Как организовать «Смены для своих» без штрафов от налоговой или трудовой

«Смены для своих» (СДС) — формат гибкой (платформенной) занятости, когда вы приглашаете на временную работу (подработку) в формате смен своих же сотрудников.

Это выгодно для бизнеса:

● закрытие срочных позиций до 5 раз быстрее, чем при поиске через работные сайты, площадки объявлений и корпоративные каналы;

● оптимизация трудовых затрат до 10% (а иногда даже больше) — не нужно вкладываться в привлечение и найм, обучение и интеграцию нового человека, тратить ресурсы организации (задействовать юриста, кадровика, бухгалтера)

● меньше убытки из-за простоев в «горячие периоды», когда не хватает людей

С помощью СДС можно закрывать десятки тысяч смен ежемесячно. Как это работает в ритейле и почему крупные торговые сети используют этот формат для закрытия массовых вакансий, мы подробно рассказывали в этой статье, так что повторяться не будем.  

Как регулируются отношения в формате СДС

Они не считаются трудовыми и регулируются Гражданским кодексом, Налоговым кодексом. А с 1 октября вступит в силу ФЗ №289 «Об отдельных вопросах регулирования платформенной экономики в РФ, который внесет свои поправки.

Кто организует «Смены для своих»

Любые цифровые платформы/сервисы, предоставляющие услуги по подбору временного персонала в формате СДС.

Как компания сотрудничает с платформой в формате СДС:

• заключает соглашение (договор) и получает доступ к личному кабинету, где будет размещать заявки на открытые позиции (смены);
• получает ссылку на подключение сотрудников, по которой они могут зарегистрироваться в приложении, где будут видеть доступные смены;
• публикует заявки — и сотрудники всех подразделений, прошедшие регистрацию, сразу видят их в приложении;
• получает отклики и приглашает на смены.

Выплаты исполнителям берет на себя платформа, которая выступает налоговым агентом: удерживает и перечисляет НДФЛ/взносы, ведет отчетность в ФНС, оформляет акты. Компания получает закрывающие документы без дополнительного документооборота.

Можно ли внедрять «Смены для своих» самостоятельно

«Смены для своих» — не сверхурочная работа. Нельзя просто пригласить своих сотрудников поработать дополнительно, заключив допсоглашение.

Работать по отдельному договору ГПХ с десятками (или даже сотнями) работников тоже не стоит — вас заподозрят в попытке подмены трудовых отношений с целью уклонения от налогов. Это грозит санкциями и штрафами — до 40 000 руб. для ИП и до 200 000 руб. для юрлиц. Сейчас этому уделяется особое внимание. Контроль со стороны ФНС усиливается, все больше компаний сталкивается с камеральными проверками.

Но самый опасный вариант — создание «дочки» (дочерней компании) для СДС. Отдельное юрлицо, работающее только на вас, налоговая признает взаимозависимыми лицами (ст. 105.1 НК РФ).

Последствия:

• доначисление всех налогов как за трудовые отношения (ст. 54.1 НК РФ);
• штрафы за неуплату + пени;
• личная (субсидиарная) ответственность учредителей (при банкротстве);
• риск уголовной ответственности за уклонение от налогов (ст. 199 УК РФ) при крупных суммах.

Поэтому лучше всего сотрудничать с работниками в формате СДС через действующие специализированные платформы. Это будет выгоднее с точки зрения расходов и безопаснее с точки зрения юридических рисков.

И здесь тоже есть свои нюансы.  

При сотрудничестве с платформами обратите внимание

Какой тип договора с вами заключают

Чаще всего это агентский договор или договор услуг.

Агентский договор безопасен только при условии, если платформа действует по вашему поручению, но от своего имени (ст. 1005 ГК РФ). В договоре должно быть четко прописано, что платформа сама заключает соглашения с исполнителями, самостоятельно платит им и несет все риски исполнения. Тогда ФНС не увидит трудовых отношений.

Опасность возникает, когда платформа действует от вашего имени или вы контролируете исполнителей (графики, допуски на объект). Это прямой путь к доначислениям.

Договор услуг (глава 39 ГК РФ) —   надежный вариант: платформа берет на себя задачу закрыть смены в ваших магазинах. Исполнители выходят на объект по ее поручению, а вы получаете готовый результат — смены закрыты, документы оформлены.

Обязательно проверяйте, чтобы платформа сама перечисляла   выплаты исполнителям и предоставляла   закрывающие документы. Это также исключает прямое взаимодействие с работником с вашей стороны.

На каких условиях платформа нанимает работников

Налоговая или трудовая могут заподозрить, что под видом платформенной занятости скрываются трудовые отношения, если:

• платформа заключает соглашения с работниками на продолжительный срок, а не на каждую смену — или, скажем, пролонгирует договор;
• выплаты переводятся по графику, а не по факту выполнения работ (за каждую отработанную смену);
• есть ответственность за отказ от смены или невыполнение «плана» (это признак подчинения);
• фактически работник выполняет одни и те же обязанности — можно сказать, что они за ним закреплены.

Чтобы не иметь проблем с налоговой, запросите у платформы документы, регламентирующие отношения с работниками (исполнителями), и внимательно изучите.

Наш опыт

Сотрудничая с исполнителями в формате СДС, мы заключаем отдельное соглашение на каждую смену. Работники сами, по своему желанию, выбирают смены из доступных в приложении. Конкретные обязанности за ними не закреплены, нет привязки к графику работы организации. Выплаты не периодические, а за каждую смену (результат работ), а не с периодичностью. Все это делается для того, чтобы компания-работодатель была юридически защищена.

Есть ли еще риски, связанные с форматом

Важно, чтобы платформа вовремя отчисляла все налоговые выплаты за СДС-работников. В противном случае проблемы могут быть не только у нее, но и у вас.

Конечно, такие грубые нарушения — редкость, но лучше обезопасить себя, чем терпеть проверки и нести убытки. Никто не застрахован от того, чтобы попасть в тот самый «1% исключений».

Вывод

«Смены для своих» помогает бизнесу быстро решать вопрос с закрытием срочных позиций, снижать простои и связанные с ними убытки, оптимизировать кадровый бюджет и гибко масштабироваться, без лишней бюрократии и расходов увеличивая и уменьшая штат подработчиков (исполнителей).

Но организацию этого формата нужно доверять только проверенным и надежным   платформам, ни в коем случае не пытаться искать обходные пути, чтобы внедрить его своими силами.