Как избежать утечки данных при работе с PDF и почему она происходит

Риск утечки данных возникает не только при кибератаках, но и в повседневной работе с документами. Проблемы появляются уже на этапе редактирования: при сохранении, отправке или открытии общего доступа к файлам. Разберем, какие действия приводят к потере контроля над конфиденциальной информацией и какие меры помогают защитить ее на каждом этапе.

Что такое утечка данных и почему это проблема бизнеса

Персональные данные или коммерческая тайна часто становятся целью злоумышленников. Для этого используют разные методы: хакерские атаки, вредоносные программы, фишинговые сайты. Но во многих случаях внешнее вмешательство не требуется — достаточно нарушений внутри компании или невнимательности сотрудников. 

Подробнее рассмотрим, что такое утечка конфиденциальной информации, чем она отличается от взлома, и какие из-за нее могут возникнуть проблемы. Представьте, что у вас в руках папка с важными документами, которые необходимо хранить в секрете. Если злоумышленники обходят систему безопасности и подбирают код, это взлом. Но если вы оставите документы на столе, или положите в сейф, но оставите в замке ключ и не включите сигнализацию, любой сможет получить доступ к ценным сведениям без особых усилий. 

То же самое происходит, когда информация хранится не на физическом носителе, а в электронном виде. Если не соблюдать правила безопасности, цена такой халатности может быть очень высокой.

• Потеря доверия и репутационные риски. Клиенты и партнеры начинают сомневаться в надежности компании, особенно если утекли персональные данные или коммерческие сведения. После инцидента сложнее заключать новые контракты и удерживать текущих клиентов.
• Снижение конкурентоспособности. Утечка коммерческой информации — цен, условий контрактов, внутренних планов и разработок — дает другим участникам рынка преимущество.
• Проверки и санкции. Нарушения в работе с данными привлекают внимание регулирующих органов и могут привести к штрафам, ограничениям.

В результате компания вынуждена выплачивать компенсации за срывы договоренностей, запускать маркетинговые кампании, чтобы восстановить лояльность клиентов и партнеров. В результате прибыль значительно снижается, а в тяжелых случаях утечка конфиденциальных данных может привести к банкротству.

Какая информация считается конфиденциальной 

Конфиденциальной считается информация, доступ к которой ограничен законодательно, либо установлен запрет на ее распространение со стороны владельца данных или участников договора. Ее разглашение может нанести ущерб компании, клиентам. Такие сведения часто содержатся в PDF-файлах. Наибольшую уязвимость представляют следующие документы:

• Договоры и соглашения: содержат условия сделок, данные об участниках и их реквизиты. Их разглашение может повлиять на ход переговоров, ослабить позиции компании.
• Финансовые и коммерческие документы: отчеты, акты, прайс-листы и предложения о внедрении новых технологий дают представление о состоянии бизнеса, ценовой политике и планах развития. В случае, если сведения попадут конкурентам, понятно, что такая утечка данных может дать им преимущество при разработке собственных стратегий.
• Файлы с персональными данными: анкеты, заявления, кадровые документы с ФИО и контактами сотрудников или клиентов не подлежат распространению. Их раскрытие способно привести к штрафам, жалобам и утрате доверия со стороны клиентов, партнеров.
• Документы с правками и комментариями: внутренние обсуждения могут раскрывать детали согласований и принятых решений.

Причины утечки информации: где бизнес теряет контроль

В практике компаний главная причина утечки персональных данных и коммерческих секретов не внешние атаки, а человеческий фактор. При этом намеренный слив информации конкурентам встречается гораздо реже, чем небрежность в работе. Вот список типовых сценариев, когда из-за несоблюдения правил безопасности происходит утечка данных:

• Ошибки при отправке, использование небезопасных каналов связи. Документы уходят не тому получателю. Рабочие файлы передают через личные мессенджеры, социальные сети или сторонние облачные сервисы.
• Утрата доступа к носителям информации. Часто сотрудники, вопреки правилам, сохраняют рабочие материалы на флешках, личных телефонах, планшетах или ноутбуках. В случае, если устройство будет потеряно или украдено, доступ к информации могут получить посторонние.
• Недостаточная защита данных. Документы хранятся и пересылаются без учета требований безопасности: не устанавливаются пароли или используются простые комбинации, которые легко взломать. Также риск несет хранение кодов в незащищенном виде (например, в заметках на рабочем столе).
• Ошибки в настройках прав доступа. Документы становятся открыты широкому кругу сотрудников или внешних пользователей из-за некорректных параметров в облачных и внутренних системах.
• Использование небезопасных инструментов, форматов. Работа с сервисами без шифрования, открытие файлов вне защищенной среды и передача PDF с неочищенными комментариями, слоями и метаданными также является одной из основных причин утечки информации.

Как снизить риск утечки данных при редактировании PDF

Чтобы минимизировать вероятность раскрытия данных, важно установить регламент работы с документами, содержащими приватную информацию, и контролировать его соблюдение на уровне сотрудников ИТ-отдела и внутренней службы безопасности.

• Работайте в защищенной среде. Не открывайте документы с конфиденциальной информацией на публичных устройствах и в открытых сетях. Однако некоторые онлайн-сервисы, например PDF Maestro, обеспечивают надежность операций, поскольку имеют SSL-шифрование.
• Сократите риск утечки данных. Если документ содержит приватную информацию, используйте для редактирования софт, работающий офлайн, или программное обеспечение, развернутое на внутреннем сервере компании.
• Настраивайте доступ к документу. Устанавливайте пароли на открытие, редактирование и копирование данных. При работе с сервисами-файлообменниками не используйте открытые ссылки без ограничений.
• Очищайте файл перед отправкой. Удалите лишнюю информацию: метаданные, комментарии, историю изменений. Скрывайте конфиденциальные сведения, не предназначенные для третьих лиц. Так, в PDF Commander и других профессиональных редакторах документов доступна функция цензуры, позволяющая удалять фрагменты содержимого без возможности восстановления.
• Используйте надежные каналы для связи с сотрудниками. Так, корпоративные мессенджеры eXpress, Р7-Команда позволяют безопасно обмениваться файлами и создавать базы данных, настраивать уровни доступа и предоставлять гостевые ссылки, если необходимо привлечь к обсуждению клиента. 

На что обращать внимание при выборе инструментов для работы с PDF

Понимание того, как происходит утечка данных, помогает правильно определить, на какие параметры обратить внимание и какие риски учитывать при выборе софта. Принимая решения, оценивайте следующие критерии:

• Где и кем обрабатываются данные. Предпочтение стоит отдавать программному обеспечению, которое работает локально или может быть развернуто на серверах компании. Также для бизнеса актуальны продукты российских разработчиков — их использование упрощает контроль над данными и снижает риски, связанные с передачей информации за рубеж.
• Политика конфиденциальности онлайн-сервисов и облачных хранилищ. Важно понимать, где находятся файлы, кто имеет к ним доступ и как долго они сохраняются на сайте. В веб-инструментах материалы должны удаляться после обработки, а в облачных системах — быть защищены настройками прав и изоляцией данных.
• Контроль действий. У вас должна быть возможность защитить данные. Предупредить несанкционированное редактирование, копирование и печать можно с помощью установки пароля и заверения электронной подписью — после добавления КЭП вносить изменения нельзя. Также для проверки от несанкционированных правок полезна функция сравнения PDF-файлов в разной редакции.
• Уровень защиты при передаче. Обязательно наличие безопасного соединения, предупреждающего перехват данных третьими лицами при загрузке и пересылке. Важно, чтобы использовались актуальные протоколы шифрования, соответствующие российским стандартам.

Заключение

Если случается утечка, это в информационной безопасности означает потерю контроля над данными — документ может попасть к третьим лицам, быть скопирован или использован без ведома компании. Подобные инциденты ведут к утрате доверия со стороны клиентов и партнеров, снижению конкурентоспособности, и, как следствие, к значительным финансовым потерям. Чаще всего такие ситуации возникают не из-за хакерских атак, а из-за халатного отношения к безопасности. Поэтому ключевая задача бизнеса — выстроить понятные правила, выбрать надежные инструменты и контролировать, как сотрудники работают с документами.