Эпикарт обеспечил поставку топлива по ГОЗ на новые территории

Движение к точке Б: что мы сделали и какие этапы стали ключевыми

Команда Эпикарт предложила провести аудит текущей схемы, оценить риски и сформировать план работы, который позволил бы привести процессы в соответствие требованиям 275-ФЗ и снизить стоимость ГСМ.

Первым шагом стало разъяснение клиенту того, как именно можно использовать специальные счета в рамках ГОЗ. На консультации мы разобрали механизм списания средств, лимиты, правила раздельного учета и показали, что в пределах действующего законодательства исполнители вправе направлять часть средств со спецсчетов на закупку топлива. Для перевозчика это означало возможность закрывать свои потребности по маршрутам следования автотранспорта без риска нарушить требования своего контракта по конкретному гособоронзаказу. 

После этого мы совместно изучили договоры, с которыми компания уже работала. Клиент принес нам типовой договор поставки, подписанный ранее с другим поставщиком. Этот документ не прошел предварительную экспертизу в ПСБ. В нем отсутствовали несколько ключевых условий, касающихся назначения платежей и порядка расчетов по контрактам с ИГК. Мы детально объяснили бухгалтерии клиента, какие положения должны быть отражены, чтобы банк пропустил документы без замечаний. На основе используемой в Эпикарт типовой формы мы подготовили новую редакцию договора: учли специфику перевозчика, количество объектов и особенности работы со спецсчетами. Отдельно обсудили технический момент, который часто вызывает вопросы: с одним исполнителем государственного контракта можно заключать несколько договоров, по каждому объекту или направлению. Это упрощает для клиента учет затрат и снижает риски ошибок при обосновании операций.

После консультативного блока компания приняла решение заключить с нами несколько договоров поставки. Это позволило направить средства со специальных счетов на закупку топлива и подключить топливные карты, которые работают на новых территориях России. Для компании это стало удобным инструментом: каждая операция по карте привязывается к конкретному договору, а движение топлива можно контролировать в режиме реального времени. Маршруты, на которых раньше приходилось искать разовые решения, получили стабильные точки заправки.

Следующая задача была сложнее и требовала отдельного проектного подхода. Клиенту нужно было организовать крупную закупку топлива с доставкой на базы в двух регионах. С одной стороны, требовалось соблюсти требования ГОЗ и корректно провести оплату. С другой — обеспечить логистику с учетом сроков, установленных в государственном контракте.

Мы предложили схему, которая сочетала экономию и предсказуемость. Эпикарт взял на себя закупку у проверенных поставщиков, что позволило получить топливо с существенной скидкой. Команда оперативно открыла клиенту необходимые счета в ПСБ, подготовила документы и провела все банковские операции через уполномоченный банк.

Отдельным этапом стала организация доставки. Маршруты проходили в том числе через новые территории, где важно заранее проверять состояние инфраструктуры, наличие работающих АЗС и доступность дорог. Мы согласовали графики с поставщиками, рассчитали время движения бензовозов, уточнили условия въезда на объекты и обеспечили поставку на обе базы в установленные сроки.

В процессе подготовки мы также заранее объяснили клиенту, как организовать раздельный учет топлива при работе по нескольким договорам. В частности, если один рейс закрывает потребности сразу по нескольким объектам, компания может разбить одну транзакцию получения топлива на отдельные операции по отдельным гособоронзаказам. Каждая операция — это отдельный комплект документов, который далее идет в бухгалтерию по соответствующему договору. Такой механизм особенно важен, когда у клиента несколько параллельных проектов по ГОЗ, и необходимо корректно распределять затраты. Благодаря этому подходу клиент смог исключить риск некорректного отражения расходов и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Для нашего клиента это стало новым форматом работы: мы сопровождали весь процесс — от подготовки документов и настройки счетов до фактического прибытия бензовозов на территорию объекта.