировано, не повреждено и полностью соответствует заказу.

Проверку может провести покупатель, представители логистической компании или независимые эксперты. На мой взгляд, последний вариант — самый надежный, особенно в случае первой поставки.

Как проводится инспекция:

• визуальная проверка товара;
• проверка маркировки и серийных номеров;
• фотографии и видео упаковки, загрузки в контейнер;
• оценка условий хранения и соблюдения требований к транспортировке;
• подтверждение комплектности (по спецификации).

Контроль качества на производстве позволяет выявить проблему на месте, пока груз еще в Китае, помогает избежать дополнительных издержек и снизить риск срыва сроков запуска. 

Инспектор фиксирует отклонения в фотоотчете, отправляет его заказчику. Завод видит ошибку и дополнительно укомплектовывает поставку. Без споров и штрафов, которые не выгодны обеим сторонам.

Проверка должна завершаться официальным отчетом с фото и видео. Формат — не важен, однако, стоит зафиксировать следующие детали:

• номер заказа;
• наименование завода и контактные данные;
• список проверенных позиций;
• отметки о соответствии или несоответствии;
• фото каждой единицы оборудования, упаковки, маркировки;
• подписи исполнителя и дата.

Сертификация и таможенное оформление

Нередко возникают ситуации, когда пакет документов собран, а груз задержан на таможне. Чаще всего причинами являются —  ошибки в коде ТН ВЭД или маркировки, несоответствие в бумагах или отсутствие обязательного сертификата.

Выделю самые распространенные проблемы:

1. Несовпадение данных в инвойсе, упаковочном листе и декларации — основание для досмотра.
2. Отсутствие декларации ТР ТС или отказного письма — отказ в выпуске.
3. Заниженная стоимость — блокировка груза и доначисление пошлин.

Чтобы избежать задержки груза на таможне, штрафов и доначислений, важно заранее проверить: коды ТН ВЭД и маркировку (в том числе, ее корректное нанесение в соответствии с требованиями РФ), наличие необходимой сопроводительной документации и данных в ней (наличие всех печатей и подписей, заполнение всех важных разделов и т.п.).

Логистика и доставка

Когда логистика рассчитана неправильно, оборудование может застрять на границе, пойти в обходной маршрут или подорожать на 30%. Выбор транспорта влияет не только на цену, но и на сроки запуска: поставка с опозданием ломает график монтажа, сдвигает проект, вызывает недовольство клиентов.

Что влияет на стоимость логистики:

• габариты и вес: негабарит идет по индивидуальному тарифу;
• регион доставки: контейнер до Москвы и до Екатеринбурга — разные цифры;
• тип упаковки: паллеты, жесткая обрешетка, контейнер;
• способ крепления груза: спецтехника, фиксация, страховка.

Мы много раз сталкивались с ситуацией, когда оборудование не помещалось в стандартный контейнер или, например, привычный способ транспортировки не подходил из-за того, что необходимо бережное обращение с грузом. Тогда способ доставки подбирается  индивидуально и логистика просчитывается вручную.

Какой способ доставки выбрать:

• Если вы хотите сэкономить и сроки позволяют, морская доставка — самый выгодный вариант. Для крупных партий или негабаритного груза другой вариант очень сложно подобрать.
• Когда важна скорость — авиа или авто подойдут, но только для небольших и дорогих грузов: тарифы кратно выше.
• Железная дорога — компромисс по срокам и цене. Особенно удобна при доставке в центральную Россию. Но важны знать, какие есть условия на станции разгрузки: нужен ли подъем, техника для выгрузки, склад рядом.

Чтобы не выбирать вслепую, рекомендую оценить стоимость, сроки и условия по каждому маршруту и найти наиболее подходящий вариант. 

Страхование груза

Зачем страховать груз? Чтобы избежать проблем и сохранить бюджет в случае форс-мажора — даже при идеальной упаковке и нормальной погоде случаются задержки, повреждения, потери.

Страхование груза закрывает основные риски:

• порча при перегрузке;
• повреждение упаковки и содержимого;
• потеря контейнера;
• кража при транспортировке.

Точная ставка зависит от маршрута, типа груза и условий доставки. Обычно страхуют не только на сумму контракта, но и добавляют расходы на доставку и таможню, чтобы вернуть все затраты, если с грузом что-то случится.

Подведу итог, что нужно сделать, чтобы не потерять на импорте:

1. Подготовить четкое техническое задание на оборудование и обсудить все нюансы с поставщиком.
2. Проверить поставщика: документы, регистрация, история компании, обороты, чтобы избежать мошенников и поставки некачественного товара.
3. Зафиксировать условия сделки: описание товара, гарантия, оплата.
4. Организовать контроль качества: перед упаковкой и перед отгрузкой.
5. Убедиться в наличии всех документов (сертификаты, инвойс, ДТ), проверить правильность маркировки и коды ТН ВЭД.
6. Застраховать груз, выбрать выгодный и надежный способ доставки, подобрать маршрут и проконтролировать логистику.