Как внедрить новое ПО без стресса: инструкция для руководителей

Внедрение нового программного обеспечения на рабочих местах сотрудников — это всегда вызов. Даже если новая программа превосходит по функционалу прежнее решение, сотрудники могут сопротивляться изменениям из-за привычки и переживаний, что придется тратить время на обучение.

Наша команда «РП-Интеграция» является разработчиком программных решений для организаций. В процессе внедрений мы собираем обратную связь от руководителей и пользователей. Практика показывает, что никто не застрахован от такого человеческого фактора, как сопротивление изменениям и новшествам.

В данном обзоре рассмотрим подходы, как можно минимизировать сопротивление коллег и добиться плавного перехода к новой системе.

Выявление причин сопротивления

Прежде всего необходимо смотреть в корень проблемы. Опасения могут появиться из-за:

• Неизвестности, которая порождает страх. Сотрудники могут бояться, что не справятся с новой системой.
• Потери комфорта. Сотрудники не всегда готовы обучаться чему-то новому, тем более, когда применение старого решения вошло уже в привычку.
• Отсутствие понимания выгоды. Преимущества нового не всегда на поверхности.
• Опасения понижения статуса своей роли и даже сокращений. Если ПО автоматизирует рутинные процессы, люди могут бояться за потеряю своей значимости или ключевую роль в определенном процессе.

Обязательно проведите опрос индивидуально с каждым сотрудником. Не лишним будет общая встреча с коллективом, чтобы выявить и устранить главные опасения будущих пользователей.

Вовлечение сотрудников в процесс

Не делайте секрета из планируемого внедрения. Ваши коллеги поддержат любые начинания, в которых они активно участвуют.

Сформируйте пилотную группу для предварительного тестирования. Выберите несколько сотрудников (включая скептиков и консерваторов), которые первыми протестируют ПО и предоставят обратную связь, как положительную, так и отрицательную.

Зафиксируйте все идеи от обратной связи после тестирования. Позвольте коллегам предложить доработки. Не блокируйте негативные отзывы, так как критика новой программы при тестовой эксплуатации позволят выявить возражения и работу с ними.

Организация обучения и поддержки

Одна из главных причин сопротивления новой программе и возможного «скрытого» саботажа — неумение пользоваться системой. Решение:

• Поэтапное обучение. Не требуйте сразу от сотрудников-пользователей максимального применения новой системы. Составьте план поэтапного внедрения и соответственно поэтапного обучения сотрудников. При необходимости попросите разработчика провести обучение и погружение в программное решение. Для этого не обязательно проводить встречи в офисе. Все можно сделать удаленно. Также помогут видеоуроки по работе с программой.
• Геймификация. Можно рассмотреть нестандартные подходы для вовлечения в новый программный продукт. Например, проведение конкурса на лучшего пользователя с поощрениями.
• Внутренняя служба поддержки.  Сформируйте внутреннюю группу поддержки из IT специалистов и продвинутых коллег. Мотивируйте их оказывать помощь своим коллегам в процессе внедрения новой системы.
• Обращайтесь за помощью к разработчику программы. Любой разработчик программного обеспечения заинтересован в положительном опыте применения своих решений. 

Персональные выгоды и мотивация

Лучшим мотиватором применять что-то новое является четкое осознание сотрудником персональных выгод от изменений. Донесите до каждого работника пользователя существенные выгоды для него:

• Истории успеха — покажите кейсы, где ПО помогло коллегам сэкономить время.
• Материальные поощрения —предложите премии и прочие бонусы за активное использование новой программы и за озвученные идеи по улучшению.
• Упрощение работы — покажите, как новая система поможет с рутинными задачами (например, автоматические отчеты вместо ручного анализа нескольких файлов Excel и т.п.).

Применение строгих мер — в самом крайнем случае

Как показывает практика, даже после всех попыток поэтапного внедрения новой системы, остаются сотрудники, которые продолжают саботировать применение нового программного решения. В таком случае можно прибегнуть к дополнительным управленческим и директивным методам:

• Повторные индивидуальные беседы —попробуйте снова выяснить причины сопротивления, возможно, сотруднику нужна дополнительная помощь.
• KPI и отчетность — если новое программное обеспечение критично для компании, то уровень использования нового ПО можно включить в показатели эффективности сотрудника.

Вывод

Ключ к успешному внедрению — открытость и общение с коллегами. Активно вовлекайте сотрудников в процесс внедрения, устраняйте их страхи через показ преимуществ. Используйте поэтапные методы, но при необходимости будьте готовы к директивным подходам, если сопротивление положительным новшествам превращается в опасный саботаж.