Как «Байкал Сервис» перешел на машиночитаемую доверенность

До 4 августа, дня опубликования последних поправок в 63-ФЗ, машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными для всех сотрудников юрлиц и ИП с 1 сентября текущего года. Внесенные поправки продлили возможность использования сертификата сотрудника при подписании документов — для работы с ним не требуется выпускать МЧД. Такие сертификаты можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, смотря что случится раньше.

Однако с 1 сентября удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников юрлиц. Тем работникам, чьи сертификаты закончатся раньше 31 августа 2024 года, а также новым сотрудникам компаний придется использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности.

Компания «Байкал Сервис» не стала откладывать переход на новые правила и начала внедрение МЧД до принятия поправок, начав в марте 2023 года использование МЧД для подписи электронных документов. Решение было принято руководством, а реализацию поручили службе взаиморасчетов, которая, в том числе, занимается отправкой по ЭДО первичных бухгалтерских документов клиентам компании. Прежде чем приступить к реализации проекта по переходу на МЧД, компания провела подготовку — разобралась в законодательных требованиях и определила, какой вариант работы с доверенностями подойдет в ее случае.

Каждой организации, которая начинает внедрение МЧД, необходимо:

• выпустить сертификаты физлиц на сотрудников;
• определиться с тем, как создавать МЧД и хранить их;
• внести изменения в информационные системы, если они требуются;
• дополнить локальные нормативные акты при необходимости;
• выбрать способ передачи доверенности или информации о ней контрагентам;
• обучить сотрудников новым правилам работы.

Компания «Байкал Сервис» прошла все перечисленные этапы. В качестве сервиса для выпуска МЧД компания выбрала Контур.Доверенность, так как компания уже пользуется сервисом ЭДО Контур.Диадок. 

Безусловно, в работе с МЧД есть свои нюансы. Например, «Байкал Сервису» не подошел фиксированный перечень полномочий, который сейчас существует в сервисе, и ответственные сотрудники выбрали индивидуальный перечень, в котором указали все необходимые полномочия подписантов. 

Сотрудники, задействованные в функционале по отправке документов по ЭДО, уже получили сертификаты на физлицо. Сейчас в «Байкал Сервисе» сосредоточены на том, чтобы информировать о переходе на машиночитаемые доверенности своих контрагентов.

Сейчас важно сообщить контрагентам о том, что компания готова взаимодействовать по новым правилам. Для этого с командой Контур.Диадока была организована информационная рассылка партнерам.