Как выигрывать на госзакупках: что мешает бизнесу и как это исправить

Несмотря на то, что государственные закупки — это один из самых стабильных каналов сбыта, многие компании не могут эффективно в них участвовать. Причина — не в сложных регламентах, а в неправильной организации внутренних процессов. Разбираемся, как выстроить закупочную стратегию, чтобы побеждать в тендерах.

Государственные закупки остаются для бизнеса одним из самых надежных и прозрачных способов продаж. Однако далеко не каждая компания умеет на этом зарабатывать. Пример: строительная фирма, наняв сотрудника «по закупкам», не выиграла ни одной процедуры. В итоге проблема оказалась не в конкуренции, а в банальной неэффективности внутренних процессов: неподготовленные специалисты, запоздалые расчеты и слабая коммуникация между подразделениями.

Ошибка №1: закупки ведет кто попало

Распространенный подход: нанять одного «закупщика» и поручить ему все — от мониторинга тендеров до подготовки документации и расчета рентабельности. Такой подход почти всегда обречен. Успешные компании отделяют функцию продаж от подготовки заявки на конкурентную процедуру. Первый знает продукт, второй — нормативку. Вместе они способны оценить реальную целесообразность участия.

Ошибка №2: неумение искать закупки

Большинство менеджеров ищут закупки на этапе, когда уже опубликовано извещение. Это поздно. Закупки нужно начинать отслеживать с планов-графиков в ЕИС. Но даже они не дают полной картины: заказчик может за 5 минут внести новую позицию и тут же опубликовать закупку. Поэтому в арсенале поставщика должны быть специализированные поисковые системы с функцией ретроспективного анализа закупок за 2–3 года. Это позволяет предсказать поведение заказчика, выявить «любимых» поставщиков и оценить свои шансы.

Ошибка №3: игнорирование КТРУ и технических деталей

Каталог товаров, работ и услуг (КТРУ) — важнейший инструмент, который помогает и поставщикам, и заказчикам. Правильная настройка поиска по кодам ОКПД2 позволяет не пропустить релевантную закупку. При этом внимательное чтение техзадания — критично. Заказчики нередко используют «хитрости» в описании объекта закупки: завышенные НМЦК должна быть для Вас маркером, который означает — надо быть аккуратно никто деньги просто так не раздает и нужно искать причину, по которой Вас отклонят. Это может быть неактуальные ГОСТы, избыточные требования к характеристикам товара, не позволяющие участвовать «чужим». Признаки недобросовестной закупки можно выявить заранее и отказаться от участия.

Ошибка №4: слабый контроль за документацией

Даже на этапе подачи заявки можно все испортить: опечатка в цене, забытый файл или просроченная подпись — и вся работа насмарку. Очень часто поставщики берут документы из ЕИС, которые они направляли для регистрации. Но у некоторых документов и справок есть сроки и Вы своими руками загрузите неактуальную информацию. Еще одна ошибка — забыть подписать контракт в срок. Такое «уклонение» влечет за собой включение в реестр недобросовестных поставщиков, что автоматически закрывает доступ к госзаказу на два года.

Пример. У всех нас есть дети, которые ходят или ходили в детские сады, и поставка продуктов питания организована следующим образом: каждый менеджер по продажам генеральный директор ООО, а дистрибьютор оказывает им логистические и бухгалтерские услуги. У заказчика есть формальная конкуренция. Посмотрим, как эта конструкция будет существовать после запуска системы ФАС «Антикартель».

Это был пример не с целью научить поставщика плохому, а показать, что нужно использовать саму систему для заработка. Вот еще пример: много лет назад обратилась ко мне компания из одного региона, она продавала сок в размере 25 тонн в месяц, а ее конкурент 125 тонн, и продажи не росли не смотря на рекламу по федеральным каналам. Запрос был — надо выйти на госзакупки. Оценив их логистику и внутреннюю структуру, пояснил, что будет проще проанализировать zakupki.gov.ru, найти компании, которые поставляют сок в детские сады и школы и дать им нормальный ценник. Сделал выгрузку по клиентам, пояснил продажникам основные моменты в закупках и данной компании розница так и осталась 25 тонн в месяц, а поставки в детские сады через поставщиков стали давать 35 тонн за первый месяц, а после вышли на 50 тонн. Итого через несколько месяцев продажи компании стали 75 тонн, и они сами не участвовали в торгах.

Что делать

Чтобы эффективно участвовать в госзакупках, нужна системная работа:

1. Разделение ролей. Один человек ищет закупки и готовит заявки, второй — считает экономику сделки и взаимодействует с производством.
2. Техническое оснащение. Использование поисковых систем с гибкой фильтрацией, аналитикой по заказчикам и возможностью экспорта закупок.
3. Юридическая грамотность. Чтение всех документов, особенно проектных контрактов, с акцентом на штрафные санкции и основания расторжения.
4. Командная работа. Продажи и закупки должны работать в связке, а не в изоляции друг от друга.

Финал — это только начало

Выигрыш в тендере — лишь середина пути. Дальше — исполнение контракта, отчетность, закрывающие документы и, наконец, оплата. Грамотно выстроенные процессы позволяют пройти этот путь без срывов и санкций. А значит — без потерь и с прибылью.

Поставки в рамках госзакупок — это не только про знание закона 44-ФЗ. Это про менеджмент, командную работу и стратегическое мышление. И только тот бизнес, который способен адаптироваться к этой реальности, будет стабильно выигрывать.