На что обратить внимание при выплате командировочных

Работа некоторых сотрудников подразумевает командировки в другие города и веси нашей страны. За период командировки работнику выплачиваются средний заработок и суточные.

Какие выплаты положены командированным сотрудникам

За дни нахождения в командировке сотруднику сохраняется средний заработок, а также возмещаются расходы, которые связаны с командировкой (ст.166 и ст.167 ТК РФ).

К последней группе расходов относятся:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы.

Как оплачиваются выходные дни в командировке

Для того чтобы не запутаться — оплачивать или нет командировку, выпавшую на выходные дни, нужно придерживаться следующего правила:

• Если по графику сотрудника эти дни являются выходными, а в командировке он трудился, то дни подлежат оплате как работа в выходной день.

  По общему правилу, работа в выходной день может оплачиваться вдвойне либо в одинарном размере с предоставлением неоплачиваемого отгула (ст.153 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 21.02.2020 г. №14-1/ООГ-1110). А если сотрудник отдыхал, то выходные не оплачиваются.

• Если по графику эти дни и так являются рабочими для сотрудника, то ему оплачивается средний заработок.

Что делать, если сотрудник заболел в командировке

Сотрудник может заболеть в дни нахождения в командировке. В этом случае никаких новаций в расчетах нет. За дни болезни работника средний заработок не начисляется. Работодатель получит электронный больничный лист (по тексту — ЭЛН) по ЭДО и будет оплачивать первые 3 дня болезни.

При этом командированному работнику по-прежнему должны быть выплачены суточные, а также расходы на проживание. Если в ЭЛН проставлена отметка о его нахождении в стационаре, то за этот период расходы на проживание не возмещаются.

В каком размере выплачиваются суточные в 2025 году

Самая приятная выплата командированному сотруднику — суточные. Это дополнительные расходы, которые не зависят от расходов на проживание, перелет, а покрывают личные траты сотрудника вне места его проживания (абз.4 ст.168 ТК РФ).

Некоторые работодатели считают, что раз принимающая сторона кормит сотрудника, то ему и суточные не нужны. А бывает, что гостиница включает в счет, помимо проживания, например, завтраки. В подобных ситуациях компания все равно должна выплатить суточные (решение ВС РФ от 04.03.2005 г. №ГКПИ05-147).

Суточные рассчитываются по определенным правилам (п.25 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749):

За все дни нахождения в командировке

В этот период включаются выходные и нерабочие праздничные дни, которые выплат на дни командировки, а также дни, проведенные в пути.

Например, работник отбывает в командировку с железнодорожного вокзала, который находится в черте города. Местное время отправления поезда 26 марта 2025 г. — 23 ч. 57 минут.

Тогда 26 марта 2025 г. будет началом командировки и за этот день работнику полагаются суточные в полном размере.

Важно! Если до места отбытия в командировку работнику нужно добраться, то это время также учитывают.

Например, сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится за городом, до него нужно добраться за 50 минут. Время вылета самолета 26 марта 2025 г. в 0 часов 10 минут.

Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета, то есть в 23 часа 30 минут 25 марта 2025 года.

Таким образом, работнику нужно оплатить первый день командировки 25 марта 2025 года.

За все дни болезни в командировке

Важно знать, что в отличие от остальных командировочных затрат, суточные расходы документально не подтверждаются.

Размер суточных расходов устанавливается работодателем в коллективном договоре либо в другом локальном акте компании.

Суточные могут выплачиваться в любом размере — «потолка» по ним нет. Но суточные в размере свыше 700 рублей по командировкам внутри России облагаются НДФЛ, а по зарубежным командировкам — свыше 2,5 тысяч рублей (абз.12 п.1 ст.217 НК РФ).

С суммы превышения работодателю нужно заплатить страховые взносы (п.2 ст.422 НК РФ). Взносы будут облагаться в случае превышения размера, прописанного в локальном акте компании.

Например, работодатель в Положении о командировках установил размер суточных — 1 тысячу рублей за каждый день. Значит, суточные, которые превышают 1 тысячу рублей, будут облагаться взносами.

Как правило, работодатель в Положении по командировкам устанавливает разный размер суточных в зависимости от региона командировки. Ведь траты, например, в г. Москве будут существенно выше, чем в г. Смоленске.

Для сотрудников, которых направляют в командировки на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, размер суточных составляет 8 480 рублей (п.1 Указа Президента РФ от 17.10.2022 г. №752). При этом повышенный размер суточных налогом и страховыми взносами не облагается.

В каких случаях работник не может рассчитывать на выплату суточных

В ряде случаев работнику не положены суточные.

Если работник направляется в однодневную командировку или ежедневно имеет возможность возвращаться домой, то суточные не выплачиваются (ст.168 ТК РФ).

Как рассчитывается средний заработок работнику во время командировки

Расчет командировочных выплат установлен достаточно давно и с тех пор не претерпевал существенных изменений (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. №922).

1 шаг. Определяем число рабочих дней в командировке.

Например, сотрудник пробыл в командировке 4 рабочих дня: с 17 марта по 20 марта 2025 г.

2 шаг. Определяем расчетный период — 12 месяцев, предшествующих месяцу командировки.

В нашем случае — это с 1 марта 2024 г. по 28 февраля 2025 г.

Важно знать, что если новоиспеченный сотрудник направляется в командировку, то ему рассчитывается не средний заработок, а выплаты считаются из его оклада.

3 шаг. Определяем количество отработанных дней в расчетном периоде.

Предположим, что с 1 марта 2024 г. по 28 февраля 2025 г. работник отработал без учета дней болезни, отпуска — 220 рабочих дней.

4 шаг. Определяем доход работника в расчетном периоде.

В доход работника включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, за исключением выплат социального характера, больничных и отпускных выплат. Премии учитываются пропорционально отработанному времени.

Предположим, что доход работника составил 560 тысяч рублей.

5 шаг. Расчет среднего заработка за командировочные дни:

560 тысяч рублей / 220 дней х 4 дня = 10 181,82 рубль.

Подведем итоги. Деловая цель командировки предполагает оплату этих дней сотруднику. Работнику возмещаются командировочные расходы, а также выплачиваются суточные за дни нахождения в командировке.