Спасли заявку за 30 минут до дедлайна и выиграли тендер на 136,8 тыс. руб

Предприятие из легкой промышленности, специализирующееся на выпуске сувенирной продукции (текстиль, брендированная одежда, аксессуары), решило участвовать в тендере на изготовление партии для корпоративного заказчика. Однако из-за загруженности штатного юриста компания пропустила этап подготовки и вспомнила о тендере всего за час до окончания приема заявок. В этой ситуации ставкой был не просто контракт, а выход на нового крупного заказчика.

Наша команда подключилась к работе экстренно. Методология действий в условиях жесткого цейтнота отработана до алгоритма, который и был применен в данном кейсе.

Этап 1. Экспресс-анализ и получение ключевых данных

Первым делом мы запросили у клиента минимально необходимый пакет: ИНН, ОГРН, решение об одобрении крупной сделки и согласованную сумму контракта, от которой можно отталкиваться в котировочной сессии. Параллельно специалист начал изучать тендерную документацию, чтобы выявить обязательные требования к составу заявки (декларации, лицензии, сертификаты на продукцию). Важно было понять, нужны ли образцы товара или достаточно описания.

Этап 2. Формирование заявки в режиме реального времени 

Работа велась по трем направлениям:

• Проверка учредительных документов, формирование декларации о соответствии участника единым требованиям, подготовка предложения в электронной форме.
• Составление описания сувенирной продукции. Мы запросили у клиента характеристики (состав тканей, способы нанесения логотипа, цветовую гамму) и оперативно адаптировали их под требования заказчика, избегая общих фраз и четко попадая в параметры ТЗ.
• Фиксация цены предложения с учетом минимального снижения (чтобы сохранить маржинальность, но обеспечить победу).

Этап 3. Подача заявки и участие в котировочной сессии 

За полчаса до окончания срока все файлы были загружены на электронную площадку, подписаны электронной подписью и отправлены заказчику. Система зафиксировала поступление заявки в штатном режиме. Далее последовала котировочная сессия, где мы оперативно согласовывали с клиентом шаг снижения цены, чтобы не уйти в минус, но обойти конкурентов.

Этап 4. Пост-сопровождение: решение проблем заказчика

Клиент был признан победителем. Однако на этапе публикации итогового протокола и проекта контракта возникла техническая задержка со стороны заказчика — документ не появлялся на площадке в течение нескольких дней. Мы взяли на себя функцию мониторинга и коммуникации:

• Ежедневно проверяли статус контракта в личном кабинете на ЭТП.
• Связались с представителем заказчика по телефону и выяснили, что у них внутренний сбой в системе документооборота.
• Напомнили о необходимости подписания в установленные законом сроки, чтобы контракт не был аннулирован.

Этап 5. Финализация сделки

Спустя месяц, после устранения технических проблем со стороны заказчика, контракт был успешно подписан обеими сторонами. Мы сопровождали клиента вплоть до поступления денежных средств (аванса), удостоверившись, что сделка полностью завершена.