Как понять, что вам нужна автоматизация

Это первая часть серии материалов про автоматизацию HR-процессов. Команда экспертов сервиса кадрового документооборота Nopaper общается c HRD и пишет про их опыт автоматизации процессов в компании. В этой статье вместе с MarHR Екатериной Ворониной разберем три вопроса, на которые стоит ответить перед защитой проекта и не услышать «Давайте отложим проект».

Вопрос 1: А оно вам надо? 

Точно ли вы знаете, как автоматизация процесса поможет решить задачи. Или хотите автоматизировать что-то, только потому, что автоматизация — тренд. 

«Когда ко мне приходят с запросом на автоматизацию, половина клиентов не знает, зачем автоматизировать процесс. Нередко есть бюджет и хочется что-то прикольное, современное», — Екатерина Воронина, MarHR.

Чаще всего вариантов ответов на вопрос «зачем автоматизация» три: «это модно», «это нужно» и «это престижно». Разберем на примере: 

Директору по персоналу Марии дали бюджет на развитие отдела. Мария решила автоматизировать процесс найма сотрудников. На вопрос «зачем» она может ответить тремя способами.

1 вариант «Это модно»: автоматизировать процесс, потому что хочется и об этом все говорят. Мария давно хотела автоматизировать подбор, потому что часто слышит, что это делаю другие. И на последней конференции о Chat GPT рассказывали. Ей тоже надо, чтобы не отставать от трендов.

2 вариант «Это нужно»: автоматизировать подбор, потому что поток новых сотрудников увеличился на 10%, а HR-отдел расширять не планируют. Мария посмотрела отчеты, поговорила с сотрудниками и поняла, что специалисты не успевают обновлять вакансии и обрабатывать резюме кандидатов.

3 вариант «Это престижно»: автоматизировать подбор, потому что скоро премия HR-года и Мария хочет выиграть эту премию. Надо подготовить крутой кейс, показать, какой прогрессивный HR-блок в компании. Это и в вакансиях показать можно, и как раз недавно рекрутеры что-то говорили про высокую нагрузку. 

Наиболее верно будет начинать автоматизацию из позиции «надо для бизнеса», когда автоматизация решает конкретную задачу. Например, автоматизировать подбор, чтобы повысить конверсию в интервью, автоматизировать кадровый документооборот, чтобы структурировать и ускорить работу с удаленщиками. 

«Когда автоматизируете процесс, учитывайте аудиторию. Например, если вы нанимаете топ-менеджмент, вряд ли с ним сработает та же схема, что и при найме курьеров», — Екатерина Воронина, MarHR.

Если вы хотите автоматизировать процесс, чтобы получить премию — подумайте, как автоматизация поможет бизнесу. Так, у вас будет мотивация  запустить проект, а руководитель поддержит вас и согласует нововведения. 

Если на вопрос «зачем» — нет ответа, то автоматизация не нужна. Если знаете, зачем вам автоматизация, переходите ко второму вопросу.

Вопрос 2: А все остальное работает? 

Перед тем как идти презентовать директору новый проект и искать сервис, проанализируйте процессы в отделе, которые хотите автоматизировать и связанные с ними. Это поможет: 

1. Выявить «поломки», которые могут помешать достижению цели.

«Я автоматизировала подбор в крупном ритейле, чтобы быстрее закрывать вакансии. Мы сделали страничку с EVP (ценностями компании-работодателя) с которой директору падали отклики на вакансию. Но директору не хватало времени, чтобы посмотреть отклики и они пропадали. Поэтому перед автоматизацией важно расписать процесс, посмотреть, что в нем работает, а что сломано, и провести работу над ошибками», — Екатерина Воронина, MarHR. 

2. Подготовиться к выбору решения и определиться с критериями. Например, если в компании гибкие процессы подписания кадровых документов, вам не подойдет сервис кадрового электронного документооборота, который за любую доработку просит доплату и рассматривает внедрение неделю. 

Рассмотрим, на примере HR-директора Марии этот шаг. 

Мария решила автоматизировать процесс подбора, а именно написание и выкладывание вакансий. Кроме обновленной и красиво написанной вакансии результат зависит от того,  как быстро рекрутер позвонит  кандидату, назначит собеседование. 

В этом процессе Мария нашла «поломку». Ее рекрутер начинает обзванивать кандидатов только в 12 часов. Поговорив с сотрудником, она выяснила: рекрутер начинает работать только после того, как выпьет кофе, а кофейня у работы открывается в 11.30 утра.

Мария заказывает в офис кофемашину и идет защищать проект перед директором компании.

Вопрос 3: а точно ли вам это надо? 

Чтобы ваш проект не закрыли за день до запуска, нужно доказать руководителю его ценность. В этом помогут: 

• Отчеты о работе отдела. Проанализируйте результаты отдела, спрогнозируйте результаты, которые помогут добиться изменений в  процессе.
• Бенчмарки. Посмотрите, как делают компании из такой же сферы и какие у них результаты. 

Если директор все же не хочет ничего менять, проведите A/B тестирование:

«Все в том же ритейле я допустила еще одну ошибку — не доказала ценность проекта СЕО. Руководитель не верил, что бот может быть эффективнее рекрутера. Чтобы доказать обратное, я провела A/B-тестирование: часть заявок обрабатывал бот, вторую — рекрутер. При классическом методе доходимость до интервью была 10-15%, через бота — 30-50%», — Екатерина Воронина, MarHR. 

На этом шаге Мария презентовала проект, рассказала, как повысится эффективность. И после заветных слов «Запускаем», пошла искать сервисы. 

Для автоматизации каких процессов подходит этот алгоритм?

Любых. В HR-процессах чаще всего автоматизируют:

• Задачники и трекеры. Создают единую систему, где руководитель может поставить задачу «проверить», или руководителю другого подразделения, например, дать обратную связь.
• Подбор. Когда компании сильно разрастаются, то автоматизируют рутинные процессы HR.
• Кадровый документооборот. В последнее время стала популярна удаленка. Чтобы быстро нанимать и обмениваться документами, внедряют системы КЭДО. 

Однако, ни одна машина не заменит человека. Никто не будет общаться с роботом и давать ему честную обратную связь. 

«Лучше не автоматизировать полностью все, что касается коммуникации. Человеческие отношения не заменить. Я не рекомендую автоматизировать  менторство и наставничество. Также и весь процесс обучения автоматизировать нельзя — невозможно вставить человеку в голову флешку, чтобы он все запомнил и приобрел навыки. К сожалению, хотя иногда хочется», — Екатерина Воронина, MarHR.

Какой бы процесс вы не решили автоматизировать, не забывайте о вопросе «зачем». И помните, что ответ на него должен решать конкретную задачу бизнеса. Верим, что у вас все получится.

В следующих статьях мы расскажем, как не бросить проект на полпути и когда лучше вырыть для него могилу. А узнать про ошибки Екатерины Ворониной при автоматизации масс-подбора можно уже сейчас в записи доклада.