Как АКГ «Капитал» внедрил комплексную автоматизацию на производстве

Ключевые цели, которые мы поставили

• Наладить корректный и прозрачный расчет себестоимости,
• Консолидировать все операции в единой системе,
• Получать управленческую отчетность без задержек,
• Снизить зависимость от Excel и ручных сводов.

Этапы проекта: от целей к результатам

Постановка целей и приоритетов

Первое, что мы сделали — зафиксировали, какие задачи должны быть решены в первую очередь. Сосредоточились на базовых процессах: учет затрат, формирование себестоимости, отчет о прибылях и убытках.

Подготовка данных

Одним из самых трудоемких этапов стала работа с исходными данными. Номенклатуру, контрагентов и статьи затрат привели к единому виду, убрали дубли, установили единую классификацию. Если пренебречь этой подготовкой, система начнет выдавать искаженные цифры уже на первом закрытии месяца.

Настройка учетной политики

Для корректной работы системы заранее определили правила распределения затрат, порядок расчета себестоимости, структуру статей и методику закрытия периода. Это стало основой для того, чтобы цифры в отчетах были единообразными и сопоставимыми.

Начало работы в системе

Важное решение — сотрудники начали вносить текущие операции в систему с первого дня внедрения, а не параллельно вести старый учет. Это помогло сразу отладить процессы, увидеть слабые места и выработать единые правила работы.

Регулярное закрытие периода

Даже несмотря на ошибки первых месяцев, мы закрыли учетные периоды по новой системе. Такой подход дисциплинирует и помогает быстрее наладить ритм: все понимают, что цифры должны быть готовы к определенной дате.

Минимизация доработок

Мы отказались от обширных доработок и программирования. Процессы подстраивались под стандартную логику системы. Это позволило сократить сроки и получить результат более оперативно.

Получение отчетности

Уже через три месяца компания получила три отчета: PnL, Отчет о валовой прибыли и анализ себестоимости. Эти отчеты стали базой для принятия решений, избавив собственников и ТОП-менеджмент от необходимости сверять данные в десятках Excel-файлов.

На практике многие проекты по автоматизации сталкиваются с проблемами. Чтобы этого избежать, стоит учитывать типичные ошибки, с которыми чаще всего сталкиваются компании.

Рекомендации компаниям

1. Нечеткие цели проекта. Если автоматизация запускается без конкретных задач и измеримых показателей, проект становится неуправляемым. Чтобы избежать этого, необходимо еще на старте зафиксировать конкретные цели: сокращение времени закрытия месяца до пяти рабочих дней, снижение ошибок на 20% или получение управленческой отчетности в срок до 10 числа каждого месяца.
2. Недооценка качества данных. Система не сможет корректно работать, если в нее загружаются неполные, дублирующиеся или противоречивые данные. Поэтому этап подготовки данных необходимо включать в план проекта: очистить справочники, определить единые правила кодировки и убедиться, что все подразделения используют одинаковые форматы.
3. Избыточные доработки. Рекомендуем максимально использовать стандартный функционал системы и прибегать к доработкам только в случае, если они критически необходимы для бизнеса и их эффект можно измерить.
4. Отсутствие регулярного закрытия. Если организация откладывает проведение первого управленческого закрытия периода до момента полной отладки системы, процесс может затянуться на неопределенный срок. Практика показывает: закрытие периода необходимо запускать как можно раньше, даже если на первых этапах оно сопровождается ошибками. 
5. Сопротивление сотрудников. Чтобы минимизировать этот риск, важно вовлекать сотрудников на всех этапах внедрения: объяснять цели проекта, проводить обучение и показывать, как именно новая система упрощает их работу.