Как переход на «1С:ЗУП» ускорил процесс подготовки отчетности на 40%

Для руководителей и владельцев компаний этот кейс даст представление о преимуществах автоматизации кадровых процессов, включая сокращение затрат на обработку зарплатных данных, повышение эффективности управления персоналом, а также улучшение качества принимаемых решений на основе аналитики.

Для специалистов, работающих в области управления персоналом, расчета заработной платы данный кейс поможет понять, как эффективно использовать возможности программы «1С:ЗУП 3.1» для автоматизации процессов начисление зарплаты, ведения личных дел сотрудников и формирования отчетности. Это позволит сэкономить время и уменьшить вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

С какой проблемой обратился заказчик

Наш клиент — крупное промышленное предприятие в области сервисного обслуживания нефтепромыслового и бурового оборудования.

До перехода на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП версии 3.1» расчет заработной платы и кадровое делопроизводство велись в программе БИТ-2000, которая не отвечала современным требованиям учета. Специалисты вручную составляли управленческую и регламентированную отчетность, что приводило к частому возникновению ошибок. Возникали трудности с актуальными формами отчетности в ИФНС и Фонды.

Ранее не был автоматизирован блок по охране труда, воинскому учету. Наем и обучение персонала велись в других программах.

Цели перехода на новую ИС:

• Автоматизация блока по охране труда и воинскому учету;
• Унификация учета по всем филиалам холдинга;
• Внедрение корпоративного шаблона для расчета заработной платы и формирования управленческой отчетности;
• Разделение ролей пользователей;
• Разделение функционала расчетчиков зарплат, кадровых работников, специалистов по мотивации персонала;
• Интеграция программы по ведению учета зарплат и кадров с «1С:УПП».

Вариант решения

В качестве решения вопросов по автоматизации и унификации учета мы предложили внедрить «1С:ЗУП КОРП 3.1» с устранением функциональных разрывов в части корпоративных шаблонов.

При выборе информационной системы были учтены следующие факторы:

• Широкая филиальная сеть организации;
• Наличие более 30 активных пользователей;
• Сложная организационная структура компании;
• Потребность в интеграции с «1С: УПП»;
• Более 100 сложных видов начислений, связанных со спецификой работы предприятия;
• Потребность планирования расходов на зарплату;
• Возможность автоматизировать в одной системе работу кадровиков, расчетчиков и HR- специалистов.

Всем этим критериям в полной мере соответствует информационная система «1С: ЗУП 3.1 КОРП».

Возможность дорабатывать систему позволила учесть все требования бизнеса и разработать требуемые формы отчетности, формы документов, а также добавить более 10 видов аналитики для сбора данных по категориям персонала, видам мероприятий, территорий работ.

Реализованные задачи

Нормализован справочник подразделения. Ранее в состав структуры подразделений в БИТ-2000 входило множество мелких подразделений, которые были заведены с целью:

• разнесения затрат по категориям работников — РСС, рабочие;
• отражения затрат по специализированным участкам работ.

Вопрос по укрупнению подразделений был решен в два этапа.

На первом этапе был доработан справочник «Подразделения». Добавлен признак — техническое подразделение.

Подразделения с установленным признаком «Техническое подразделение» можно скрывать из штатного расписания при формировании доработанных отчетов по штатным сотрудникам, но при этом такие подразделения удобно использовать для распределения затрат по направлениям деятельности.

Мелкие подразделения, разбитые ранее на категории рабочих и служащих, были расформированы. Структура подразделения стала соответствовать утвержденной структуре предприятия. У сотрудников разных категорий, ранее входивших в «технические» подразделения, были настроены способы отражения затрат в соответствии с корпоративным справочником предприятия.

Доработан справочник «Штатное расписание». В элемент справочника был добавлен блок Дополнительные реквизиты, в котором можно отразить более 10 показателей для дальнейшей аналитики по персоналу.

В карточке организации, справочнике «Структурные подразделения», справочнике «Территории» добавлен дополнительный признак «Регион», который привязан к внедренному справочнику «Регионы».

Доработка была создана для корректного формирования отчетности в разрезе регионов, (в т.ч. отчет о численности, структуре и качественном составе персонала).

Доработан документ «Совмещение должностей». При создании документов, которые могут повлиять на плановые начисления (кадровый перевод, изменение плановых начислений, назначение плановых начислений) на основании уже созданного ранее документа совмещение должностей система автоматически создает 2 документа исправления по сотруднику — до даты исправления и после даты исправления.

Доработан механизм заполнения графиков и табелей по сотрудникам. Табели заполняются исключительно на основании графика рабочего времени. Заблокирован механизм ручной корректировки видов учета рабочего времени в табеле. Добавлена кнопка «Утверждено», после нажатия которой корректировка табеля становится невозможна.

Настроены начисления. Были настроены более 100 видов начислений удержаний с привязкой к районному коэффициенту и другим мотивационным коэффициентам, утвержденным заказчиком.

Доработан функционал по сдельному заработку. Добавлен признак — Сдельные работы, настроен и доработан справочник сдельных работ. Применение доработки позволило автоматизировать начисление по сдельным работам с учетом территориальных коэффициентов, северных надбавок и других плановых начислений. За работу по графику в выходной день стала начисляться оплата работы в двойном размере. Дополнительно появилась возможность детализировать записи о проделанных работах в расчетных листках сотрудников.

Был проведен аудит ролей. На основании аудита настроены ролевые модели в соответствии с политикой организации.

Какие сложности возникали при решении задачи

В процессе реализации возникли трудности в производительности системы, так как одновременно в сетевой версии работали более 30 пользователей.

Как решали

• Нарастили мощность сервера;
• Корректно настроили фоновые и регламентные задания;
• Настроили антивирус;
• Протестировали и исправили ошибки базы данных.

В процессе перехода на «1С:ЗУП 3.1 КОРП» необходимо было добавить в текущую базу еще 7 филиалов организации, с учетом того, что каждый филиал работал в разных информационных системах.

Как решали

В связи с масштабностью проекта был выбран вариант поэтапного переноса данных в текущую базу:

• Был доработан механизм переноса данных с разных учетных систем;
• Сделаны тестовые переносы на новый сервер, в процессе которого специалисты проверяли корректность перенесенных данных;
• После проверки корректности и устранения выявленных ошибок было сделано финальное слияние баз в единой системе.

В процессе тестирования функционала не все пользователи были готовы к корпоративному унифицированному учету, затягивали сроки ввода данных.

Как решали

В процессе обучения с пользователями проводились беседы, были показаны инструменты, необходимые для работы, оказана помощь в освоении программы. В результате лояльность сотрудников выросла до 90%.

Итоги перехода

За 12 месяцев внедрения «1С:ЗУП 3.1 КОРП» предприятие добилось значимых улучшений в трех ключевых направлениях:

1. Эффективность работы
Автоматизация сократила время подготовки отчетов на 40%. Встроенные проверки уменьшили количество ошибок в расчетах зарплаты на 35%, что особенно критично для предприятия со 100+ видами начислений.

2. Управляемость процессов
Объединение 7 разрозненных филиальных систем в единый контур снизило затраты на администрирование на 25%. Появилась возможность оперативно анализировать данные по регионам, категориям персонала и видам работ через 10+ новых отчетных форм.

3. Качество данных
Централизация учета устранила дублирование информации и повысила достоверность показателей. Руководство теперь получает актуальные данные для принятия решений в режиме реального времени.

Инвестиции в цифровизацию окупились за 8 месяцев за счет сокращения трудозатрат и предотвращения финансовых потерь от ошибок. Проект показал, что даже в сложных промышленных холдингах возможно добиться прорывной эффективности через системную автоматизацию.

Планы на будущее:

• Автоматизация блока мотивации персонала и KPI;
• Подключение модуля «Кадровый контроль» для учета рабочего времени;
• Расширение функционала мобильного приложения для сотрудников.