Как потеря документов приводит к правовым рискам

Зачастую, к вопросу хранения документов подходят как простой задаче, не требующей особого внимания. Но как показывает практика гражданских споров, потерянные документы могут привести к существенным рискам.

В корпоративных конфликтах, юридически значимые обстоятельства подтверждаются доказательствами в виде подписанных документах. Суд не будет разрешать спор на основании эмоциональной убежденности одной из сторон без наличия документарных доказательств. Таким образом, непредоставление документов усложняет защиту интересов, даже когда есть прочие обстоятельства.

Документы, которые теряются чаще всего

Компании чаще всего могут терять следующие виды документов:

• договоры и допсоглашения;
• первичные документы (акты, УПД и т.п.);
• расписки;
• юридически значимую деловую переписку.

Причем, потеря происходит не по причине чрезвычайной ситуации, а из-за несерьезного отношения к учету документов, как было сказано выше. 

Одна из причин «спокойного» отношения к документам заключается в иллюзии того, что после исполнения обязательств документ уже не так важен. Но юридическая значимость документов может действовать намного дольше, например:

• Контрагент (клиент или поставщик) может предъявить претензию через значительный срок.
• Налоговая проверка может потребовать документы за прошлые периоды.
• Банкротство также требует предоставления документов за прошлые периоды.
• Могут оспариваться прошлые сделки.
• Прочие спорные ситуации.

Документ — это важная доказательная база в конфликтных ситуациях, а не простой хранитель информации.

Цифровой обмен документами

В настоящее время бумажное делопроизводство уходит на второй план. Все чаще компании ведут деловую переписку в электронном формате:

• мессенджеры;
• электронная почта;
• подписание договоров и документов в ЭДО;
• подтверждение операций в интернет-банках.

Перечисленные выше электронные каналы также являются юридически-значимыми и будут иметь силу в разрешении споров, наряду с бумажными документами. Таким образом, документооборот — это комплексный вопрос, включающий бумажные и электронные форматы.

Рекомендации для правильного учета документов

Совет первый: храните длительное время все документы, после закрытия сделки.

Как было сказано выше, юридическая значимость документов может действовать намного дольше. Например, претензии контрагента или налоговые проверки возможно через длительный период времени.

Совет второй: организуйте резервное копирование рабочих данных.

Не храните копии документов или базы данных в одном экземпляре. Периодически создавайте резервные копии для минимизации риска потери важной информации.

Совет третий: храните электронную переписку.

В спорных и конфликтных ситуациях доказательством может послужить переписка по электронной почте и мессенджерах. Сохраняйте важную электронную переписку.

Совет четвертый: организуйте системный учет документов.

Документы содержат рабочую информацию, относящуюся к персоналу, финансам и контрагентам. Системный документооборот делает эти данные пригодными для учета, поиска, анализа и принятия решений. Без системной работы с документами сложно построить прозрачную и управляемую компанию.

Итог

Подход к учету документов отражает уровень управления юридическими рисками в компании.

Правильная организация хранения документов является ключевым вопросом правовой безопасности при возможных спорных ситуациях с контрагентами или госорганами.