Что такое ОФД и как выбрать подходящего оператора фискальных данных

Ранее вся информация о продажах на кассе передавалась в налоговую вручную — через бумажные отчеты. Сегодня это значительно проще и технологичнее: транзакции записываются на фискальный накопитель и автоматически передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Он выступает связующим звеном между вашей кассой и ФНС. ОФД принимает чеки, отправляет налоговой и хранит архив данных до пяти лет.

В статье расскажу, что такое ОФД, зачем его использовать и как выбрать оператора, подходящего именно вашему бизнесу, будь вы ИП, владелец кофейни, интернет-магазина или крупной розничной сети. А также о том, как ОФД помогает уберечь бизнес от штрафов.

Что такое ОФД и зачем он необходим

ОФД — это обязательный посредник между кассой и налоговой службой. Как телеком-оператор между смартфоном и человеком. Он принимает чеки и фискальные документы и передает в ФНС, оператору маркировки товаров (ЦРПТ). На этой основе строится аналитика для бизнеса, собираются отчеты для госорганов. Все происходит мгновенно, чуть ли не за доли секунды. Без подключения к ОФД онлайн-касса — это просто устройство, которое не выполняет своих функций.

Согласно статье 1.1 закона № 54-ФЗ, всякое контрольно-кассовое оборудование (ККТ) должно отправлять фискальные документы через оператора фискальных данных при каждой операции. Если это правило нарушить, чек считается недействительным.

ОФД помогает вести учет и хранить все чеки, документы по кассовым операциям. Без его подключения налоговая не сможет подтвердить ваши доходы, даже если вы честно платите налоги, что может привести к штрафам. Кроме того, клиенту не смогут выдать корректный чек при возврате товара.

Кроме того, ОФД:

• защищает фискальные данные от взлома и несанкционированного доступа;
• хранит информацию минимум пять лет после каждой операции;
• помогает выявлять нарушения со стороны продавца;
• по запросу налоговой предоставляет доступ к базе данных.

Как работает оператор фискальных данных

Процесс следующий: при продаже фискальный накопитель шифрует информацию, передает ее в ОФД, а он — в налоговую службу. Вот как это выглядит в деталях:

1. Покупатель совершает покупку и оплачивает наличными или картой.
2. Продавец пробивает чек на кассе и выдает его покупателю. В случае онлайн-торговли чек может быть отправлен по электронной почте, смс или в мессенджере.
3. Фискальный накопитель шифрует данные. Если интернет есть — информация автоматически передается через ОФД в ФНС. Если интернета нет — данные сохраняются в накопителе до момента подключения.
4. Налоговая получает данные о каждой совершенной операции в реальном времени: что было куплено, сумма, время, кто выдал чек. Это позволяет контролировать доходы бизнеса. Также покупатель может проверить правильность чека с помощью ОФД.

Как выбрать подходящего оператора фискальных данных

Лучший способ — уточнить у поставщика кассового оборудования, с каким ОФД он работает по умолчанию. Часто продавцы онлайн-касс предлагают подключиться к определенным операторам ОФД — тем, с которыми они сотрудничают. 

При выборе оператора стоит обращать внимание на следующие моменты:

Включен ли оператор в реестр ФНС. Это обязательное условие: только зарегистрированные операторы могут передавать данные в налоговую.

Какие услуги предоставляет оператор. Некоторые предлагают комплексное сопровождение: помощь с выбором кассы, оформление электронной подписи, регистрацию в ФНС, настройку электронного документооборота. Полезно, если вы хотите избежать самостоятельных хлопот.

Стоимость тарифа. Уточните, входит ли в цену фискальный накопитель или его нужно покупать отдельно, как организована отправка чеков (автоматическая или платная), есть ли платные функции — аналитика, отчеты, интеграция с системами учета.

Удобство личного кабинета. Современные ОФД предоставляют полноценную рабочую среду: можно отслеживать возвраты, сверять поступления, выгружать отчеты, отслеживать состояние касс и устройств, а также получать бизнес-аналитику.

Поддержка 24/7. Важно — особенно если бизнес работает в праздники или выходные. Уточните, можно ли получить помощь в любое время и насколько быстро решают технические вопросы.

Бонусы и скидки. Многие поставщики предлагают скидки при покупке кассы или фискального накопителя, помогают подобрать тариф под специфику бизнеса.

Мобильное приложение. Оно позволяет контролировать бизнес удаленно: следить за выручкой, проверять статус передачи данных, быстро обращаться в поддержку при необходимости.

Аналитика и отчеты. Полезно для владельцев, управляющих бизнесом и финансовых специалистов — возможность получать данные о продажах в реальном времени, выгружать отчеты и использовать их для анализа или передачи в бухгалтерию.

Как уберечь себя от штрафов при помощи ОФД 

Владельцы онлайн-касс могут получить письмо от ФНС, в котором сообщается, что чеки в магазине пробиваются неправильно, и рекомендуется проверить в личном кабинете ОФД, все ли в порядке. Это обязательно нужно сделать.

В личном кабинете ОФД, как правило, есть сервис контроля нарушений — он показывает статусы чеков. По статусам и можно понять, все ли в порядке с фискальными документами. Вот какие бывают статусы:

«Отказ в приеме» — при проверке отправленного в налоговую чека в нем обнаружено отсутствие обязательных тегов или критические ошибки, требующие исправления. Такой чек направляется в жесткий карантин, его не учитывают в налоговой, соответственно, недоступна его проверка на сайте ФНС, чеку требуется обязательная корректировка.

«Прием в карантин» — этот статус возможен, когда чеки начали выбивать, не получив карточку регистрации кассы, либо кассу сняли с учета. Такие фискальные документы отправляются в карантин, они не учитываются налоговой, и их нельзя проверить на сайте ФНС, пока не завершится регистрация или перерегистрация онлайн-кассы.

«Принят с предупреждением» — в чеке есть ошибки в необязательных тегах, его приняла ФНС, но исправления надо внести, поскольку наличие таких ошибок является для инспектора поводом для более глубокой проверки деятельности предпринимателя.

«Принят» — чек принят налоговым ведомством, ошибки не обнаружены.

Чтобы избежать штрафов, нужно исправить ошибки. Расскажу, что нужно делать, на примере ОФД «Платформа ОФД». Аналогичную инструкцию можно применять и с другими операторами — она будет примерно такая же:

1. Войдите в личный кабинет ОФД в раздел с чеками.
2. Используя функцию поиска, проверьте, есть ли у вас чеки с проблемными статусами.
3. Если такие чеки есть, проанализируйте допущенные ошибки и выявите их причину (может быть техническая проблема с программным обеспечением кассы или учетной системой).
4. Сформируйте чеки коррекции и отправьте их повторно.
5. О нарушениях письменно известите налоговую инспекцию, а также предоставьте чеки, в которых найдены ошибки, и чеки, корректирующие их.

Самое важное здесь — выявить недочеты и пробить чеки коррекции раньше, чем нарушение обнаружат налоговики. Так вы сможете избежать санкций со стороны ФНС.

За ошибки в чеках или отсутствие в них обязательных реквизитов, нарушение порядка регистрации и применения ККТ налогоплательщиков ждет предупреждение или штраф (п. 4 ст. 14.5 КоАП):

• от 1500 до 3000 ₽ — для ИП и должностных лиц;
• от 5000 до 10 000 ₽ — для юрлиц.

Подытожим

• ОФД — это обязательное звено между вашей кассой и налоговой. Он принимает зашифрованные в ФН чеки и отправляет их в ФНС автоматически. 
• Без ОФД работать нелегально, а выбор надежного оператора — залог стабильности и удобства бизнеса. Лучше отдавать предпочтение проверенным, отвечающим требованиям операторам с хорошей техподдержкой.
• При выборе ОФД обращайте внимание на поддержку, бонусы и скидки, наличие мобильного приложения, стоимость тарифа, услуги оператора. 
• ОФД поможет уберечь бизнес от штрафов: в личном кабинете оператора вы сможете следить, что с чеками все в порядке. И, если нужно, исправить ошибки.