К чему готовиться при проверке трудовой инспекции

Занимаясь внедрением программных решений по учету документов (включая программу для отдела кадров), я часто общаюсь с руководителями и кадровиками, которые столкнулись с негативными последствиями нарушения кадрового законодательства. Работа с сотрудниками включает формирование различных кадровых документов и приказов. Кадровое делопроизводство должно соответствовать нормам Трудового кодекса и охраны труда. Контролем соблюдения данных норм занимается Федеральная инспекция труда (ст. 354 ТК РФ).

Федеральная инспекция труда — единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).

Порядок организации и проведения проверок работодателей регулируется статьей 360 Трудового Кодекса РФ (далее ТК РФ), постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ и прочими нормативными правовыми актах. Контролем и надзором за соблюдением ТК РФ занимаются трудовые инспекторы. Их права и полномочия закреплены 357 ТК РФ. 

В настоящее время действует мораторий на плановые проверки работодателей. В соответствии с постановлением Правительства от 10.03.2023 № 372, срок данного моратория до 2030 года.  Но руководителями и специалистам по кадрам необходимо помнить, что мораторий не распространяется на внеплановым проверки государственной инспекции труда (ГИТ). Также мораторий не действует для определенных видов деятельности:

• опасное производствам II класса опасности;
• гидротехнические сооружения II класса;
• объекты контроля в категориях чрезвычайно высокого и высокого риска (постановление Правительства РФ от 01.10.2022 № 1743).

Внеплановая проверка может быть назначена на основании жалобы сотрудника или несчастного случая.

Планы проверок (с указанием даты и организации) публикуются в открытом виде в отдельном разделе сайта Роструда (федеральная служба по труду и занятости). Информация о плановых проверках также может размещаться на сайте Генпрокураторы. 

Классификация проверок ГИТ

Проверки трудовой инспекции классифицируются по трем видам:

• Плановые проверки.
• Внеплановые проверки.
• Профилактические визиты (с 2021 года). Данное мероприятие включает беседу с работодателем без штрафов и предписаний.

Методы (способы) проведения проверки включают два варианта:

• Выездная проверка, при которой инспектор имеет право запросить оригиналы документов за прошлые периоды и при этом лично присутствовать.  
• При т.н. «документарной проверке необходимые заверенные копии (сканы) документов запрашиваются удаленно. В данном случае работодателю необходимо в течение 10 рабочих дней (ч. 4 и 5 ст. 11 ФЗ-294) предоставить требуемые документы.

В зависимости от категории риска предприятий, существует разная периодичность проведения проверок:

• Высокая категория риска.  Один раз в 2 года.
• Значительный категория риска.  Один раз в 3 года.
• Средняя категория риска.   Один раз в 5 лет.
• Умеренная категория риска.  Один раз в 6 лет.
• Низкая категория риска.  Проверка не проводится.

Подробная информация об организациях с категориями риска отражается на сайте Роструда.

Руководителю организации следует помнить, что основанием проведения внеплановой проверки может быть одна из указанных ниже причин:

• Наличие угрозы жизни и тяжкого вреда здоровью граждан.
• Подтвержденный факт причинения такого вреда.
• Истечение срока исполнения предписания, вынесенного ранее о принятии мер к устранению нарушений, угрожающих жизни и здоровью граждан.
• Обращение работников о невыплате или неполной выплате зарплаты дольше месяца.

Самыми распространенными причинами для внеплановых проверок является две:

• жалобы сотрудников;
• несчастные случаи.

Для уменьшения риска негативных последствий по результатам внеплановой проверки ГИТ, рекомендуется проводить периодический аудит документам и мероприятиям:

• кадрового учета (штатных сотрудников, иностранных работников и внештатников);
• охраны труда и медосмотров;
• специальной оценки условий труда (СОУТ).

Все документы должны соответствовать требованиям законодательства. Также рекомендуется ознакомиться с документом Роструда «Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией (дифференциацией) по степени риска».

Если организация включена в плановую проверку, то ее заранее уведомят и предоставят примерный список вопросов от ГИТ. Ознакомиться с различными вариантами проверочных листов Вы можете заранее в соответствующем документе Роструда.

Наработанная практика проведенных проверок ГИТ, показывает, что большинстве случае в первую очередь проверяется следующее:

• наличие и порядок заполнения трудовых договоров;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• трудовые книжки и книгу их учета;
• приказы по личному составу (прием, перевод и т. д.);
• правомерность работы в выходные дни и сверхурочно;
• порядок и своевременность предоставления отпусков;
• порядок и сроки выдачи зарплаты;
• соблюдение правил охраны труда;
• наличие положения о персональных данных;
• порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан и т.п.

Нарушение трудового законодательства: штрафы и ответственность

В случае выявления нарушении работодателю будут выписаны штрафы, а в некоторых случаях может дойти до запрета предпринимательской деятельности. Ниже представлен список распространенных нарушений:

• Отсутствие обязательных документов. Есть ряд документов, которые обязательно должны быть в компании (положение о персональных данных, штатное расписание, различные журналы учета документов и т.д.). Если инспектор не обнаружит нужного документа, он выпишет штраф;
• Ошибки в кадровых документах (нет подписи работников в приказах и договорах, в трудовом договоре не прописаны обязательные условия и т. п.);
• Сотрудники давно не были в отпусках, отсутствует график отпусков, ошибки в расчете отпускных;
• Зарплата работников ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ);
• Зарплата выдается один раз в месяц (ст. 136 ТК РФ);
• Незаконное увольнение работников;
• Вместо трудового договора заключен договор ГПХ (ст. 15 ТК РФ);
• Не проведена специальная оценка условий труда (СОУТ);
• Нарушены права сотрудников в декрете.

Вне зависимости от того, попала организация в план проверок или нет, необходимо серьезно подходить к работе с кадровыми документами и охране труда. Преимуществом будет применение отдельной программы для формирования кадровых приказов. В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать необходимый документ за прошлые периоды и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда.