Невидимые издержки: как бизнес теряет эффективность без цифровизации

Посетители центра госуслуг больше не попадают в кабинеты, пропахшие архивными документами. Банки работают быстро, не требуют лишних бумаг и почти не создают очередей. Да что там, в поликлинике и на почте очередь давно выстраивает машина. Мир уже живет в режиме нулей и единиц на подложке экрана. Строить свое дело на бумаге — значит отставать примерно на 20 лет. Как стилисту важно поспевать за модой, так и предпринимателю важно успевать за новыми инструментами и системами оптимизации своего бизнеса.

Один из таких инструментов — цифровизация. В этой статье соучредитель и коммерческий директор компании Softeams Оксана Колош поможет вычислить, что в первую очередь необходимо оптимизировать предприятию, и расскажет, на чем именно бизнес теряет деньги, если отказывается от цифровизации.

Цифровизация бизнеса — не модный термин. Это вполне прикладной инструмент, который помогает компаниям существенно снижать затраты и лучше управлять процессами. Рядовой предприниматель может думать, что он сэкономит как раз без вложений в цифровизацию. На самом деле он теряет существующие и будущие финансы, время и производительность сотрудников.

При этом многие несут убытки еще на этапе отказа от автоматизации. Например, сотрудники вручную переносят данные из одной системы в другую. Человеческий фактор увеличивает количество ошибок, а бизнес платит за лишние часы работы.

Цифровизация и автоматизация

Разберемся, в чем принципиальная разница цифровизации и автоматизации.

Автоматизация — это про улучшение уже существующих процессов. Ее ключевая задача — сократить объем ручного и рутинного труда.

Например, владелец фирмы приобретает программное обеспечение. Теперь оно считает выручку и расходы вместо пресловутой ручной таблицы, а бизнесмен в это время может обратить внимание на пересмотр ассортимента товаров или услуг. По сути, автоматизация делает работу быстрее и дешевле, но не меняет саму логику бизнеса.

Цифровизация же работает на другом уровне. Это уже не просто внедрение инструментов, а перестройка всей системы управления компанией. При этом цифровизация включает в себя автоматизацию, но не ограничивается ей.

То есть автоматизация — способ ускорить работу, а цифровизация — способ изменить сам подход к организации бизнеса. В первом случае вы улучшаете отдельные участки, во втором — заново собираете весь механизм.

Одна из ключевых и полезных функций цифровой модели бизнеса — единая экосистема. В ней все процессы и данные связаны между собой. Информация собирается и анализируется в реальном времени, а решения принимаются на основе точных данных.

При этом важно, что такие системы способны не только показывать цифры, но и подсказывать, что с ними делать: прогнозировать спрос, оценивать риски, предлагать оптимальные действия.

Если говорить проще, автоматизация — кирпичик. И из этого «строительного материала» строят дом — цифровизацию. Однако при строительстве недостаточно одних кирпичей. Цементом, утеплением, окнами и крышей становятся системы, программы, методы и конкретные инструменты.

Перед цифровизацией бизнес-систем автоматизация должна стать базой. Она освободит ресурсы и наведет порядок в данных. Без этого невозможно двигаться дальше.

«Так мое предприятие уже автоматизировано», — может сказать бизнесмен, ведущий учет в Excel-таблицах. Тогда встает вопрос: как понять, автоматизировано ли предприятие?

Тут все просто. Если выставление счетов, учет товаров на складе и расчет зарплаты требуют менее активного включения человека — он автоматизирован.

Результат теста — отрицательный

При этом многие могут думать будто в их работе все схвачено, а они справляются без автоматизации, и тем более обойдутся без цифровизации.

У меня много опыта работы с подобными предприятиями — многие из них даже не осознавали проблему. Так что я подготовила небольшой тест. Если на один или два пункта захочется сказать «о, а ведь это про мою компанию» — вам точно стоит двигаться в сторону цифровизации через автоматизацию:

1. Мои сотрудники монотонно делают вручную одни и те же действия каждый день;
2. Я теряю данные в отчетах/не могу уследить за цифрами;
3. Я не могу по одному запросу получить данные, которые нужны мне ежедневно/ежеквартально;
4. Я хочу открыть следующую точку, но не знаю сколько стоило открытие предыдущей;
5. Мне неизвестны все детали покупок моего клиента/у меня нет четких персональных данных моего клиента;
6. У меня нет финансовой прозрачности в отчетах и бухгалтерии/чтобы собрать все цифры и данные мне необходимо соединить несколько таблиц и найти все отчеты.

Эти примеры — симптомы плохой оптимизации. Из-за этого сотрудники теряют продуктивность и полезные рабочие часы, а бизнес — прибыль (не говоря уже о нервных клетках предпринимателя).

Если вы заметили заржавевшие и устаревшие запчасти в своем автомобиле, то, скорее всего, отгоните его в сервис. С таким лучше не затягивать и менять сразу, пока из-за них не полетели связанные системы. Иначе ремонт обойдется в копеечку. То же самое происходит с бизнесом.

Своевременная и качественная замена неактуальных механик позволяет без проблем и потерь двигаться дальше. И если с автоматизацией все нативно понятно, то к цифровизации подойти страшно, как к тигру вне клетки.

Во второй части я расскажу, с каких конкретных шагов стоит начать цифровизацию малому и среднему бизнесу. А также поделюсь неочевидной инструкцией, как сделать работу в сложных программах продуктивнее.