«КОРУС Консалтинг» перевел «FORTE Holding» на новую версию K-Team HRM

ГК «КОРУС Консалтинг» перевела «FORTE Holding» на новую версию HRM-платформы K-Team. Обновление позволило повысить безопасность ключевых бизнес-процессов и обеспечить доступ сотрудников к новым функциям системы, включая встроенный искусственный интеллект CoPilot и персонализированную главную страницу с виджетами. Также специалисты запустили кадровый электронный документооборот (КЭДО) на базе «Битрикс24», интегрированный с корпоративным порталом K-Team, что снизило время обработки кадровых документов с 3 дней до 15 минут.

«FORTE Holding» — крупное коммерческое объединение, начавшее свой путь в 2006 году. Компания проделала путь от небольшой торговой организации до одного из ведущих игроков с лидирующими позициями в сегментах отопления, водоснабжения и кондиционирования. Сейчас в холдинг входит 13 филиалов.

При переходе на новую версию HRM-платформы специалисты K-Team сохранили уникальную кастомизацию и настройки портала. В системе появился конструктор главной страницы — теперь каждый сотрудник может персонализировать рабочее пространство: добавлять, перемещать и настраивать виджеты с новостями, быстрыми ссылками, днями рождения коллег, графиком отпусков и не только без помощи ИТ-специалистов.

Сотрудники компании активно используют новые инструменты портала для комфортной работы: бронируют переговорные и рабочие места на интерактивной карте офиса, участвуют в опросах и делятся обратной связью в едином рабочем окне, размещают предложения на виртуальной доске объявлений. Особой популярностью пользуются медиагалерея с возможностью комментировать и лайкать фото и видео с корпоративных мероприятий, а также статусы-эмодзи, доступные в личном кабинете сотрудника по аналогии с известными социальными сетями.

Кроме того, все филиалы компании перешли на КЭДО «Битрикс24», который позволяет создавать, подписывать и хранить кадровые документы в цифровом формате прямо в K-Team HRM. Подписывать документы можно в мобильном приложении «Госключ» от Минцифры РФ, которое предоставляет бесплатную усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), без затрат на USB-токены или платные сертификаты.

До перехода на КЭДО компания сталкивалась с типовыми проблемами крупного бизнеса — оформление командировок или отпусков занимало от 3 дней из-за необходимости физического присутствия сотрудников и руководителей в главном офисе или в филиале для подписания документов. Росли операционные затраты на канцелярию и услуги курьеров, а также повышался риск ошибок — бумажных документов становилось больше, и это требовало ручного архивирования.

Сейчас в «цифру» уже переведены все трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы на отпуска, командировки и кадровые переводы. В результате перехода на КЭДО время, затрачиваемое на обработку документов, удалось существенно снизить — оформление командировки теперь занимает 15 минут вместо минимум 3 дней, а прием новичков — всего 2 дня. Также уменьшилась нагрузка на HR-специалистов — сотрудники самостоятельно изучают документы в системе, задают меньше вопросов, а подписание занимает один клик. Количество бумажных документов сократилось на 90% — больше нет необходимости тратить время на печать, совместное заполнение форм и вызов курьера.

«Документы, созданные в K-Team и подписанные с помощью КЭДО, равнозначны бумажным аналогам, согласно российскому законодательству. Подключение одного сотрудника к КЭДО занимает не более 3 минут — для этого нужен только подтвержденный аккаунт на «Госуслугах» и смартфон. Новой функциональностью на корпоративном портале пользуются 90% авторизованных сотрудников — подписывают документы, а в скором времени мы планируем выполнить интеграцию решения с 1С и добавить возможность подписывать и подавать заявки прямо на портале. КЭДО не просто оптимизирует работу с персоналом, но и укрепляет HR-бренд компании — кандидаты охотнее выбирают работодателей, отдающих предпочтение современным цифровым решениям» — говорит Антон Бобров, директор по развитию K-Team HRM от ГК «КОРУС Консалтинг».

«Запуск КЭДО «Битрикс24» избавил нас от бумажной волокиты и ошибок. Раньше мы ждали подписей документов неделями, особенно от сотрудников, работающих удаленно или в филиалах. Теперь процесс занимает несколько минут, а все документы хранятся в единой HR-системе. Это не только экономит время, но и делает рабочие процессы прозрачными: мы видим, кто и когда подписал документ, а сотрудники получают все необходимые уведомления прямо на портале» — делится Татьяна Евкина, руководитель направления автоматизации и коммуникации «FORTE Holding».