Как за год прошли адаптацию 9 тысяч новых сотрудников. Кейс Банка ПСБ

О кейсе рассказали Морковкин Иван, Сыскова Галина, ПСБ
Проект выполнен совместно с Глобэкс АйТи (партнер Websoft)

В Банке приняли решение:

• Охватить планами адаптации всех новых сотрудников.
• Сделать возможность быстро и гибко настраивать планы адаптации под любые роли, вплоть до индивидуального плана.
• Выстроить и автоматизировать на платформе Websoft HCM все планы адаптации в двух форматах:

1. Общая адаптация, которая направлена на социализацию и ознакомление с организационными вопросами. Назначается для каждого нового сотрудника. В этом формате участия наставника не требуется.

2. Кастомизированные, функциональные планы адаптации — это погружение именно в должность, в роль. Самая большая потребность в таких планах есть в тех направлениях, где много массовых позиций: это IT, сервисные центры, розничный бизнес и средний-малый бизнес. Этот формат предполагает взаимодействие с наставником.

Реализация

1. Дорожная карта для нового сотрудника

Блок адаптации является значимым, но только одним из кусочков этого пирога — цикла обучения. На первом шаге нам удалось построить ясную дорожную карту, благодаря которой каждый сотрудник понимает, как он может не только осваивать необходимые здесь и сейчас знания, но и работать на опережение, строить карьеру.

2. Пилотные проекты

До успешного внедрения мы провели пилоты, которые не взлетели.

Пилот 1. От розничного бизнеса был запрос на создание программы адаптации для массовых позиций в максимально сжатые сроки, и мы решили протестировать типовое внедрение Websoft. Здесь мы столкнулись с тем, что сразу получили большое количество запросов на доработку, кроме того, сопровождение процесса адаптации занимало много времени.

Пилот 2. Мы решили сделать еще один пилот — частично кастомизировали текущее решение и прописали регламент по адаптации. Тем не менее, вовлеченность сотрудников оставалась низкой.

На этом этапе мы проанализировали всю обратную связь, и это помогло нам точнее сформулировать видение целевого процесса и понять необходимые шаги для реализации.

3. Главная фишка

Внедренная в итоге и взлетевшая программа адаптации может автоматически учитывать потребности относительно каждой роли в банке на основе должности, подразделения, штатного расписания и в целом на основе совокупности разных критериев.

В момент назначения программы, помимо типового плана, который назначается для всех сотрудников, система анализирует персональную роль сотрудника и назначает ему необходимый функциональный план. Таким образом, у нас получился некий конструктор, в рамках которого мы можем спроектировать любой план адаптации для любой роли, вплоть до личного, персонального плана.

4. Как все выглядит

Для сотрудника

• Есть дашборд, таймлайн, основная информация по процессу
• Программа поделена на временные периоды, и в каждом периоде прописаны задачи
• Удобная система фильтров, можно посмотреть, какие задачи предстоят, у каких истек срок выполнения
• Каждую задачу можно открыть и оценить выполнение, не переходя на другие страницы

Количество задач в функциональных планах может быть разным, зачастую их более 100. Самый, наверное, объемный план содержит порядка 400 задач. Цифра может показаться огромной, но все задачи очень понятные, маленькие и прикладные. По опыту сотрудники все успевают.

Для руководителя/наставника

• Руководитель видит такой же дашборд с основной информацией по программе сотрудника
• Есть те же периоды, фильтры
• Руководитель может посмотреть, какие задачи у сотрудника просрочены, какие выполнены
• Видно, какие задачи относятся к сотруднику, а какие к руководителю, либо к наставнику
• У руководителя есть возможность добавить неограниченное количество задач, если их нет в функциональном плане. Добавленная задача сразу же отображается у сотрудника

5. Как делали?

Совмещение подходов Waterfall и Agile. Сформировали пул функциональных требований, разделили его на этапы, а затем встречались на еженедельной основе, чтобы посмотреть реализуемый функционал и согласовать изменения.

Прототипирование и отрисовка интерфейсов экранных форм:

• верстка посадочной страницы с основной информацией по новой программе
• верстка страницы по планам адаптации для сотрудника / руководителя / наставника

Разработка и тестирование:

Аналитика и тестирование проводились как со стороны Банка, так и со стороны партнера-разработчика. Именно благодаря этому в момент внедрения полной программы мы столкнулись с минимальным количеством ошибок. Наша рекомендация — если есть возможность, используйте такую схему.

Обязательно делайте документирование. Это нужно, чтобы понимание того, как реализован функционал было не только у отдельных исполнителей в проекте, но у всех участников и у тех, кто дальше будет сопровождать и развивать систему.

Внедрение и коммуникации

Было принято решение масштабировать тот технический продукт, который получился, сразу на весь Банк.

Массовый релиз системы поддерживался большой коммуникационной кампанией, начиная от привлечения топ-менеджмента и заканчивая проведением регулярных вебинаров для наставников и для руководителей.

Вовлечение руководителей очень важно. Мы делаем ставку на коммуникацию и на выстраивание постоянного взаимодействия с руководителями, так чтобы они сами для себя понимали ценность и значимость программы адаптации.

Методологическое сопровождение

Каждый новый функциональный план адаптации собирается в диалоге с бизнес-заказчиком:

• Заказчик обозначает потребность, и дальше совместно с методологами определяется, какого типа активности необходимо включить, доступ к какой теоретической базе предоставить.
• Заказчик проверяет план на тестовом контуре.
• Только после этого план появляется в системе, и новый сотрудник получает его в первый день работы.

Для получения теоретических знаний используются учебные каталоги, лонгриды, текстовые материалы, дистанционные курсы.

Для отработки навыков прописаны самые разные активности: ролевые игры, наблюдение и обратная связь, оценочный лист, который должен заполнить либо руководитель, либо наставник.

Важный аспект: если происходит апдейт плана по компании, то для новичков, которые получили план прежней версии, ничего не меняется и они идут по плану, с которым стартовали.

Про отчеты

В компании важно видеть отчетность в разных срезах, и одной из первых доработок стала возможность выгрузить большой детальный отчет: по каждому сотруднику, по статусам всех задач.

Далее, конечно, спросили у бизнеса, какие отчеты нужны. Предусмотрели возможность для определенных ролей в Банке в режиме онлайн выгружать все необходимые отчеты, чтобы в любой момент понимать, что происходит с адаптацией в команде.