Как «Грин Лайн» автоматизировала тендеры и документооборот в SberCRM

Реализация проекта

Компания «Грин Лайн» занимается оптовыми поставками медицинского оборудования и расходных материалов. Ее основные клиенты — государственные медицинские учреждения, закупающие товары через тендеры, а также частные медицинские компании. В «Грин Лайн» работает 25 сотрудников, каждый из которых участвует в сопровождении продаж, работе с документацией и контроле отгрузки заказов.

Средняя продолжительность цикла продаж составляет около года, но в некоторых случаях может увеличиваться в 2–3 раза. Долгосрочные проекты требуют постоянного мониторинга этапов сделок и внимательного отслеживания любых изменений.

Раньше все данные о сделках, клиентах и контрагентах хранились в таблицах и общих документах на корпоративном сервере. Информация о ходе продаж передавалась во время личных встреч с руководством, по телефону или через электронную почту. Из-за этого данные были разрозненными, и некоторые сведения могли теряться.

По мере развития, блокноты и таблицы перестали быть надежным средством для хранения информации. Тогда и было принято решение внедрить CRM-систему.

Шаг 1. Настройка воронки продаж под специфику госзакупок

Первым этапом работы стала адаптация воронки продаж SberCRM под специфику госзакупок.

• Этапы воронки стали соответствовать реальному циклу — от поиска тендера до отгрузки.
• Каждый этап автоматически обновляется при выполнении условий (например, подписание договора переводит сделку на следующий уровень).
• Добавлены статусы для отслеживания позиции в тендере (подача заявки, победа, заключение контракта).

Руководство и менеджеры получили наглядную схему движения каждой сделки без необходимости ручного контроля.

Шаг 2. Автоматизация документооборота

Ключевая проблема — долгое согласование счетов и договоров — решилась через:

• Настройку маршрутов документов между отделами (юридическим, финансовым, логистикой).
• Уведомления ответственных при необходимости подписания.
• Хранение всех версий документов в карточке сделки.

Пример: Менеджер загружает счет в CRM — система автоматически направляет его в бухгалтерию — после проверки документ идет на подпись директору — уведомления приходят в чат сотрудников.

Время согласования документов сократилось, а риск потери документов был значительно снижен.

Шаг 3. Внедрение модуля отгрузок

Для контроля логистики команда SberCRM создала кастомный модуль, который:

• Фиксирует создание накладной, сроки отгрузки, доставку.
• Интегрирован с карточкой контрагента — видна история всех поставок.
• Отправляет уведомления менеджеру при изменении статуса.

Менеджеры заранее видят реальные сроки поставок и согласуют их с клиентами.

Шаг 4. Добавление аналитики для прогнозирования

В SberCRM внедрили инструменты для мониторинга KPI менеджеров (выполнение плана, количество активных сделок) и расчетов маржинальности по каждому контрагенту.

Теперь руководство «Грин Лайн» принимает решения на основе данных, а не интуиции.

За семь месяцев совместной работы по внедрению SberCRM компания «Грин Лайн» реализовала отраслевое решение для оптимизации оптовых продаж. Теперь сотрудники могут контролировать этапы согласования документов, отслеживать стадии отгрузки товаров и рассчитывать будущие бонусы через CRM. Это позволило компании упростить работу над тендерами, централизованно хранить данные о контрагентах, а также получать отчетность и актуальную информацию о задачах и их статусах.