Как аутсорсинг обеспечения СИЗ оптимизирует работу компании
Кейс об опыте внедрения в федеральной компании
Масштабные изменения, произошедшие пару лет назад в трудовом законодательстве, существенно повлияли на процесс обеспечения средствами индивидуальной защиты: теперь они должны приобретаться не только в соответствии с профессией работника, но и с учетом выявленных на рабочем месте опасностей и характера работ. Нововведения стали очередным вызовом для работодателя, на которого законом возложена обязанность обеспечивать персонал средствами индивидуальной защиты (СИЗ), а также организовывать надлежащий уход за ними и хранение.
Закупка и обслуживание средств индивидуальной защиты (а к ним относятся и спецодежда, и спецобувь) составляют значительную часть расходов и трудозатрат на охрану труда, и стремление бизнеса снизить затраты объяснимо. Одним из действенных инструментов, позволяющих оптимизировать рабочие процессы, является аутсорсинг обеспечения средствами защиты. Аутсорсинг — термин, обозначающий использование внешних ресурсов, — вошел в лексикон российского бизнеса относительно недавно, но уже успел доказать свою эффективность в решении многих задач. Эта стратегия управления подразумевает передачу периферийных (непрофильных) функций предприятия сторонним профессиональным организациям-аутсорсерам, в результате чего предприятие получает возможность сконцентрироваться на главном направлении бизнеса, ускорить его развитие и повысить свою конкурентоспособность.
Что еще дает аутсорсинг? Существенную экономию трудовых ресурсов, снижение затрат, доступ к инновационным технологиям и решениям более высокого уровня, а также множество других возможностей и функций, которых нет у самой организации из-за отсутствия собственных специалистов или ресурсов.
Сегодня расскажем о кейсе, когда на аутсорсинг передается такой блок, как система планирования, хранения, выдачи, учета и контроля средств индивидуальной защиты.
Компания N испытывала сложности учета и планирования закупок СИЗ, что привело к образованию и накоплению неликвидных остатков продукции на складах некоторых подразделений. Без системного анализа случались и закупки несоответствующих средств индивидуальной защиты, и излишние закупки, а где-то остро ощущалась нехватка нужных позиций. Результатом прогноза потребностей наобум стала неравномерность укомплектованности работников. Дополнительные сложности возникали в связи с разбросанностью по всей стране дочерних предприятий, входящих в холдинг (производственные фабрики, логистический комплекс, транспортный блок), сотрудников которых также необходимо своевременно обеспечивать надлежащими спецодеждой, спецобувью и средствами защиты.
Встала задача оптимизировать трудозатраты и создать единую систему управления выдачей средств индивидуальной защиты и контроля за их применением, которая бы позволяла вести в едином пространстве расчет потребности в СИЗ, учет их выдачи в соответствии с нормами, держать под контролем сроки выдачи и списания, осуществлять управление заказами и поставками.
В тестовом режиме запустили проект аутсорсинга в одном подразделении холдинга и передали функции планирования, хранения, выдачи, учета и контроля компании-подрядчику с большим опытом и положительными отзывами на рынке.
Компания, предоставляющая услуги аутсорсинга с целью комплексного обеспечения средствами индивидуальной защиты, внедрила единую IT-инфраструктуру, которая позволила собирать отчетность и аналитику автоматически, а значит, планировать поставки и контролировать расходы. Настройка обмена информацией между разным программным обеспечением в компании, в том числе взаимодействие с системой управления складом, позволили выстроить новую систему определения потребности, планирования и обеспечения СИЗ. Регулярный анализ используемых средств индивидуальной защиты и сбор обратной связи от пользователей, позволили своевременно исключать позиции, не отвечающие требованиям. Специалисты по охране труда в режиме реального времени смогли видеть обеспеченность сотрудников. Бюджет также рассчитывался автоматически при заданных параметрах.
Работникам новая система также упростила жизнь: уведомления о том, что им необходимо получить средства индивидуальной защиты, приходят в СМС или по электронной почте, в мобильном приложении, сведения можно также получить в информационном терминале, если он установлен на предприятии. Нагрузка на пункты выдачи снизилась, а скорость выдачи средств индивидуальной защиты выросла, что дало возможность осуществлять их бесперебойную выдачу. В случае кадровых перестановок, миграции сотрудников или приема на работу новых, а также в случае изменения антропометрических параметров сотрудники могут получить необходимый комплект без задержек. Стопроцентная обеспеченность сотрудников средствами защиты в свою очередь гарантирует повышение уровня безопасности труда.
По итогам внедрения аутсорсинга и цифровизации процессов в одном из подразделений компании N снизились трудозатраты отдела материально-технического обеспечения и специалистов службы охраны труда, повысилась прогнозируемость объемов поставок, на складе порядок, невостребованных позиций просто нет — а это еще одна возможность сэкономить. Руководство компании приняло решение масштабировать эту схему работы на другие подразделения компании.
Все большее число компаний осознают преимущества этой стратегии и стремятся использовать ее для оптимизации своих бизнес-процессов и снижения затрат. С развитием технологий и появлением новых возможностей аутсорсинг комплексного обеспечения СИЗ как технологичное решение и выгодный удобный сервис, несомненно, будет востребованной услугой
Источники изображений:
Личный архив компании ПВ ООО "Фирма "Техноавиа"
Рубрики
Материалы партнеров РБК:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Рубрики