Конференции как способ продвижения: что надо знать в 2025 году

Конференции — одна из популярных PR-активностей. Их любят за разнообразие, гибкость и эффективность. Можно подобрать мероприятия в зависимости от вашей индустрии, бюджетов, количества свободного времени, отношения к публичным выступлениям и других вводных. Польза будет для продвижения и компаний, и личных брендов топ-менеджеров и предпринимателей.

Ликбез по конференциям — в статье. Обсудим, ради каких целей стоит ходить на конференции, какие есть форматы участия, как выстроить отбор мероприятий и что важно при подготовке.

С чего начать

Первый шаг — разобраться, зачем вам конференции. Это отличный PR-инструмент, но нет смысла им пользоваться из-за скуки, повальной моды или нежелания пробовать что-то другое. Надо отталкиваться от целей, а еще от PR-стратегии, чтобы конференции работали на результат в комплексе.

Цели бывают разные:

• привлечь больше клиентов;
• повысить узнаваемость бренда;
• поделиться с рынком уникальными инсайтами;
• узнать, как идут дела у конкурентов;
• расширить профессиональный кругозор и нетворкинг.

Начинайте работу с конференциями после того, как вопрос «а зачем?» получает четкий ответ. Иначе есть риск потратить время, деньги, силы на десяток-другой мероприятий, но не увидеть выхлоп, потому что все это время следовало публиковать статьи в СМИ, или вести социальные сети, или вообще направить фокус в сторону продукта.

Кроме того, от целей зависят критерии, по которым мы оцениваем успешность участия в конференциях. Например, кому-то стоит смотреть на количество лидов — сколько потенциальных клиентов или партнеров оставили свои контакты. Кому-то интереснее вовлеченность в соцсетях — увеличилось ли число подписчиков, комментариев, лайков, упоминаний. А кто-то смотрит на ROI, то есть на возврат инвестиций. Универсального набора метрик не существует.

Гид по PR-стратегии →

В каких форматах можно участвовать

При слове «конференция» все сразу думают про выступление на сцене с микрофоном, красивыми слайдами и вопросами из зала. Но это не единственный формат участия. Разберем наиболее популярные:

1. Выступление в роли спикера. Надо подготовить и представить доклад по теме, согласованной с организаторами. Обычно 25-30 минут отведено на рассказ и 10-15 минут — на вопросы от слушателей, но тайминг лучше уточнять по каждой конкретной конференции.

Кому подойдет: тем, у кого есть хотя бы 2-3 года опыта в своей индустрии, в идеале — с реальными кейсами. Про навык публичных выступлений тоже не забываем: в спикерах важна харизма, открытость, умение вовлечь и заинтересовать аудиторию.

2. Круглые столы и дискуссии. Несколько экспертов, как правило, не более 5-6 человек, обсуждают одну тему. Каждый высказывает мнение, делится кейсами, можно задавать друг другу вопросы, делать мини-разборы или брейнштормы.

Кому подойдет: более опытным, уверенным экспертам с репутацией на рынке, с развитым личным брендом. На круглые столы и дискуссии редко зовут новичков.

3. Модерация. Снова дискуссии и, реже, круглые столы, но с другой стороны. Модератор направляет разговор, контролирует накал эмоций и управляет вопросами из зала. А иногда — полностью организует пространство, от темы до состава экспертов.

Кому подойдет: тем, кто мог бы участвовать в круглых столах и дискуссиях, но хочет более сложных, ответственных задач. Модераторами, как правило, становятся известные на рынке эксперты. Это почетная роль, требующая и экспертизы по теме, и управленческих навыков, и умения находить контакт с кем угодно.

4. Стенд. Это выставка, которая привлекает внимание к продукту и помогает заинтересовать потенциальных партнеров, инвесторов, клиентов. Очень популярный формат на отраслевых конференциях. Можно делать практически что угодно, от тест-драйвов до лекций и мастер-классов. Бренды часто готовят для стендов раздаточный материал.

Кому подойдет: бизнесу, которому есть, что показать. И речь идет не только про очевидные категории вроде еды, косметики или автомобилей. IT-компания, например, может подготовить стенд в формате демо-зоны с компьютерами, планшетами или VR-экранами, запустить геймификацию с мини-квестами, конкурсами или квизами, а еще — организовать лаунж-зону, где посетители отдыхают, заряжают гаджеты и заодно знакомятся с продуктом.

5. Партнерское участие. Инфопартнерство из разряда «прорекламировать конференцию в своих соцсетях» мы выносим за скобки — все об этом знают. Но можно устроить полноценное сотрудничество, в ходе которого вы поставите везде свои рекламные стенды, подарите гостям пирожные с QR-кодом, ведущим на сайт компании, или услышите со сцены «спасибо нашему партнеру «ООО Ромашка»». Условия бывают разные.

Кому подойдет: крупным компаниям, которые готовы вложиться в свое продвижение через конференции. Как вариант — на бартерной основе, если вы — ресторан или кейтеринговый сервис, способный накормить гостей, или отель, способный расселить всех на время мероприятия.

Перечисленные форматы актуальны не только в России. Если вы планируете развиваться на зарубежных рынках, хотите заявить о себе или своей компании перед клиентами, потенциальными конкурентами и партнерами, инвесторами, журналистами — обратите внимание на международные конференции. Это еще и хороший способ наладить нетворкинг. 

Как выстроить отбор конференций

Набор будет разным в зависимости от вашей ниши, цели, бюджетов и других вводных. На старте полезно изучить, какие конференции существуют:

• по формату: офлайн, онлайн, гибрид;
• по локации: например, в вашем городе, по всей России или на международном уровне;
• по тематикам: от маркетинга, продаж и IT до логистики и почвоведения, а еще бывают конференции широкого профиля, которые охватывают десятки отраслей;
• по уровню аудитории: например, есть мероприятия для начинающих управленцев, а есть закрытые ивенты для топ-менеджеров и инвесторов;
• по организаторам: можно поспрашивать коллег и знакомых, поискать отзывы в интернете и отсеять организаторов с сомнительной репутацией;
• по прошлым спикерам и участникам: если среди них были лидеры рынка, признанные профессионалы, это признак качественной конференции;
• по соотношению цены и ценности: важно учитывать, что некоторые конференции требуют не только платы за участие, но и дополнительных расходов на стенды, рекламу, логистику.

Как только появляется пул конференций, которые вам подходят, — надо собирать по ним информацию. Если, например, вы собираетесь готовить доклад, то каким требованиям он должен соответствовать? С кем и в какие сроки его согласовывать? Есть ли у вас релевантная для организаторов тема? Иногда тему подгоняют под конференцию, иногда — наоборот, ищут конференцию под тему. Оба варианта хорошо работают.

В результате получается актуальный список конференций и хотя бы примерные идеи, наброски, связанные с вашим участием. Остается связываться с организаторами, оформлять и подавать заявки, готовить презентации, стенды и т.д.

Главное — позаботиться об участии в конференциях заранее. Некоторые организаторы заканчивают прием заявок за полгода. А еще имеет значение сезонность: весной и осенью мероприятий больше, чем зимой и летом. Лучшее заранее спланировать, куда и когда ехать, продумать стыки между разными конференциями, разобраться с логистикой.

Почему не стоит все делать в одиночку

Участие в конференциях — это большая работа со своими нюансами. Если опыта не так много, то ошибок вряд ли получится избежать. Например, можно подготовить мудреную презентацию, в которой никто не разберется, или, наоборот, чрезмерно все упростить. Можно потратить солидные бюджеты на стенд компании, но не учесть предпочтения гостей, проиграть гонку за внимание и сидеть в одиночестве. Можно запутаться с логистикой, везде опоздать или потерять важный инвентарь.

Более того, в мире конференций нет универсальных ответов. Если что-то сработало сегодня — не факт, что это стоит повторять завтра. Одна и та же конференция за год иногда меняется до неузнаваемости, включая место проведения, пул тем и расписание.

Оптимальный путь — собрать команду, прежде чем начинать активную работу с конференциями. Часть задач вы со спокойной душой делегируете, а часть, если хотите, делаете сами, но вместе с профессионалами, которые подскажут, что и как лучше, помогут отрепетировать выступление, поделятся кейсами и т.д. Это ощутимая экономия времени, сил и денег. Да и выхлопа будет больше.

Подробнее про PR поговорим в следующих публикациях.