Путевой лист: зачем переходить на электронный

Использование электронного документооборота в транспорте пока не является обязательным требованием для перевозчиков. Зачем водителям переходить на цифровые решения?

Работать в эпоху цифровизации без электронного документооборота невозможно. По прогнозам специалистов, в следующем году доля электронного документооборота в транспортной области в России превысит 20%, хотя еще год назад этот показатель не превышал 1%. Цифровизация набирает обороты и скоро переход на ГИС ЭПД станет обязательным. Сейчас Минтранс России совместно с Минцифры и ФНС активно работает над введением обязательных требований к использованию электронного документооборота на транспорте. Поэтому бизнесу выгодней заранее позаботиться о переходе на электронные перевозочные документы, чтобы успеть настроить бизнес-процессы, провести интеграцию, обучить сотрудников и контрагентов.

Как вы считаете, цифровая инфраструктура к этому готова?

Трансформация транспортно-логистической отрасли стимулирует развитие новых цифровых решений, продуктов и услуг. Создаются бесшовные системы, которые упрощают и автоматизируют процессы. Вот например, раньше для выхода на линию водителю необходимо было пройти медицинский осмотр, получить у врача допуск и вклеить его в путевой лист. Мы упростили процедуру и внедрили телемедицинские медосмотры в электронный путевой лист. Бумага уходит в прошлое, больше ничего вклеивать не надо. Все составляющие электронного путевого листа интегрированы в ERP-систему предприятия, оформляются дистанционно и подписываются электронной цифровой подписью. Это очень удобно для водителей и предприятий в целом.

Как это позволяет сэкономить?

Приведу пример. В сутки мы проводим 55 тысяч медицинских осмотров. Это значит, что за это время раньше клиенты распечатывали не менее 55 тысяч бумажных стикеров для путевого листа. При внедрении ЭПЛ компании смогут отказаться от наклеек и бумажных листов. Это позволит сэкономить годовой бюджет предприятия на несколько сотен тысяч рублей. Кроме того, с ЭПЛ можно значительно сократить затраты перевозчиков на организацию выпуска транспорта на линию. Например, избежать расходов на организацию медицинского кабинета. 

В электронном виде все происходит мгновенно — пара кликов и готово. С ЭПЛ также?

Конечно. Для сравнения: бумажный документ оформляется за 10–20 минут, а электронный всего за три! Мы подсчитали, что раньше каждый водитель суммарно тратил 3 дня в год только на заполнение документов вручную. Переход на электронную форму путевых листов не только на 30% сокращает время проставления всех отметок, но и позволяет в полной мере использовать преимущества телемедицины. Процесс дистанционного медосмотра занимает всего 1 минуту. Водитель авторизуется, измеряет давление, температуру, пары алкоголя с помощью дистанционного оборудования, врач через видеокамеру осматривает кожные покровы и выдает заключение. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Данные формируются в единый файл и попадают в ГИС ЭПД, после чего создается ЭПЛ. Путевой лист можно хранить на смартфоне в виде QR кода.

Как быть, если водителя остановили и просят предъявить QR код там, где нет интернета? Надо дублировать его на бумаге?

Закон разрешает использовать ЭПЛ без дублирования на бумаге. Отсутствие технической оснащенности инспектора дорожно-постовой службы для проверки ЭПЛ в виде QR-кода не является основанием требовать у водителя копии путевого листа в бумажном виде. Проверка ЭПЛ на дороге не зависит от наличия или отсутствия интернет-соединения. QR код можно сохранить и показать сотруднику ГИБДД на экране любого вашего устройства. Кроме того, сотрудники Минтранса, Минцифры, Госавтоинспекции и Ространснадзора, Федеральной налоговой службы, при необходимости имеют свой доступ к электронному путевому листу. Перевод на «цифру» значительно упрощает работу с государственными контролирующими органами.

То есть потерять, испортить или обмануть здесь не получится…

Конечно, нет. И это еще один плюс электронного оборота и дистанционных медицинских осмотров. Бумажный лист, как известно, легко подделывается. Факт сговора, например, при дистанционном медосмотре невозможен. Все процессы прозрачны, записываются на камеру и хранятся в электронном виде. Кстати, это еще один плюс —  больше не нужны шкафы для папок с документами и отдельные помещения для архивов. Архив хранится в цифровом виде, в соответствии с требованиями ФНС.

Для этого нужны какие-то специальные программы?

Необходимо только оформить электронные подписи (УКЭП) всем участникам документооборота. Специальной технической подготовки для работы с электронными путевыми листами не требуется. Обеспечение всего маршрута прохождения документа между сотрудниками берет на себя оператор ЭДО. Среди очевидных преимуществ электронного документооборота — автоматизация процесса и возможность интегрировать готовые IT-решения под свои бизнес-задачи.

Электронные путевые листы позволяют полноценно использовать телемедицинские услуги. Почему это важно?

Говоря о переходе на электронный документооборот, мы всегда говорим о важности формирования цифрового паспорта здоровья сотрудников. Высококвалифицированные водители — большая ценность компании. Поэтому работодателям важно сохранить не только кадры, но и их здоровье. Например, у каждого водителя, который проходит медосмотр у нас, есть цифровой паспорт здоровья. Где хранится динамика показателей его давления, пульса, температуры и тд. Благодаря постоянному медицинскому мониторингу руководитель может контролировать простои, анализировать потенциал здоровья коллектива, оценивать риски, например, сердечно-сосудистых заболеваний. Врач увидит динамику показателей артериального давления и, при необходимости, отправит сотрудника на обследование. 

Своевременный контроль здоровья с помощью дистанционных предрейсовых медицинских осмотров поможет повысить общую производительность труда, сократить число больничных листов, а также количество производственных травм и дорожно-транспортных происшествий по вине водителя.