Как настроить автоматизацию процессов в HR и зачем это делать

Во многих компаниях стремятся освободить HR-специалистов от рутинных задач или упростить их выполнение. Это в том числе касается ручного поиска и просмотра резюме, проверки кандидатов по базам данных и даже отдельных этапов адаптации новичков. 

Значительно оптимизирует работу рекрутеров и специалистов по работе с сотрудниками автоматизация HR-процессов. Она помогает сконцентрироваться на других важных задачах, что повышает эффективность работы отдела кадров и экономит деньги компании. 

Что собой представляет автоматизация рекрутмента и других HR-процессов? Какие есть плюсы и минусы автоматизации HR? На какие программы для подбора персонала стоит обратить внимание и в чем они помогут? Обо всем подробнее — в нашей статье.

Для чего нужна автоматизация рекрутинга и других HR-процессов

Автоматизация HR — внедрение специальных инструментов, которые упрощают работу в сфере управления кадрами. Эти инструменты помогают ускорить процессы принятия решений и снизить риски, связанные с человеческим фактором.

HR-сервисы помогают:

• Формировать собственный пул кандидатов.

Системы ищут резюме по разным источникам, собирают их в общую базу данных и сортируют по отдельным критериям (опыт, возраст, образование и пр.). Такая база помогает не упускать ценные кадры: «умный» поиск найдет подходящего по навыкам и опыту специалиста.

Если человеку отказали в приеме на работу, его резюме останется в базе, и позже его кандидатуру можно будет рассмотреть повторно.

• Назначать первое интервью с кандидатами.

Автоматизация процессов в HR значительно экономит время, которое затрачивается при ручной отправке приглашений на собеседование. 

Теперь HR-специалисты могут воспользоваться шаблонами, где достаточно указать имя кандидата, время, дату и место собеседования. А система подбора персонала разошлет приглашения нужным кандидатам.

• Сообщить соискателю об отказе.

Отправка мотивированного отказа соискателю, который не подошел, помогает компании сохранить репутацию. В программах для подбора персонала есть шаблоны и на такой случай. В них остается указать ФИО человека, вакансию, на которую он претендовал, а также причину отказа.

• Отчитаться о работе заказчику.

Для составления отчета HR-специалистам необходимо анализировать свои действия, использовать графики и диаграммы. Сервисы по автоматизации подбора персонала возьмут эту работу на себя: проанализируют шаги рекрутера, подсчитают количество кандидатов и проведенных интервью.

В каких случаях нужно внедрять HR-систему в бизнес

Далеко не в каждой организации нужно использовать HRM-системы. Но есть параметры, соответствие которым точно говорит о том, что пора внедрять автоматизацию:

• В организации работает от 100 человек.
• Предприятие увеличило количество подразделений, открыв филиалы и представительства в других городах и странах (или расширение планируется в ближайшем будущем).
• У руководства есть желание знать обо всех кадровых процессах: о причинах увольнения, эффективности работы сотрудников и получать понятные и лаконичные отчеты об HR-процессах.
• Планируется провести масштабную кампанию по привлечению новых сотрудников.
• Значительная часть штата работает удаленно (или у вас распределенная команда).
• Если отдел кадров или HR-специалисты тратят больше половины времени на ручную работу.
• Необходимо обучить сотрудников или повысить их квалификацию.

Если более половины параметров отвечают вашим условиям и потребностям, необходимо внедрять HR-программы для автоматизации процессов.

Какие HR процессы стоит автоматизировать в первую очередь

Компании автоматизируют не только рекрутинг, но и широкий спектр других процессов в рамках HRM. Эти системы способны существенно помочь HR-отделу в таких вопросах, как:

• Онбординг новых сотрудников.

HR-система облегчает адаптацию новых сотрудников, предоставляя им необходимые инструкции, доступы и контакты для быстрого включения в работу.

• Увольнение сотрудников.

Автоматизированные HR-системы берут на себя рутинные задачи, помогая грамотно провести увольнение и офбординг. Они занимаются всем: от помощи в заполнении документов на увольнение до ограничения доступа к системам и приложениям.

• Отслеживание отпусков.

Программы HRM помогают упрощать работу по формированию графика отпусков, подсчету неиспользованного отпуска, дней больничных и пр.

• Оценка эффективности работы персонала.

Некоторые HR-сервисы фиксируют достижения сотрудников, позволяют проводить тестирования, оценку результативности отдельных процессов. Также автоматизация поможет вести тайм-менеджмент.

• Проверка благонадежности сотрудников.

Проверка персонала на благонадежность по разным базам данных отбирает немало времени у HR-специалистов. Но ее можно автоматизировать с помощью специальных сервисов, которые соберут всю необходимую информацию в единый отчет. А возможность подключить проверки по API позволит интегрировать оценку благонадежности в ту HRM-систему, которой вы привыкли пользоваться.

Инструменты для автоматизации HR

Инструментов, которые могут помочь автоматизировать подбор персонала, становится все больше: существуют программы, онлайн-сервисы, чат-боты и так далее. Разберем основные примеры инструментов и их особенности.

Программы для подбора персонала

Программы для рекрутинга помогают HR-специалистам переложить часть дел на «машину» и освободить время для стратегических задач.

Рекрутеры выделяют следующие программы для HR-менеджеров:

E-Staff Рекрутер

Из возможностей этой программы можно выделить:

• автоматический подбор кандидатов и формирование базы;
• автоматическую выкладку вакансий в Сеть;
• ведение учета вакансий и заявок;
• назначение тестирования соискателям;
• хранение полной истории общения с кандидатом;
• интеграцию с другими программными системами;
• проведение онлайн-собеседования прямо в программе для рекрутинга.

Это решение особенно востребовано в производственных компаниях, которым достаточно простого и универсального функционала.

Experium

Платформа Experium позволяет:

• назначать собеседования и проводить их по видео;
• формировать заявки и размещать вакансии;
• отследить, на каком этапе отбора находится соискатель;
• назначать онлайн-тесты;
• отправлять письма и СМС кандидатам и коллегам прямо из программы. 

Программа использует роботов для автоматического обзвона тысяч кандидатов. Сервис использует и чат-ботов для упрощения рекрутинга.

Онлайн-сервисы для автоматизация рекрутмента

В качестве альтернативы программам для подбора персонала можно использовать приложения или онлайн-сервисы.

Skillaz

Онлайн-площадка Skillaz автоматизирует рекрутинг с помощью:

• интеграции с работными сайтами;
• автоматической публикации вакансий и сбора откликов;
• фильтрации откликов по критериям;
• автоматического формирования расписания HR-специалиста по сопровождению кандидатов;
• проведения тестирования и рассылки приглашений на интервью.

Помимо подбора сервис предлагает автоматизировать адаптацию, обучение персонала и сбор обратной связи.

Используется в том числе в компаниях, где необходима автоматизация массового подбора сотрудников.

Поток Рекрутмент

Возможности HR-сервиса:

• размещение вакансий на работных веб-сайтах;
• мониторинг длительности нахождения кандидатов на каждом этапе отбора;
• использование шаблонов писем и офферов;
• хранение истории общения с кандидатом.

Поток Рекрутмент составляет единую базу, как и другие сервисы, но помимо этого предлагает рекрутеру помощь бота. Сервис объединил искусственный интеллект и автоматизацию в HR, чтобы упростить поиск персонала. При необходимости систему внедрят в вашу инфраструктуру.

Хантфлоу

Как и в других HR-сервисах, есть импорт резюме, публикация вакансий, назначение интервью подходящему соискателю. 

Из преимуществ сервиса можно выделить:

• интерактивные отчеты;
• возможность интеграции с корпоративными системами;
• решение задач IT-подбора;
• калькулятор экономии.

Сервис использует искусственный интеллект, который анализирует работу рекрутера и рекомендует из составленной базы подходящих кандидатов.

Talantix

Это облачный сервис, который отслеживает обновления в резюме соискателей, фильтрует отклики и показывает этап отбора, на котором находится соискатель. Работа с тестированием автоматизирована, а история общения с кандидатом сохраняется.

Из особенностей сервиса можно выделить составление отчетов, анализ работы HR и финансовых вложений в подбор.

FriendWork Recruiter 

HR-система позволяет:

• автоматически подтягивать резюме с работных сайтов;
• осуществлять поиск по различным критериям;
• отсеивать неподходящих кандидатов;
• отслеживать историю взаимодействия;
• создавать аналитические отчеты.

Среди преимуществ FriendWork Recruiter можно выделить возможность запросить доработку продукта под определенные задачи подбора. 

Сервис подходит для массового, профессионального и IT-подбора.

Преимущества и недостатки автоматизации HR процессов

Автоматизация HR-процессов способна значительно упростить работу кадрового отдела, но и у нее есть некоторые недостатки. Разберем плюсы и минусы программ, которые используют HR-менеджеры.

Преимущества автоматизации HR:

• автоматизация управления персоналом помогает сэкономить время отдела кадров и деньги компании;
• объективная оценка соискателей по определенным требованиям и автоматическое отсеивание неподходящих кандидатов;
• каждый соискатель получит обратную связь благодаря упрощению разбора откликов;
• HR-специалисты могут работать из любой точки мира, что повышает оперативность и гарантирует беспрерывный подбор;
• рекрутеру не нужно будет запоминать тонну информации, что сократит количество ошибок.

К недостаткам автоматизации HR-процессов можно отнести:

• сведение живого общения к минимуму, из-за чего соискателю может показаться, что его недооценили;
• риск потерять ценные кадры из-за затруднений с онлайн-общением у возрастных кандидатов;
• вероятность отсутствия нужного функционала в системе — в этом случае, возможно, придется потратиться для доработки существующего сервиса под ваши потребности.