Как чат-бот помог университету ИТМО найти «своих» на научном конгрессе

Контекст

В конце ноября 2024 года в Сочи прошел IV Конгресс молодых ученых. Одним из участников мероприятия стал университет ИТМО, который хотел привлечь к себе внимание молодых и задорных ребят. В итоге простая мысль «студенты и школьники + мессенджер» превратилась в реальный продукт, решивший проблему слабого нетворкинга.

Что мы сделали

• Быструю регистрацию с указанием имени, контактов, направления работы и научных интересов.
• Умный подбор контактов — систему рекомендаций по схожим интересам.
• Экспресс-встречи — 15-минутные знакомства по записи.
• Видеокружки — возможность записывать короткие видео-впечатления с шансом выиграть мерч.
• Персонализированные уведомления о лекциях и мероприятиях.
• Автоматизированный сбор фидбэка после каждой сессии с возможностью поставить оценку от 1 до 5.
• Кастомную админ-панель с данными по интересам аудитории, статистикой посещаемости и инструментами управления контентом в боте в реальном времени.

Как шла разработка

Получили задачу → обсудили детали → подготовили техническое задание → собрали прототипы и согласовали их → начали разрабатывать и тестировать → показали промежуточные результаты → загрузили на прод и еще раз прогнали на тестах → передали ИТМО.

В этот раз силами всего 4 человек мы управились за 12 дней, запустив бота как раз к началу мероприятия, а затем непрерывно мониторили активность в течение всех трех дней конгресса.

Команда и стек:

• Команда: проджект, DevOps, разработчик, QA.
• Стек: API Telegram, Python, Starlette Admin, PostgreSQL, Docker, Яндекс Cloud (на стороне заказчика).

Сложности и решения

• В начале мероприятия появились незапланированные изменения в расписании спикеров — поэтому нам пришлось оперативно убрать функцию записи на встречу со спикером (в итоговый список функциональности она у нас не вошла).
• Видеокружки почти никто не записывал — но выводы об этом логично было сделать уже в конце конгресса, поэтому этот нюанс мы просто отнесли к тестированию гипотезы (не только же взрослым ученым стесняться…)

Четыре повода для гордости

1. Высокая конверсия для первого запуска. Бот для ИТМО стал экспериментальной площадкой, которая нашла место в сердечках молодых ребят, а университету помогла составить общий портрет участников.
2. Экспресс-встречи оказались востребованными. Ведь такой формат дает возможность заранее подобрать релевантных собеседников. А это хороший повод включить такую механику в планирование следующих мероприятий.
3. Заметное повышение посещаемости благодаря уведомлениям. Как ни странно, но пуши, которые отправляются в нужное время и в нужном месте, совсем не раздражают, а наоборот, дисциплинирует и фокусируют на самом важном.
4. Продукт отметил digital-рынок. Мы взяли третье место в категории «Цифровизация и трансформация» на Workspace Digital Awards 2025.

Результаты

• 1441 активный пользователь.
• 394 организованные встречи.
• Сотни активных участников в чате.
• 500+ зафиксированных научных интересов, топ-3 тем:
  • Популяризация науки;
  • Искусственный интеллект;
  • Биотехнологии.

«Проект был сделан в жестких временных рамках, но справились отлично! Спасибо за идейность, за вовлеченность и за то, как команда делилась своим опытом», — Катерина Стенина, менеджер внутренних коммуникаций в ИТМО

Выводы

• Чат-боты могут кардинально улучшить нетворкинг на масштабных мероприятиях.
• Даже в жестких временных рамках можно создать рабочий продукт.
• Цифровые решения для ивентов также могут достигать высокого ROI.