Учет договоров: как превратить его в управленческий инструмент

Многие руководители уверены, что работа с договорами — это зона ответственности юристов, финансистов и бухгалтерии. Но договорной учет, как нервная система бизнеса, затрагивает все ключевые процессы. Как показывает практика, не контролируемая договорная работа является причиной претензий, штрафов, исков и прочих проблем.

Почему работу по договорам нужно выделять в отдельный вид учета и что это дает бизнесу — разберем в данной статье.

Путь договора: от запроса к подписанию и исполнению

Вне зависимости от сферы деятельности компании, договорной учет начинается с первого запроса клиента при продажах или внутренней инициативы при закупке. Далее идут этапы:

• подготовка коммерческого предложения или запросы спецификаций у поставщиков;
• согласование условий внутри компании и между контрагентами;
• подписание контракта.

После подписания начинается ключевой этап: исполнение договора. Здесь появляется календарный план: сроки оказания услуг, поставки, платежи. Если не контролировать данный этап, риски возрастают многократно: от претензий, штрафов и до потери клиентов.

Почему договоры требуют особого подхода

Учет договоров — это сложный и многофункциональный процесс, включающий продажи, закупки, юристы, бухгалтерия, финансисты. У каждого отдела своя зона ответственности, но руководители должны видеть общую картинку единого укрупненного процесса, отражающего статусы исполнения обязательств. Без этого невозможно управлять:

• денежными потоками (когда ожидается поступления или расходы и в каком объеме);
• сроками (где риски просрочки);
• исполнением (кто отвечает и статусы исполнений).

Объединение всех процессов работы с договорами в отдельную группу позволит систематизировать учет так же, как в бухгалтерии или в продажах.

Одна из приоритетных задач при построении системного учета— классификация или распределение договоров по разным критериям. Разные виды договоров можно классифицировать:

• По финансовому признаку или направлению: доходные (с клиентами) и расходные (с поставщиками).
• По видам деятельности: аренда, транспорт, подряд, лицензии, услуги.
• По количеству участников: простые, агентские или подрядные.
• По срокам: краткосрочные, долгосрочные, рамочные.
• По рискам: высокорисковые (зависимость от валют, санкции) и стандартные.
• Прочие критерии классификации: например, по менеджерам или географии продаж и т.п.

Подобная классификация позволяет менеджменту быстро оценивать объем обязательств и проблем по разным группам договоров, в зависимости от их вида.

Договор как источник дополнительных документов

В процессе исполнения договоров формируется множество сопутствующих документов: акты, счета, накладные, акты сверок, а также претензии и деловая переписка (письма). Зачастую, эти документы не контролируются в единой системе и оказываются рассеянными по подразделениям, хотя напрямую связаны с исполнением обязательств.

Игнорирование учета первичных документов и писем приводит к проблемам: менеджеры рапортуют одно, бухгалтерия фиксирует другое, юристы видят нарушения и операционный блок работает «вслепую». Поэтому требуется системный контроль всех связанных документов, которые являются неотъемлемой частью договорного учета.

Контрагенты как неотъемлемая часть договорного учета

Не менее важно классифицировать не только договоры, но и контрагентов, собирая информацию о них в единые справочники в таблицах Excel или в программах для договоров. 

Например, распределить контрагентов можно по следующим критериям:

• По роли: клиент, поставщик, подрядчик, субподрядчик и т.д.
• По сфере деятельности: промышленность, торговля, услуги и т.д.
• По размеру: малый, средний, крупный бизнес.
• По надежности: история исполнения обязательств, скоринг платежной дисциплины.
• По географии и прочим характеристикам.

Создание единого справочника с быстрым построением отчетов по контрагентам и договорам позволит проводить быстрый анализ важных показателей: от кого зависит выручка, кто формирует основные расходы, какие контрагенты проблемные и вероятность рисков слишком высока. Данные показатели можно применять для управленческих решений при выборе контрагентов и переговорных стратегий.

Данные договорного учета как основа аналитики

Системный договорной учет подразумевает накопление большого массива рабочих сведений из в единое хранилище. Речь не идет о простой папке с файлами, это должна быть полноценная база данной информационной системы в виде отдельного программного решения. На его основе можно формировать отчеты, графики, диаграммы и контролировать ключевые показатели: задолженности и прогнозы оплат по контрагентам, статусы согласований и исполнений, нарушения по срокам и прочие метрики.

Возможность формировать аналитику на основании данных договорного учета позволяет менеджменту получить важный управленческий инструмент для принятия решений на основании фактических данных, внесенных в систему.

Кроме того, аналитика помогает управлять рисками: своевременно выявлять потенциальные угрозы, моделировать последствия наступления форс-мажорных обстоятельств и заранее принимать решения по их минимизации. Это позволяет не только реагировать на существующие проблемы, но видеть причины для их устранения и прогнозирования.

Вывод

Подход к договорам как к отдельному виду учета позволит бизнесу усилить следующие виды контроля:

• Финансовый контроль: планирование поступлений и расходов.
• Операционный контроль: исполнение обязательств и дедлайнов.
• Управление рисками: своевременное выявление проблемных зон.
• Аналитический контроль: оценка зависимости от ключевых клиентов или поставщиков.

Договорной учет — это не бюрократия, а управленческий инструмент. Компании, которые выделяют его в отдельный набор процессов, получают конкурентное преимущество: прозрачность, управляемость, снижение рисков. Для этого начните с описания процессов, введите классификацию, внедрите программу договорного учета и настройте аналитику. Это требует усилий, но результат выражается в деньгах, сроках и устойчивости бизнеса.