Как RFID-технологии помогли ПИМУ сократить инвентаризацию до 15 минут

Первые шаги: от тендера к выбору технологии

Чтобы решить сложнейшую задачу по автоматизации учета основных средств Приволжский исследовательский медицинский университет объявил тендер для интеграторов, готовый взяться за реализацию. Университет — это 9 факультетов, 59 кафедр и более 50 000 единиц имущества, разбросанных по многочисленным корпусам. Первоначально ПИМУ рассматривал решение на основе штрих-кодов, но быстро понял его ограничения.

На тестовом сканировании стало ясно: чтобы пересчитать все имущество в одном кабинете с штрих-кодами, потребуется 20-30 минут. С RFID ту же работу можно сделать за 30 секунд.

Иван Мальшиков, ведущий аналитик ПИМУ

Полевое исследование: три дня в корпусах ПИМУ

Перед внедрением было проведено тщательное обследование:

• Анализ текущего состояния ОС и имущества во всех основных корпусах;
• Определение «проблемных» зон: лаборатории с металлическим оборудованием, хранилища реактивов;
• Тестирование разных типов меток на различных поверхностях;
• Составление карты покрытия RFID-сигнала.

В патологоанатомическом корпус стояли десятки микроскопов 1980-х годов выпуска — каждый нужно было маркировать, не повредив.

Ведущий аналитик ПИМУ

Маркировка: три месяца кропотливой работы

Процесс маркировки занял почти 3 месяца и столкнулся с несколькими ключевыми сложностями:

1. Двойной стандарт меток:
   • Для обычных поверхностей использовались стандартные RFID-метки
   • Для металлического оборудования требовались специальные металлизированные метки
   • Особый случай — оборудование, которое формально не принадлежит университету. Для него была разработана система желтых этикеток — для маркировки личного имущества сотрудников ПИМУ, которое используется для работы на территории университета
2. Проблема неучтенного оборудования:
   • Около 50% техники не было оформлено в 1С
   • Включая дорогостоящее оборудование за 20-40 млн рублей
   • Дорогостоящая гильотина могла числиться как временно находящаяся на территории
3. Организационные сложности:
   • Работа велась одновременно в 9 корпусах
   • Требовалась координация с 700 материально-ответственными лицами

Мы создали детальный Excel-каталог с фото и местами крепления меток — это стало настольной книгой для кладовщиков.

Иван Мальшиков

1. Технические нюансы:
   • Стандартные метки не всегда подходили по размеру
   • Для некоторых видов оборудования требовалась индивидуальная настройка

Пришлось дорабатывать мобильное программное обеспечение Клеверенс для записи на метку произвольных 24-символьных кодов вместо стандартных EAN13.

Ведущий аналитик ПИМУ

Весь процесс сопровождался созданием подробной документации, что впоследствии значительно упростило обучение персонала и добавление нового оборудования. Так, например, был создан подробный фотоотчет по каждому типу оборудования. Теперь при новой поставке сотрудники могут открыть каталог и сразу понять, куда клеить метку.

Программные доработки под нужды ВУЗа

Интеграция с 1С потребовала серьезной адаптации:

• Разработали механизм учета грантового оборудования (которое нельзя ставить на баланс)
• Создали систему фотофиксации повреждений при списании
• Реализовали проверку прав доступа при перемещении имущества

Итоги

После полного внедрения:

• Время ежегодной инвентаризации сократилось на 87%
• Количество ошибок учета уменьшилось до 0,2%
• Обнаружено 214 единиц «потерянного» оборудования на сумму 38 млн рублей

Сейчас мы уже не представляем, как раньше работали без этой системы. Это как перейти от бумажных карт к электронным медицинским записям — назад дороги нет.

Иван Мальшиков