Автоматизация «первички»: как ИИ помогает бизнесу обрабатывать документы

Сложности компаний при работе с документами

Любой бизнес, независимо от отрасли, ежедневно сталкивается с огромным потоком первичных документов. Они поступают через самые разные каналы: электронную почту, курьерские доставки, сервисы ЭДО, мессенджеры. Нередко «первичку» приходится заносить в учетную систему вручную, например, в «1С».

На обработку одного комплекта документов у сотрудников, по нашим подсчетам, уходит от 10 минут до трех часов. Не забудем и про отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтеров и финансистов возрастает в разы. Неизбежны переработки, специалисты остаются по вечерам и выходным, а это никому не нравится. Но помимо снижения мотивации, ручной ввод данных влечет ошибки, а они, в свою очередь, чреваты несвоевременной сдачей отчетности, штрафами и управленческими рисками.

В крупных компаниях и организациях счет идет на сотни сверок ежедневно: с одним из наших заказчиков мы подсчитали объем его «первички» — 3 грузовика документов в год. На этом примере легко представить, сколько сил и рабочего времени сотрудников съедают такие рутинные операции, и какую пользу может принести сервис по интеллектуальной обработке документов (IDP, Intelligent Document Processing).

Какие задачи решает IDP-сервис

IDP-сервисы автоматизируют распознавание и классификацию бумажных документов и скан-образов с помощью искусственного интеллекта. Схема обработки включает несколько этапов.

В первую очередь сервис накладывает текстовый слой на изображение. Затем, если файл содержит несколько видов «первички», сервис разбивает его на отдельные документы и определяет тип каждого из них: счета, акта, товарной накладной или УПД. Далее извлекается ключевая информация: реквизиты (ИНН, наименования контрагентов), номенклатура и др.

Чтобы удостовериться, что в комплекте документов везде совпадают ИНН, контрагент, даты, суммы, сервис может сверить данные. Междокументная проверка позволяет избежать внесения некорректной информации в учетную систему.

После обработки распознанная информация автоматически заносится в «1С». Далее специалисту остается пробежаться глазами и проверить результат. Бесшовный ввод данных в учетную систему обеспечивается с помощью коннектора.

IDP-сервис экономит время бухгалтеру при обработке больших номенклатур, т.к. может сопоставить номенклатуру из справочника «1С» с наименованиями в номенклатуре у контрагента. При распознавании данных в документе поставщика сервис автоматически подставит подходящие элементы из справочников «1С» компании.

Также IDP-сервис может сопоставить контрагентов с объектами из базы «1С». Это позволит проверить наличие контрагента в справочнике (заведен ли поставщик в систему) или обнаружить ошибку в реквизитах «первички».  

Как выбрать IDP-сервис

При выборе обратите внимание на несколько критериев. Первый касается распознавания разных типов документов. Обычно сервис из «коробки» может обрабатывать только определенные виды документов, например, документацию для сдачи бухгалтерской отчетности. Если же компании необходимо распознавать нетиповые документы, например, чеки, авансовые отчеты, акты на списание материалов, то IDP-платформа должна быстро и легко настраиваться для этих целей без привлечения вендора. Так, некоторые сервисы включают обучение ML-модели без помощи ИТ-специалистов и распознавание неструктурированных документов с LLM.
Эта функциональность позволяет масштабировать продукт для обработки любых корпоративных документов и сократить срок окупаемости вложений в ПО.

Следующий критерий — интеграция с учетными системами. Уточняйте у вендора наличие готовых коннекторов к системам учета и возможность интеграции по API.   Также важно обратить внимание на совместимость IDP-сервиса с определенными конфигурациями учетной системы.

Опции по разделению файла на отдельные документы, их классификация и сортировка. Если идет загрузка с потокового сканера, сервис автоматически разобьет файл на отдельные документы: акты, счета-фактуры, товарные накладные и УПД.

Проверка наличия печати, подписи и других графических элементов позволяет исключить проведение нелегитимных документов. Распознавание рукописного текста пригодится в случае, если номера и даты в документах написаны от руки.

Скорость распознавания. Для ориентира — 15 секунд на страницу, достаточно высокий показатель .

Вариант установки сервиса. Локальное размещение (On Premise) на сервере компании для максимальной безопасности, документы не покидают корпоративный контур. Или облачный сервис, работающий по модели SaaS на сторонних серверах. Такая лицензия обходится дешевле. Важно, чтобы в обоих случаях соблюдалось законодательство по защите персональных данных.

Кейсы клиентов

Результаты внедрения интеллектуальной обработки документов можно увидеть на практике использования IDP-сервиса SL Soft AI. Один из ретейл-игроков в стране обрабатывает около 250 тыс. пакетов первичных документов от поставщиков ежемесячно. Это «хвост» — те контрагенты, которые по каким-то либо причинам не уходят в «цифру» и не работают с ЭДО. Здесь, как правило, документы приходят в невысоком качестве, как фотографии, единым файлом (в некоторых случаях до 2 ГБ). А обрабатывать нужно в среднем 40 полей — все они направляются в учетную систему. Раньше это требовало колоссальных усилий и штата специалистов по документообороту. Какой результат получен после внедрения IDP-сервиса? Программа забирает документы из разных источников, автоматически разделяет на отдельные документы и распределяет по сотрудникам. В результате в 2 раза ускорилась обработка документов и сэкономлен ресурс 50 сотрудников.

Другой пример — финансовый департамент крупного госоргана. Именно здесь в год обрабатывается 3 грузовика «первички». Ежедневно сотрудники сверяют 500-600 платежных поручений. Прежде специалисты распечатывали все бумаги, раскладывали на столах и вручную обводили нужные данные, сверяя их между собой. Сейчас IDP-сервис проверяет 12 типов документов и передает данные в учетную систему. Время на их обработку сократилось в 3 раза.   

Есть кейсы и с большими объемами. Например, один из клиентов обрабатывает более 400 тыс. страниц в месяц, включая неформализованные акты от контрагентов по всей стране. Для подобных масштабов бизнеса автоматизация — единственный способ сохранить управляемость. После внедрения IDP-сервиса объем ручных операций с документами снизился до 70%, а вместе с этим — и количество ошибок и опечаток.

В условиях, когда компании ищут резервы, именно интеллектуальные технологии позволяют высвободить время специалистов для более ценных задач, снизить расходы и риски штрафов.