КЭДО на базе Saby в международном бизнесе: кейс ATALIAN GLOBAL SERVICES
С Saby Staff холдинг автоматизировал кадровые процессы с иностранными сотрудниками и снизил риски, связанные с миграционным законодательством
Задача:
Бизнесу требовалось перейти с бумажного делопроизводства в цифровой формат. Главный запрос — снизить репутационные и юридические риски, связанные с нарушением миграционного законодательства.
Для этого было необходимо:
- Настроить бесшовное взаимодействие Saby Staff с 1С:ЗУП за счет модуля расширения КЭДО. Это позволит кадровым специалистам работать из привычной учетной системы.
- Дополнить функционал КЭДО мобильным приложением Saby My для быстрого доступа к кадровым документам при миграционных проверках в «полях».
Причина:
В штате ATALIAN GLOBAL SERVICES 1 500 сотрудников. Из них 95% работают на объектах заказчиков в 11 регионах России. Документы приходилось отправлять почтой, что было затратно и неудобно. При этом иностранные сотрудники не всегда могли иметь под рукой бумажный трудовой договор в случае миграционного контроля. Поэтому требовалось решение, которое не только оптимизирует документооборот, но и обезопасит работодателя и его сотрудников.
Причины перехода на КЭДО: распределенная структура и миграционные риски
ATALIAN GLOBAL SERVICES — международный холдинг с головным офисом во Франции и присутствием в 35 странах Европы, Северной Америки, Юго-Восточной Азии и Африки.
На российском рынке компания работает с 2015 года, предоставляя услуги технической эксплуатации коммерческой недвижимости, профессиональной уборки и административного управления.
В российском подразделении 1 500 сотрудников, при этом 95% работают на объектах заказчиков в 11 регионах страны. Такая территориальная распределенность потребовала пересмотреть подход к кадровому документообороту.
Причина №1. Логистика бумажных документов.
Пакеты официальных бумаг приходилось отправлять почтой между городами. Это требовало дополнительных расходов и не исключало риски задержки или утраты оригиналов.
Причина №2. Повышенные юридические требования.
Более значимым обстоятельством стала высокая доля иностранных работников — 70% штата. Это накладывает дополнительные требования к соблюдению миграционного законодательства и усиливает юридическую ответственность работодателя.
В ситуациях миграционного контроля сотруднику может потребоваться оперативно подтвердить наличие трудового договора. Наличие документа в цифровом формате позволяет сделать это незамедлительно, снижая вероятность претензий со стороны контролирующих органов.
Подход к выбору решения КЭДО
Проанализировав предложения на российском ИТ-рынке, компания остановилась на решении Saby Staff. Определяющими стали несколько критериев:
- В приоритете был мобильный доступ к документам — это было главным запросом со стороны генерального директора.
- Существенную роль сыграли удобство функционала для кадровой команды, гибкая настройка прав доступа и оперативная техподдержка.
- Отдельное внимание уделили соответствию требованиям 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующего порядок обработки и хранения персональной информации.
Организация перехода на Saby Staff: от пилота к масштабированию
Этап I. Пилот на административной команде.
Систему запустили для административно-управленческого блока. Совместно с экспертами Saby были переведены в цифровой формат ключевые процессы: оформление приема и перевода, согласование отпусков, подача заявлений, выпуск справок и подписание приказов.
Кадровые специалисты уверенно освоили работу в Saby и стали внутренними консультантами для руководителей.
Этап II. Масштабирование на юридические лица.
К системе подключили 6 юрлиц компании. В контур КЭДО вошли 300 сотрудников с иностранным гражданством. Обучение строилось на практических сценариях с наглядными инструкциями, что позволило упростить адаптацию к новой системе.
В результате все кадровые операции перешли в электронный формат. Процессы стали быстрее, прозрачнее и безопаснее как с точки зрения внутреннего контроля, так и с точки зрения соблюдения законодательства.
Цифровая модель кадровой работы
В Saby Staff реализовано 20 кадровых процессов — от трудоустройства до ознакомления с локальными нормативными актами.
Интеграция с 1С:ЗУП позволила сохранить привычную среду работы для кадровых специалистов. С помощью модуля расширения КЭДО документы можно подписывать прямо в учетной системе — без переключения между программами.
Как это работает: специалист кадров направляет документы из учетной системы в Saby, сотрудник подписывает их онлайн, статус отображается в режиме реального времени, после чего подписанный экземпляр автоматически возвращается в 1С.
Интерфейс Saby Staff дополнительно адаптировали под фирменный стиль компании, благодаря чему платформа органично встроилась в корпоративную среду. При входе в систему, сотрудник видит знакомые цвета и логотип компании. Для распределенной команды такой подход усиливает вовлеченность и поддерживает HR-бренд.
Для специалистов, работающих вне офиса, важным инструментом стало мобильное приложение Saby My. Через него можно оформить и подписать документы за несколько минут. А если иностранному сотруднику понадобится предъявить инспектору МВД трудовой договор, ему достаточно открыть его в приложении.
Татьяна Петрова, директор по персоналу ATALIAN GLOBAL SERVICES:
Для нас Saby — это в первую очередь защита. 70% сотрудников — иностранцы, и теперь они в любой момент могут открыть трудовой договор в телефоне и предъявить его при проверке.
Второй момент — распределенность команды. С Saby Staff все работает мгновенно, больше не нужно пересылать документы и месяц ждать подписания. Весь цикл с учетом согласований занимает не больше двух часов. Это колоссальная разница в скорости и прозрачности.
Стратегия цифрового развития ATALIAN GLOBAL SERVICES
В планах международного холдинга — интеграция Saby Staff с Bitrix24. Связка двух систем позволит автоматизировать процессы адаптации и оценки персонала по методу 360°.
Стратегическая цель — сформировать сквозной цифровой путь сотрудника: от выхода на работу и периода адаптации до профессионального роста и завершения сотрудничества.
40% экономии времени на работу с кадровыми документами
Документы больше не нужно отправлять почтой, ждать доставки и повторно подписывать — согласование и подписание проходят онлайн в течение одного рабочего дня.
20 кадровых процессов в электронном формате
В цифровую среду перенесены: прием и перевод сотрудников, оформление отпусков, подача заявлений, подписание приказов, выдача справок, ознакомление с локальными нормативными актами и другие операции.
100%-ная защита работодателя от юридических рисков
КЭДО на базе Saby Staff открывает оперативный доступ к трудовым договорам и сопутствующим документам. Для компании с высокой долей иностранных сотрудников это критично. При проверках можно легко подтвердить трудовые отношения в любом месте, например, в метро.
Источники изображений:
Личный архив компании «Тензор» (разработчик Saby)
Рекомендации партнеров:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Социальные сети