Современное понимание СЭД и их роль в ИТ-инфраструктуре

Часть II. Место СЭД (CSP) платформы в ИТ-экосистеме современной организации. Единый архив и традиционный документооборот.

В серии статей мы рассмотрим функции современной корпоративной СЭД, примеры прикладных решений на ее базе и ее вклад в процессы цифровой трансформации бизнеса. Следите за выпусками в нашем блоге!

В предыдущей статье мы определили новое позиционирование СЭД (CSP) в инфраструктуре ИТ-системы современной организации. Далее мы рассмотрим основные функции платформы, среди которых:

• создание единого централизованного архива организации;
• традиционный документооборот;
• процессная автоматизация;
• единая очередь заданий для всех процессов организации;
• платформа для создания специализированных решений.

В данной статье подробнее поговорим про первые две функции: централизованный архив и традиционный документооборот.

Централизованный архив

Главная задача платформы СЭД — организация единого репозитария контента организации.  CSP платформа является логическим развитием систем класса ECM (Enterprise Content Management), одна из главных ее функций — обеспечение инфраструктуры для управления корпоративным контентом (различной информацией, хранящейся в виде файлов).

Основным видом контента являются документы во всех возможных форматах (от скана до строго структурированного документа, например, в формате XML), но платформа должна поддерживать и работу с другими видами контента: аудио, видео, переписка по электронной почте и в мессенджерах, записи митингов и пр.

Системы хранят не только файлы, но также информацию, сопровождающую их (метаданные): карточки с различными атрибутами документа; информацию о ходе обработки документа; информацию, необходимую для процессов, автоматизирующих обработку документов, и пр. Это может быть достаточно сложная структурированная информация.

В отношении контента применяются правила обработки как внутрикорпоративные, так и те, которые предъявляют различные контрольные и государственные органы. Например, в России существуют обязательные требования по использованию Электронной подписи (ФЗ N63), рекомендательные требования по организации хранения документов (приказ Росархива N 77 от 31.07.2023 г.) и пр. Платформа должна соответствовать этим требованиям.

Каждый вид контента, который хранится в СЭД, имеет собственный жизненный цикл: порядок размещения, процедуры верификации целостности, пролонгации юридической значимости, экспертизы ценности, уничтожения и т.п. Инструменты платформы, соответственно, должны обеспечить настройку данных механизмов с помощью инструментов Low-code, а в случае необходимости — программного расширения.  

Важно отметить, что в современных российских условиях существенная часть документооборота продолжает оставаться бумажной. Но основные корпоративные процессы могут обходиться сканами документов и не требуют бумажного экземпляра, поэтому СЭД должна обеспечивать возможность массовой загрузки копий бумажных документов в систему. Это касается как простого сканирования, так и распознавания текста и атрибутов структурированного документа.

Все эти функции определяют требования к платформе:

• обеспечение необходимых параметров масштабирования и оптимизации хранения файловой информации, например, использование различных аппаратных средств хранения для различного вида контента;
• соответствие нормативным требованиям, о которых мы сказали выше;
• возможности интеграции с внешними приложениями, использующими сервис управления контентом;
• инструменты пакетной загрузки как электронных, так и бумажных документов в систему;
• инструменты настройки процессов управления жизненным циклом хранящегося контента;
• возможности доработки и кастомизации решений, создаваемых на базе платформы.

Далеко не все приложения корпоративной ИТ-системы соответствуют вышеперечисленным требованиям, поэтому логичным является создание единого хранилища файлов, что существенно упрощает и сокращает издержки по хранению и обеспечению целостности и соответствующих регламентов обработки контента.

Традиционный документооборот

Второй важной функцией платформы СЭД (CSP) является хорошо всем знакомая автоматизация традиционных задач документационного обеспечения управления (ДОУ), с чего, собственно, и начиналось развитие СЭД в России.

Это регистрация документов как электронных, так и бумажных в системе; хранение электронных документов и скан-копий бумажных; формирование резолюций на исполнение документов; маршрутизация документов и заданий исполнителям; возможность делегирования и перераспределения исполнения подчиненным; различные инструменты контроля исполнительской дисциплины и построение отчетов об исполнительской дисциплине.

Нужно отметить, что эта группа функций специфически отечественная — ни одна западная система ее не реализует. Именно поэтому отечественные платформы оказались достаточно конкурентными, и даже до начала «процесса импортозамещения» СЭД российского производства успешно конкурировали с ПО производства мировых лидеров отрасли.

Особенностями российских СЭД являются достаточно развитые инструменты работы со справочниками (в силу сложности справочников, используемых в отечественном ДОУ) и развитые средства свободной ad-hoc маршрутизации, которые используются для автоматизации хода исполнения резолюций руководителя.

К традиционным задачам СЭД можно отнести автоматизацию разного рода согласований документов, которые также были востребованы в процессах ДОУ, но со временем стали использоваться и для согласования других видов документов, например, договоров.

Согласование документов можно считать подмножеством комплекса задач, реализуемых полнофункциональной BPM-платформой, отличающейся существенно меньшей вариативностью и сложностью как самого процесса, так и информационных объектов, которые формируются в процессе (в процессах согласования — это текст документа, а в полноценном BPM-процессе — набор структурированных форм, часто включающих и файловый контент). 

Нужно отметить что российские СЭД, которые реализовали эти задачи, с самого начала содержали Low-code инструменты настройки (хотя тогда еще не было такого понятия) не только маршрутов согласований, но и структуру справочников, реестров и отчетов, форм учетных карточек документов, которые необходимо было настраивать с учетом особенностей процессов ДОУ конкретной организации.

Сегодня этот комплекс задач также входит в круг функциональности корпоративной СЭД (CSP) платформы.