РБК Компании
Мнение эксперта26 мая 2023

Как понять, что вам нужна автоматизация

3 вопроса, которые помогут согласовать проект с руководителем и не допустить ошибку 50% компаний Как понять, что вам нужна автоматизация
Екатерина Воронина
Екатерина ВоронинаMarHR

Более 11 лет HR BP Преподаватель курса «HRM in digital economy».

Подробнее

Это первая часть серии материалов про автоматизацию HR-процессов. Команда экспертов сервиса кадрового документооборота Nopaper общается c HRD и пишет про их опыт автоматизации процессов в компании. В этой статье вместе с MarHR Екатериной Ворониной разберем три вопроса, на которые стоит ответить перед защитой проекта и не услышать «Давайте отложим проект».

Вопрос 1: А оно вам надо? 

Точно ли вы знаете, как автоматизация процесса поможет решить задачи. Или хотите автоматизировать что-то, только потому, что автоматизация — тренд. 

«Когда ко мне приходят с запросом на автоматизацию, половина клиентов не знает, зачем автоматизировать процесс. Нередко есть бюджет и хочется что-то прикольное, современное», — Екатерина Воронина, MarHR.

Чаще всего вариантов ответов на вопрос «зачем автоматизация» три: «это модно», «это нужно» и «это престижно». Разберем на примере: 

Директору по персоналу Марии дали бюджет на развитие отдела. Мария решила автоматизировать процесс найма сотрудников. На вопрос «зачем» она может ответить тремя способами.

1 вариант «Это модно»: автоматизировать процесс, потому что хочется и об этом все говорят. Мария давно хотела автоматизировать подбор, потому что часто слышит, что это делаю другие. И на последней конференции о Chat GPT рассказывали. Ей тоже надо, чтобы не отставать от трендов.

2 вариант «Это нужно»: автоматизировать подбор, потому что поток новых сотрудников увеличился на 10%, а HR-отдел расширять не планируют. Мария посмотрела отчеты, поговорила с сотрудниками и поняла, что специалисты не успевают обновлять вакансии и обрабатывать резюме кандидатов.

3 вариант «Это престижно»: автоматизировать подбор, потому что скоро премия HR-года и Мария хочет выиграть эту премию. Надо подготовить крутой кейс, показать, какой прогрессивный HR-блок в компании. Это и в вакансиях показать можно, и как раз недавно рекрутеры что-то говорили про высокую нагрузку. 

Наиболее верно будет начинать автоматизацию из позиции «надо для бизнеса», когда автоматизация решает конкретную задачу. Например, автоматизировать подбор, чтобы повысить конверсию в интервью, автоматизировать кадровый документооборот, чтобы структурировать и ускорить работу с удаленщиками. 

«Когда автоматизируете процесс, учитывайте аудиторию. Например, если вы нанимаете топ-менеджмент, вряд ли с ним сработает та же схема, что и при найме курьеров», — Екатерина Воронина, MarHR.

Если вы хотите автоматизировать процесс, чтобы получить премию — подумайте, как автоматизация поможет бизнесу. Так, у вас будет мотивация  запустить проект, а руководитель поддержит вас и согласует нововведения. 

Если на вопрос «зачем» — нет ответа, то автоматизация не нужна. Если знаете, зачем вам автоматизация, переходите ко второму вопросу.

Вопрос 2: А все остальное работает? 

Перед тем как идти презентовать директору новый проект и искать сервис, проанализируйте процессы в отделе, которые хотите автоматизировать и связанные с ними. Это поможет: 

1. Выявить «поломки», которые могут помешать достижению цели.

«Я автоматизировала подбор в крупном ритейле, чтобы быстрее закрывать вакансии. Мы сделали страничку с EVP (ценностями компании-работодателя) с которой директору падали отклики на вакансию. Но директору не хватало времени, чтобы посмотреть отклики и они пропадали. Поэтому перед автоматизацией важно расписать процесс, посмотреть, что в нем работает, а что сломано, и провести работу над ошибками», — Екатерина Воронина, MarHR. 

2. Подготовиться к выбору решения и определиться с критериями. Например, если в компании гибкие процессы подписания кадровых документов, вам не подойдет сервис кадрового электронного документооборота, который за любую доработку просит доплату и рассматривает внедрение неделю. 

Рассмотрим, на примере HR-директора Марии этот шаг. 

Мария решила автоматизировать процесс подбора, а именно написание и выкладывание вакансий. Кроме обновленной и красиво написанной вакансии результат зависит от того,  как быстро рекрутер позвонит  кандидату, назначит собеседование. 

В этом процессе Мария нашла «поломку». Ее рекрутер начинает обзванивать кандидатов только в 12 часов. Поговорив с сотрудником, она выяснила: рекрутер начинает работать только после того, как выпьет кофе, а кофейня у работы открывается в 11.30 утра.

Мария заказывает в офис кофемашину и идет защищать проект перед директором компании.

Вопрос 3: а точно ли вам это надо? 

Чтобы ваш проект не закрыли за день до запуска, нужно доказать руководителю его ценность. В этом помогут: 

  • Отчеты о работе отдела. Проанализируйте результаты отдела, спрогнозируйте результаты, которые помогут добиться изменений в  процессе.
  • Бенчмарки. Посмотрите, как делают компании из такой же сферы и какие у них результаты. 

Если директор все же не хочет ничего менять, проведите A/B тестирование:

«Все в том же ритейле я допустила еще одну ошибку — не доказала ценность проекта СЕО. Руководитель не верил, что бот может быть эффективнее рекрутера. Чтобы доказать обратное, я провела A/B-тестирование: часть заявок обрабатывал бот, вторую — рекрутер. При классическом методе доходимость до интервью была 10-15%, через бота — 30-50%», — Екатерина Воронина, MarHR. 

На этом шаге Мария презентовала проект, рассказала, как повысится эффективность. И после заветных слов «Запускаем», пошла искать сервисы. 

Для автоматизации каких процессов подходит этот алгоритм?

Любых. В HR-процессах чаще всего автоматизируют:

  • Задачники и трекеры. Создают единую систему, где руководитель может поставить задачу «проверить», или руководителю другого подразделения, например, дать обратную связь.
  • Подбор. Когда компании сильно разрастаются, то автоматизируют рутинные процессы HR.
  • Кадровый документооборот. В последнее время стала популярна удаленка. Чтобы быстро нанимать и обмениваться документами, внедряют системы КЭДО. 

Однако, ни одна машина не заменит человека. Никто не будет общаться с роботом и давать ему честную обратную связь. 

«Лучше не автоматизировать полностью все, что касается коммуникации. Человеческие отношения не заменить. Я не рекомендую автоматизировать  менторство и наставничество. Также и весь процесс обучения автоматизировать нельзя — невозможно вставить человеку в голову флешку, чтобы он все запомнил и приобрел навыки. К сожалению, хотя иногда хочется», — Екатерина Воронина, MarHR.

Какой бы процесс вы не решили автоматизировать, не забывайте о вопросе «зачем». И помните, что ответ на него должен решать конкретную задачу бизнеса. Верим, что у вас все получится.

В следующих статьях мы расскажем, как не бросить проект на полпути и когда лучше вырыть для него могилу. А узнать про ошибки Екатерины Ворониной при автоматизации масс-подбора можно уже сейчас в записи доклада.

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации11.07.2012
Уставной капитал10 000,00 ₽
Юридический адрес Г.Москва МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ МОЖАЙСКИЙ РАЙОН Б-Р БОЛЬШОЙ 42 СТРОЕНИЕ 1 ЭТАЖ ЦОКОЛЬНЫЙ, ПОМЕЩ. 136 РМ2,
ОГРН 1126670019189
ИНН / КПП 6670380574 773101001
Среднесписочная численность64 сотрудника