Plywood Systems ускоряет документооборот с ELMA365

Клиент

ООО «Плайвуд Системс» — компания-экспортер березовой фанеры. Компания активно развивает клиентскую базу, географический охват продаж, что создает новые интересные задачи, для решения которых требуется цифровизация бизнес-процессов, включая обработку договорной документации.

Предпосылки проекта

Компания «Плайвуд Системс» имеет сложную организационную структуру, распределенную по нескольким городам. Это затрудняет бумажный документооборот, удлиняет сроки согласования договоров и подписания документов. Поэтому было принято решение автоматизировать часть бизнес-процессов и перевести процессы согласования и подписания договоров в электронный формат.

Цель проекта

Основной целью проекта было внедрение системы электронного согласования договорных документов, которая обеспечит автоматизацию и ускорение процесса согласования документов, улучшит взаимодействие между сотрудниками и контрагентами компании и повысит уровень контроля над документооборотом. Для оптимизации документооборота было принято решение перейти на российское ПО ELMA365. Проект реализован сертифицированным партнером и системным интегратором «МАСТЕРДАТА».

Внедрение электронного документооборота на платформе ELMA365 позволило полностью автоматизировать процесс согласования договорных документов в компании «Плайвуд Системс»: от создания и редактирования документов до их подписания и отправки — весь процесс происходит в электронном формате. Теперь сотрудники компании имеют удобный интерфейс для отслеживания статусов документов и назначения ответственных лиц на каждом этапе согласования.

Специалистами компании «МАСТЕРДАТА» была автоматизирована работа с контрагентами: создание, проверка реквизитов, оценка экономической безопасности, разрешение на заключение договорной документации с контрагентами.

Процесс подписания документов, который ранее мог занимать несколько дней, теперь осуществляется в системе ELMA ECM+. Это существенно сократило время обработки договоров и других юридических документов.

Переход на ELMA365 в компании «Плайвуд Системс» стало важным шагом на пути к оптимизации бизнес-процессов. Это позволило успешно выполнить задачи проекта и цифровизовать важный для бизнеса заказчика процесс, сэкономив ресурсы и улучшив взаимодействие как внутри компании, так и с внешними контрагентами. 

Мы рады, что заказчик выбрал компанию «МАСТЕРДАТА» в качестве надежного интегратора. Благодаря современному технологичному решению, слаженной работе проектных команд, экспертизе «МАСТЕРДАТА» и глубокой вовлеченности заказчика, мы добились хороших результатов и видим возможности для дальнейшего развития цифрового ландшафта заказчика.

Влада Илларионова, руководитель проекта, МАСТЕРДАТА.

Заключение:

Внедрение системы электронного согласования договорных документов и автоматизированного процесса взаимодействия между сотрудником и работодателем в компании «Плайвуд Системс» стало важным шагом на пути к цифровизации и оптимизации бизнес-процессов. Это не только ускорило процесс согласования и подписания документов, но и обеспечило значительную экономию ресурсов, повышение безопасности и прозрачности, а также улучшение взаимодействия с внешними контрагентами. Переход на электронный документооборот позволил компании сосредоточиться на более стратегически важных задачах, повышая свою конкурентоспособность и эффективность.