Почему отельная программа — ключ к эффективной организации поездок

В условиях конкурентной среды многие компании стремятся оптимизировать бюджет, сократить расходы и одновременно повысить качество услуг. Одно из эффективных решений в сфере бизнес-тревел — отельная программа для корпоративных клиентов. 

Своим опытом делится Наталья Балебанова, руководитель отдела по организации наземных услуг ООО «Агентство АВИА ЦЕНТР». 

Отельная программа — комплексное предложение, разработанное специально для организаций, регулярно направляющих своих сотрудников в деловые поездки. Это часть тревел-политики компании, дающая возможность не только контролировать процессы, но и проявлять заботу о своих сотрудниках, а также экономить бюджет. 

Выделим основные преимущества отельных программ: 

• Специальные тарифы: цены на проживание существенно ниже открытых рыночных предложений. 
• Гибкие условия бронирования: позднее подтверждение, перенос сроков и другие предусмотренные изменения без штрафных санкций. 
• Корпоративные сервисы: приоритетное размещение, ускоренная регистрация, выделенная линия поддержки. 
• Дополнительные услуги: завтраки, трансфер, Wi-Fi, переговорные комнаты. 

Рассмотрим, как отельная программа работает на практике

1. Кейс. Корпоративные клиенты приходят с уже согласованными специальными ценами, полученными от приоритетных для них отелей-партнеров. 
   Результат: значительная экономия времени для всех сторон и работа с уже утвержденными выгодными тарифами. Быстрый и эффективный инструмент.  
2. Кейс. Заказчик формирует перечень отелей, после чего агентство направляет запросы и получает коммерческие предложения по указанному списку. 
   Результат: клиенту предоставляется структурированная информация, а также возможность выбора.  
3. Кейс. Агентство осуществляет подбор отелей, не входящих в отельную программу, на основании критериев, заданных заказчиком. 
   Результат: формирование пакета коммерческих предложений для включения гостиниц в отельную программу с целью дальнейшего сотрудничества. На этот процесс требуется больше времени, но на выходе — также получаем эффективный и работающий инструмент. 

После всех согласований с клиентом агентство заключает договор с гостиницей по специальными тарифам, которые разработаны эксклюзивно под конкретного заказчика. В свою очередь компания сокращает расходы на проживание сотрудников, при этом не теряя, а повышая качество размещения в деловых поездках. 

Вариантов может быть несколько, но цели данного инструмента неизменны: сконцентрировать проживание бизнес-туристов в конкретных отелях, получить специальные цены на их размещение, сократить расходы на проживание, контролировать тревел-бюджет, повысить уровень качества проживания своих сотрудников в командировках. 

Из личной практики: 

Значительное большинство наших клиентов выбирают первый вариант работы. Они согласовывают специальные цены и предоставляют контакты отельеров, с которыми уже достигли предварительных договоренностей. Можно сказать, что заказчик с проработкой и пониманием подходит к данному процессу, а мы, в свою очередь, реализуем и делаем этот инструмент крайне эффективным. 

Как выстроить онлайн-процесс 

Мир стремится к цифровизации. Именно поэтому рекомендуем нашим клиентам осуществлять бронирование через различные онлайн-платформы. Они открывают новые технические возможности и позволяют перевести большинство отелей в онлайн-формат, делают процесс бронирования быстрым и удобным. 

Отельная программа станет эффективным рабочим инструментом, в том случае, если:.

• клиент понимает, для чего конкретно ему нужны корпоративные цены, а также консолидация объемов со стороны бизнеса; 
• проработан список приоритетных отелей с сотрудниками, которые планируют размещаться в гостиницах во время командировки; 
• четкое техническое задание для агентства.

Что учесть при запуске отельной программы. Чек-лист от эксперта 

Основные моменты, которые важно учесть при разработке отельной программы:

• Чем больше ночей забронировано в одном отеле за год, тем выгоднее тариф. Имейте в виду, сейчас отели охотнее дают хорошие цены при объеме от 100 ночей в год и более. Мы рекомендуем консолидировать бронирования, чтобы сократить вероятность традиционного повышения цен на следующий год. 
• Максимальное информирование. Необходимо сообщить всем сотрудникам об отельной программе и ее преимуществах, чтобы в командировках приоритетом были отели с корпоративными тарифами. 

Таким образом в выигрыше остаются все, и бизнес, который оптимизировал расходы на командировки, и сотрудники, получающие качество размещения на высоком проверенном уровне.

На сегодняшний день у нас в агентстве большой пул клиентов, которые пользуются отельными программами.