Правильное оформление отпусков работникам: что важно знать

Во второй половине мая Минтруд выпустил письмо № 14-6/ООГ-3001, в котором указал: очередность предоставления отпусков определяют ежегодно на основе графика, обязательного и для работника, и для работодателя. Если сотрудник заболел, отпуск по его выбору переносят или продлевают. Согласно действующем трудовому законодательству, перенос возможен по письменному заявлению работника. Составляется оно в свободной форме и там совсем не обязательно писать, что отпуск будет не по графику.

При этом обычно ситуация с оформлением отпусков усложняется тем, что сотрудники привыкли планировать свое время отдыха по-разному. Условно их можно разделить на три группы: 

• «Отличники» — те, кто четко следует установленному графику отпусков, ничего и никуда не передвигая. 
• «Транжиры» — они тратят все отпускные дни подчистую, да еще плюс к ежегодным 28 стандартным суткам отдыха обязательно берут дни за свой счет.
• «Копилки» — берегут отпускные дни, чтобы при увольнении получить самостоятельно накопленный «золотой парашют».

У работодателя основные проблемы возникают с сотрудниками из 2 и 3 групп.

«Транжиры» или «отпускные, выданные авансом»

После полугода работы в компании (иногда и раньше по согласованию с руководством) можно взять отпуск, причем в полном размере — 28 дней. Эта цифра складывается из официальной формулы, по которой сотрудник «получает» за отработанный им каждый месяц 2,33 дня отпуска. 

Если работник «авансом» отгуливает все 28 дней, а потом увольняется, не «заработав» их, то удержать в любом случае получится не больше 20% из окончательного расчета с этим сотрудником. Если выплаченные авансом отпускные превышают эти 20%, то остается лишь два пути:

1. понять и простить долг ушедшему сотруднику,
2. взять с него расписку, обязательство, что полученный «аванс» он вернет.

Правда, если сотрудник так и не перечислит этот долг, то в судебном порядке взыскать его все равно не выйдет. Такая сейчас сложилась практика на всех уровнях, вплоть до Верховного суда. 

И не забудьте при увольнении оформить в свободной форме приказ о том, что с работника удержаны суммы за «авансом» использованный отпуск.

«Копилки» или ожидание компенсации при увольнении

По ст. 124 Трудового кодекса запрещается не предоставлять ежегодный отпуск в течение двух лет подряд, иначе работодателю грозит штраф. При этом компенсация отпуска при увольнении рассчитывается по среднему заработку за последние двенадцать месяцев. 

Соответственно, если работнику регулярно повышали зарплату, то и стоимость его «отпускных» возрастает. Размер таких выплат три года назад будет ощутимо меньше, чем сейчас, если за это время зарплата увеличивалась. 

Что делать работодателю

• Включать неотгулянные дни за прошлые годы в график отпусков следующего года. 
• Корректно утвердить график отпусков, ознакомить с ним под роспись работников.
• Не менее чем за две недели уведомить работника о начале отпуска.
• Оформить приказ на отпуск по графику и своевременно выплатить отпускные.

Отказаться от отпуска по графику работник может только с согласия работодателя из-за уважительных причин, или если относится к льготной категории, поэтому вправе пойти отдыхать в удобное ему время. 

Когда сотрудник все же саботирует отпуск по графику, то надо составить акт об отказе и на его основании вынести дисциплинарное взыскание. Но это уже совсем крайняя мера. Чтобы до нее не доводить, обращайтесь по вопросам кадрового консалтинга для просчета всех рисков и грамотно оформления локальных актов компании.