Как заполнить уведомление в Роскомнадзор: инструкция по регистрации

С 30 мая 2025 года ужесточается ответственность за неподачу уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор (РКН). Штрафы для операторов могут достигать 300 000 рублей. Разберемся, когда и кто должен направлять уведомление, как его составить и что нужно для регистрации в реестре. 

Когда подается уведомление

Обязанность по отправке уведомления в РКН закреплена в ст. 22 ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ. Это требований для всех организаций, осуществляющих сбор и обработку данных, которые прямо или косвенно относятся к субъекту персональных данных (далее — ПД): ФИО, адрес электронной почты, место жительства, образование, должность, серия и номер паспорта, иная информация. 

После подачи уведомления организацию вносят в реестр операторов (ОПД). В дальнейшем она может легально работать с ПД без риска привлечения к административной ответственности и штрафа. 

Организации и ИП обязаны подавать уведомление об обработке персональных данных, если они собирают и обрабатывают сведения о нанимаемых или работающих сотрудниках, контрагентах, клиентах, членах религиозных организаций и общественных объединений. 

Пример:

Компания открывает интернет-магазин и собирает данные клиентов для доставки заказов: ФИО, адрес и номер телефона. Поскольку обработка ПД осуществляется автоматически и не подпадает под исключения, необходимо подать уведомление до начала работы со сведениями. 

Отправлять документ не нужно, если компания обрабатывает ПД без использования средств автоматизации или они собираются через информационные системы, созданные для защиты общественного порядка и государства. Также уведомление не требуется, если данные обрабатываются в рамках Приказа Минтранса России от 02.05.2024 N 162 для обеспечения безопасной и устойчивой работы транспортного комплекса.

Рекомендуем не затягивать с подачей уведомления в надзорный орган и сделать это до того, как начнут действовать огромные штрафы за неисполнение данного законодательного требования! 

Как составить уведомление

Требования к уведомлению об обработке персональных данных закреплены в ч. 3 ФЗ №152-ФЗ. Что в нем указывается:

1. Регион регистрации. Если компания зарегистрирована в одном регионе, но работает в другом, укажите тот, в котором деятельность осуществляется фактически. 
2. Сведения об операторе: тип (юридическое лицо или ИП), наименование (полное и сокращенное), адрес, номер телефона, электронная почта, ИНН, ОГРН, ОКВЭД, ОКПО, ОКОГУ, ОКФС, ОКОПФ, данные о филиалах.
3. Цели обработки ПД. Выберите из предложенных вариантов.
4. Категории ПД: ФИО, дата рождения, социальное положение, адрес регистрации, СНИЛС, гражданство, номер расчетного счета. Отметьте данные, которые вы собираете.
5. Категории субъектов ПД: работники или их родственники, соискатели, клиенты, посетители сайта, контрагенты, учащиеся, студенты, выгодоприобретатели по договорам, законные представители и иные субъекты.
6. Правовое основание: для исполнения договора, соблюдения законодательства, проведение обработки с согласия субъекта. 
7. Перечень действий: сбор, систематизация, хранение, извлечение, передача, запись, накопление или иное.
8. Принятые меры по защите данных, предусмотренные ст. 18.1 и 19 ФЗ №152. Указывайте достоверную информацию — ее может проверить РКН.
9. Ответственный за организацию обработки. Это может быть только один сотрудник, назначенный приказом руководителя.
10. Сведения о местонахождении базы, содержащей ПД: страна, адрес ЦОДа, есть ли собственный ЦОД.
11. Даты начала и окончания работы со сведениями. В первом случае лучше указать дату регистрации компании.

Обязательно указывайте все цели работы с ПД, но не вписывайте избыточные сведения — ПД, которые вы фактически не планируете собирать. Проследите, чтобы информация в уведомлении совпадала с локальными актами организации. Если будет более трех расхождений, ведомство может инициировать проверку.  

Если данные нужно изменить

Уведомление об изменении персональных данных подается при изменении любой информации, указанной в реестре ОПД. Например, если поменялся юридический адрес, название компании, категории субъектов. Это требование установлено ч. 7 ст. 22 ФЗ №152-ФЗ. 

Внести изменения нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем изменений. Уведомление подается такими же способами, как и при первоначальной регистрации в реестре. 

Способы подачи 
Вы можете подать уведомление в Роскомнадзор несколькими способами:

1. Сформировать документ на сайте, распечатать и отправить в бумажном виде в орган по месту нахождения компании. 
2. Заполнить и подписать квалифицированной подписью, отправить онлайн. Понадобится плагин КриптоПРО.

3. Составить электронный документ и отправить на сайте ведомства. Необходимо пройти аутентификацию на портале Госуслуг, понадобится подтвержденная учетная запись. 

   Если уведомление отправляется в электронной форме, бумажное не требуется. При подаче документа за организацию ваш аккаунт на Госуслугах должен быть привязан к ее учетной записи на портале. Уведомление рассмотрят в течение 30 календарных дней, по результатам примут решение о включении в реестр ОПД или запросят дополнительные сведения для уточнения. 

Что в итоге

Подавать уведомление в РКН должны все компании, собирающие и обрабатывающие персональные данные, за исключением некоторых организаций. Проще всего направить документ в электронном виде: форму можно заполнить на сайте ведомства, а для подписания достаточно подтвержденной учетной записи на Госуслугах или квалифицированной усиленной подписи. 

По результатам рассмотрения уведомления РКН внесет компанию в реестр. Если не уведомить ведомство, юридическое лицо или ИП привлекут к административной ответственности. Сейчас штраф небольшой — до 5 000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ), но с 30 мая начнут действовать изменения в ст. 13.11 КоАП РФ, и компанию могут оштрафовать уже на сумму до 300 000 рублей.

Тысячи компаний по всей стране уже столкнулись с претензиями со стороны РКН в части работы с персональными данными. Вполне очевидно, что после 30 мая подобная практика будет становиться  только масштабнее. Необходимо обезопасить свой бизнес сейчас — и свести к 0 вероятность любого привлечения к ответственности и получения огромных штрафов.

Чтобы грамотно выстроить работу в рамках компании с персональными данными (сотрудников, клиентов и т.д.), рекомендуем обращаться за помощью в профильные юридические фирмы. Они помогут выстроить систему обращения с ПД и уберечь ваш бизнес от многомиллионных штрафов.