В ЦМТ завершили комплексную модернизацию документооборота

В каждой организации документооборот служит фундаментом для коммуникации, архивирования и передачи информации между сотрудниками, подразделениями и внешними контрагентами, влияя на процесс принятия решений и эффективность работы. Автоматизированные системы документооборота значительно ускоряют процессы и предоставляют руководителям полную картину работы компании, что, в свою очередь, помогает принимать обоснованные управленческие решения.

Для ЦМТ Москвы, где «под одной крышей» работает более 1100 сотрудников, а в структуру входят несколько видов бизнеса — гостиничный, офисный, конгрессный, ресторанный, каждый из которых имеет свою специфику, плюс целый ряд административных и обслуживающих подразделений, выстраивание единой системы электронного оборота стало одним из ключевых факторов повышения эффективности.

Число компаний-резидентов ЦМТ сегодня превышает 600. Ежегодно на площадке Конгресс-центра проводится более 300 деловых мероприятий различного формата. А общее количество активных контрагентов ЦМТ, например, превышает 15 тысяч. Для организации оперативной работы компании и решения целого ряда задач требуется подходящая система автоматизации.

Внедрение электронных систем документооборота в ЦМТ — это долгая, последовательная история, которая изначально распространялась на входящую, исходящую корреспонденцию и поручения руководства. С 2004 года мы стали использовать систему Босс-Референт. Далее, в 2012-2013 гг. заменили ее на более современную на тот момент, полностью российского производства, систему Directum. Автоматизация оборота финансовых документов, это, соответственно, оперативный контроль и отслеживание договоров, работы с контрагентами и большая экономия ресурсов предприятия — снижение затрат на бумагу, курьеров, архивы и др.

Дмитрий Усачев:

«В 2024 году было принято решение перейти на более глубокий уровень работы и полностью автоматизировать обмен финансовыми документами с внешними контрагентами. Безусловно, на рынке есть компании, предлагающие такие разработки, но мы решили сделать это собственными силами. Реализовывали процессы на базе российской системы Directum RX, разобрались в архитектуре системы и имеющихся API, реализовали расширенный обмен документами и реквизитами между системами Directum RX, 1С:Предприятие и внешней системой ЭДО Saby от компании «Тензор».

В настоящее время на рынке существует несколько систем электронного документооборота (ЭДО) между юридическими лицами. Подключение к таким системам происходит на основе подписки. На текущий момент мы внедрили документооборот с нашими партнерами из системы ЭДО Saby от компании «Тензор» с помощью существующего коннектора Directum RX, который мы дополнили своим функционалом, обеспечивающим взаимодействие по входящим документам от контрагентов, а также согласование договорных документов в Directum RX и 1C:Предприятие.

Дмитрий Усачев:

«Мы продолжаем работу над развитием дополнительных функций, которые позволят нам автоматизировать процесс оформления закрывающих документов, таких как счета и акты от контрагентов, связанных с нашими расходами. В части выставления счетов и закрывающих документов по доходным договорам, обмен данными обеспечивается на уровне интеграции систем 1С:Предприятие и ЭДО Saby, без участия Directum RX. Таким образом, в приоритетном порядке все наши партнеры и клиенты переходят на безбумажный обмен по договорам и закрывающим документам. Фактически, для нас это становится стандартом».

В процессе реализации этих дополнительных функций, при поступлении счета через ЭДО, он не только обрабатывается и согласуется в Directum RX, но и одновременно формируется и оплачивается в системе 1С:Предприятие. В процессе обработки происходит автоматизированная проверка всех необходимых реквизитов и аналитик, счет проходит все необходимые согласования и передается бухгалтеру для исполнения. Аналогично происходит обработка закрывающих документов и их отправка контрагентам.

Дмитрий Усачев:

«То есть, фактически, дополнительно к базовому функционалу системы, мы используем собственный опыт и автоматизируем собственные бизнес-процессы. Мы выполняем свою доработку в части системы 1С:Предприятие и в части системы Directum RX, используя имеющиеся API».

Систематизация ключевых направлений документооборота в ЦМТ, а также переход на цифровое взаимодействие с контрагентами, значительно сокращает и время рабочих процессов, и издержки компании. Параллельно, мы активно работаем над внедрением бизнес-процессов проектного управления на базе Directum RX.