Как повысить точность учета до 100%

К каким негативным последствиям может привести неправильный учет

Точность учета в складской логистике определяет эффективность внутренних операций и финансовую стабильность компании. Некорректные данные о наличии товаров могут привести к негативных последствиям, таким как:

• потери прибыли, недостаток товара из-за несоответствия данных приводят к простоям производства, отказу от заказов клиентов;
• перепроизводство и профицит, избыток товара в виду неправильного понимания остатков может привести к ненужным закупкам, увеличиваются расходы на хранение, возникают риски порчи и истечения сроков годности еще до доставки конечному потребителю;
• претензии и рекламации, отсутствие нужного товара в момент заказа или пост уведомление о том, что не успевают доставить в обозначенный срок, вызывает недовольство клиентов и негативно влияет на репутацию. А конкуренция в этой сфере довольно высокая;
• усложнение планирования и принятия решений, неверная информация о запасах затрудняет прогнозирование спроса, оптимизацию коммерческой деятельности, грамотное распределение имеющихся ресурсов.

В качестве ключевых причин таких следствий можно привести ручной ввод данных, недостаточную квалификацию персонала, устаревшие технологии учета (использование бумажных носителей, отсутствие автоматизации процессов и неэффективное программное обеспечение). Давайте рассмотрим их детальнее.

1. Человеческий фактор, это всегда масса проблем для любой компании в виду его влияния на операционную деятельность, например, на этапе «прием»:

• неправильный подсчет количества товара и несоответствие сопроводительным документам (накладным, счетам-фактурам);
• неправильное определение товаров по характеристикам (размер, цвет, артикул и т.д.).

На этапе «отгрузка»:

• неправильный отбор товара (вместо нужного артикула отгружается другой);
• неправильный подсчет количества при отгрузке, как итог возникают некомплекты, пересорты и возвраты;
• неправильное оформление отгрузочных документов, несоответствие фактической отгрузки документам;

На этапе «перемещение по складу»:

• неправильная фиксация перемещений товаров между зонами хранения, игнорирование принципов FIFO и как итог просроченности по срокам годности;
• неправильная выкладка товара на стеллажи, высокие риски порчи или повреждений;
• неаккуратное оформление документов на внутренние перемещения грузов, потери;
• недостаточная квалификация персонала в части знания ассортимента, процедур приемки, хранения и отгрузки;
• невнимательность и халатность сотрудников, усталость и низкая мотивация;
• неоптимальная загрузка или недостаток персонала, как итог переработки, приводящие к усталости и снижению внимательности, несоответствие требованиям по охране труда (шум, холод, жара);

На этапе «инвентаризации»:

• неправильный подсчет и учет товаров;
• неправильное внесение данных в инвентаризационные ведомости;
• недостаточная подготовка к инвентаризации;
• недостоверные данные по фактическому наличию товара на складе, кражи и хищения во время проверок.

2. Организационный фактор, который касается внутреннего управления, когда на складе не установлены методы планирования, ведения деятельности и контроля. Иначе говоря, царит так называемый «хаос».

Неэффективные складские процессы:

• сложные и запутанные процедуры приемки, хранения, отгрузки и инвентаризации товаров;
• отсутствие четких инструкций и стандартов работы для работников склада;
• неоптимальное расположение товаров, отсутствие адресного хранения;
• неконтролируемое передвижение грузов.

Недостаточная организация хранения:

• неправильное зонирование и планирование складского пространства, использование доступных площадей на минимальную загрузку;
• несоответствие условий хранения товаров требованиям (температура, влажность, освещение);
• отсутствие маркировки или нечеткая идентификация, в том числе по партийности;
• неудобное расположение ячеек, полок и стеллажей, большие или узкие проходы, которые затрудняют перемещение персонала и погрузочно-разгрузочной техники;
• отсутствие или неэффективное использование программного обеспечения;
• недостаточная автоматизация, особенно если площади склада составляют более 200 м.кв., а количество SKU в ассортименте более 300 ед.;
• отсутствие WMS или ее некорректная настройка, несоответствие текущей функциональности потребностям склада;
• отсутствие регулярных инвентаризаций или их недостаточное количество за календарный год, отсутствие прозрачной системы сверки данных складского учета с фактическим наличием товаров;
• отсутствие или неэффективный контроль за работой персонала, системы KPI и КТУ; 
• отсутствие отчетности по остаткам и движению товара, регулярных аудитов складских операций;
• отсутствие системы стандартизации, использование устаревших форм документов и обработка данных только вручную.

3. Технический фактор, на складе должна быть внедрена система технического обслуживания и ремонта оборудования, иначе возможны следствия, которые будут оказывать влияние на эффективность работы склада:

• неисправность (весов, сканеров штрих-кодов, терминалов сбора данных, принтеров этикеток, погрузчиков и другого складского оборудования);
• недостаточное техническое обслуживание в отношении калибровки и ремонта, отсутствие соответствующих регламентов и выстроенной системы контроля;
• несоответствие используемого оборудования поступающим на склад грузам.

4. IT фактор, если склад использует программное обеспечение, важно уделять ему достаточно внимания в отношении оценки функциональности, контроля и своевременности обновлений, чтобы не допускать следующие негативные следствия:

• сбои в работе WMS, ERP, CRM, TMS и т.п. в виду отсутствия систематических обновлений;
• ошибки в передаче данных между WMS и 1С, другими интегрированными системами учета;
• недостаточный контроль доступа, как следствие утечки, кражи, порча товара и недостачи.

5. Внешний фактор, помимо внутренних факторов существуют и внешние, которые необходимо анализировать, например, посредством SWOT анализа:

• сбои в поставках в виду задержки автотранспорта по причине экономических или политических факторов, санкций на определенные товары и т.п.;
• изменения в законодательстве конкретной отрасли к идентификации и прослеживаемости (медицина и фармацевтика, пищевые продукты, ветеринария, опасные химические вещества);
• форс-мажорные обстоятельства, такие как пожары, пандемии, наводнения и другие стихийные бедствия.

Как WMS повышает точность учета до 100%

Для устранения неточностей в учете необходим комплексный подход, включающий анализ корневых причин, разработку и внедрение корректирующих мер, регулярный мониторинг и контроль. Внедрение WMS позволяет автоматизировать эти процессы от приемки до отгрузки. Благодаря системе влияние человеческого фактора минимизируется и во многих случаях сводится к «0». Использование штрих-кодов и сканеров для идентификации товаров ускоряет процесс учета и повышает его точность, проведение периодических инвентаризаций позволяет выявлять расхождения между фактическим и учетным количеством товара. Использование радиочастотных меток RFID дает возможность идентифицировать товары с высокой точностью, применение беспилотной техники, которая интегрируется с системой для перемещения грузов, оптимизирует логистические процессы и повышает эффективность учета. Достижение 100% точности учета на складе это вполне достижимая цель, давайте рассмотрим за счет чего это можно сделать при помощи  с WMS:

1. Технологические решения. Необходимо подобрать систему, соответствующую масштабу и специфике склада, сейчас на рынке существуют облачные решения, которые более доступны по стоимости и легко масштабируются. Программное обеспечение автоматизирует многие рутинные операции, такие как «прием», «размещение», «отбор» и «инвентаризация», «отгрузка», сводит к минимуму ошибки персонала за счет автоматизации документооборота. Важно не просто установить WMS, но и обеспечить непрерывное обучение со сканерами, терминалами сбора данных, мобильными принтерами и другими технологиями, проводить регулярные тренинги по требованиям к маркировке и вовлекать персонал во внутренние стандарты и регламенты работы. Можно и нужно применять инструменты бережливого производства, такие как 5С, SMED (наладка оборудования). Также важно продумать и внедрить систему мотивации, стимулировать работников к достижению высоких результатов, например, «0 ошибок в учете», «0 ошибок в сборке». Система легко интегрируется с 1С и ERP, появляется возможность обмена данных без дублирования, генерация любых отчетов на основе аналитики и мониторинга данных доступна в любое время.

2. Регулярные проверки. Для любого склада внутренний аудит на систематической основе является эффективным инструментом, потому что позволяет упорядочить все данные, проводить анализ ошибок, вести реестры критических несоответствий, формировать отчеты по статистике разрабатывать мероприятия для непрерывных улучшений. WMS позволяет отслеживать KPI и поддерживать точность учета, собирать важные аналитические данные, которые помогают рассчитывать «процент несовпадений между фактическим количеством и данными системы», «время обработки заказа», «стоимость складских операций», вести градацию несоответствий по категориям (недостачи, излишки, неправильная отгрузка и т.д.).

3. Стандартизация. Warehouse Management System стандартизует ключевые операции, эффективно распределяет задачи и контролирует их выполнение, например:

• стандартизация этапа «прием», WMS внедряет четкую структуру для приемки товаров, минимизируя риски возникновения ошибок и повышая скорость обработки. Ключевые аспекты стандартизации включают ожидание и планирование, система прогнозирует ожидаемые поставки на основе исторических данных о заказах. Это позволяет складу подготовиться к приемке, выделив необходимые ресурсы (персонал, оборудование) и места для хранения. При поступлении грузов программное обеспечение идентифицирует их при помощи штрих-кодов или RFID-меток, сравнивает полученные товары с данными заказа, проверяя количество и качество единиц, регистрирует в базе данных, присваивая уникальные номера хранения. Это достигается за счет автоматизации задач для персонала и незамедлительной фиксации несоответствий (например, расхождений в сопроводительной документации или неверного распределения в ячейку). В случае обнаружения ошибки система заблокирует возможность дальнейших действий.
• стандартизация этапа «отгрузка», WMS получает информацию о заказах из системы управления продажами или других источников, анализирует данные и оптимизирует маршруты сбора, формирует списки отгрузки для работников, планирует оптимальные маршруты. Также система  определяет требования к упаковке в зависимости от типа товара и назначения доставки, генерирует этикетки, регистрирует отправку и формирует транспортные документы (накладные, счета-фактуры), отслеживает статус доставки в режиме реального времени. Это достигается за счет точного учета позиций всех номенклатур, даже если они содержат большое количество комплектующих, и контроля за всеми операциями персонала.

В заключении отмечу, что автоматизированная система управления складом является незаменимым инструментом для обеспечения точности учета. Она обеспечивает прозрачность, эффективность и контроль на всех этапах работы склада. Благодаря WMS собственники бизнеса могут значительно снизить потери и издержки, повысить скорость и точность приемки, обработки заказов и доставки. В современных реалиях это является ключевым фактором для поддержания высокого уровня конкурентоспособности компании.